分库房模式在医院高值耗材管理中的应用

李凡

华中科技大学同济医学院附属同济医院 （湖北武汉 430000）

高值耗材为可单独收费的植入、介入类耗材，如人工晶体、吻合器、止血材料、冠脉支架等。高值耗材是医院的重要医疗资源，其价值高、用量大、风险高、管理要求严格且品类繁多、型号复杂，在疾病治疗过程中发挥着重要作用。随着医疗技术水平的不断提高，高值耗材的应用范围越来越广泛，品种、品牌、型号和使用量均日趋增加，国家对高值耗材的管理要求也逐步提高。传统的耗材管理方法中，高值耗材与其他耗材均归属总库房统一管理。为严格规范高值耗材的管理，我院于2010年采用分库房模式管理高值耗材，历经手工管理、Excel 管理和高值耗材管理程序管理最终确定了科室二级库管理模式。本文总结了我院分库房高值耗材管理模式的发展历程，并分析其发展思路及应用成果。

1 发展历程

1.1 手工管理阶段

自2010年，分库房入驻手术室，由器材科人员帮助手术室管理高值耗材和跟台耗材（需要耗材供应商跟台并指导使用的耗材）的预入库，并于术后根据记录记账科室、供应商名称、患者姓名、耗材明细、耗材合格证、主刀医师且记账护士签字的“产品登记表”在医院内网“物资管理程序”办理直接入出库。此阶段，高值耗材采用手术室订货，分库房采购并直收的方式进行管理。

1.2 Excel 管理模式

为了保障耗材供应，分库房于2011年研发了Excel 版的具有记录耗材进销存和生成入出库、退库、退货单据并能计算库存量功能的Excel 工作簿，实现了耗材信息化管理的起步，将纸质化单据转化为信息化数据，并能通过库存和安全库存来生成订货计划。

1.3 高值耗材管理程序

2012年，我院新外科大楼开业。分库房在新外科大楼新增办公地点，并联合程序工程师完成第1版“高值耗材管理程序”的设计。这套程序是分库房专门针对手术室发货而制作的高值耗材管理程序，其功能上包括分库房的入库、出库、退库、退货并生成单据，可根据选定时间记录扎账，查询出入库流水，查询库存量和计算近3个月、近1个月、近1周的耗材出库频率。该程序进一步实现了耗材的信息化管理，详细记录了耗材进销存的型号、批号、失效期、注册证号、生产供应商等关键溯源信息，并能生成订货计划的基础数据。

2014年3月7日发布的《医疗器械监督管理条例》（国务院令第650号）[1]要求：医疗器械经营企业、使用单位购进医疗器械，应当查验供货者的资质和医疗器械的合格证明文件，建立进货查验记录制度；从事第二、三类医疗器械批发业务以及第三类医疗器械零售业务的经营企业，还应当建立销售记录制度。

我院分库房针对原本只有产品登记表记录的跟台耗材建立了“术中耗材管理程序”。该程序可按供货公司名称分发供应商端程序，使供应商可以制作供验货时使用的“预出库单”和“使用确认单”。耗材验货后，库房工作人员扫描供应商制作的“预出库单”，将验货耗材录入程序，扫描“使用确认单”将耗材使用信息录入程序，并根据时间段对使用确认的产品通过使用科室、供应商名称和产品进行汇总和结账。此时分库房初步完成了跟台耗材的信息化记录。

1.4 高值耗材管理程序的优化

2017年，医院为深入执行耗材管理要求，将院内所有第二、三类耗材都按照《医疗器械监督管理条例》的要求执行管理，原本归属总库房的部分耗材也被纳入管理范围，同时提出耗材供应商禁止与临床科室直接接触，所以部分科室提议将其科室使用的高值耗材交由分库房管理，与分库房发往手术室的高值耗材采取相同的管理方式。

第1版“高值耗材管理程序”是针对手术室单个科室的发货流程，不能满足涉及多个科室的业务，因此，我们对该程序进行了优化、更新，新增可以处理多个科室业务的功能，其他功能大致不变。随着心血管内科、心脏大血管外科、泌尿外科、神经外科等科室陆续将其高值耗材业务转交到分库房，分库房开始明确将各科室使用的高值耗材均纳入其管理范围。

2 科室二级库管理模式

2019年5月，我院以主院区心内科为试点，开始试行科室二级库管理模式，经过2个月试验稳定后，2019年7月开始逐步在全院采用科室二级库模式管理高值耗材，并于2019年12月完成所有系统的上线。

2.1 科室二级库管理系统

2.1.1 系统结构

科室二级库管理系统是器材科联合临床科室研发的一套从申领、采购到临床使用的高值耗材全生命周期管理和全流程可追溯的耗材管理系统[2]。科室二级库管理系统分院外端和院内端。院外端包括供应商端和医院端：供应商端负责接收院内端发出的采购信息，供应商根据采购信息备货并在供应商端填写耗材的批次、生产和失效日期、扫描编码后保存生成验货信息并打印送货单及一物一码标签（即QR 码，记录单个耗材的详细信息，并被粘贴在对应耗材上）；医院端负责在库房人员验收后，扫描送货单二维码进行入库。院内端包括记录库房耗材进销存、生成采购订单、查询出入库记录、科室二级库验收和计费退费、查询计退费和订货功能。

2.1.2 备货流程

科室二级库管理模式下的备货流程包括手术室备货流程和其他科室备货流程。（1）手术室备货流程：分库房提前向供应商采购耗材，耗材储存于库房，待手术室申领高值耗材时，库房直接从库存中取出申领耗材发往手术室，见图1。（2）其他科室备货流程：其他科室的申领订单由库房转发给供应商，供应商根据订单配货并打印送货单，库房负责验收并将耗材和送货单一并交相应科室验收，科室的高值耗材是无需分库房订货和备货的，见图2。

图1 手术室备货流程

图2 其他科室备货流程

2.1.3 跟台流程

跟台耗材的供应商先将所有可以用到的耗材制作跟台耗材预入库单送至分库房验货，分库房验货后扫描供应商制作的跟台耗材预入库单生成预入库库存，该耗材验货后由供应商保存。医师生成带有手术耗材品牌的手术安排订单，由分库房转发订单给供应商，供应商通过手术类型判断需要使用且已经办理预入库的耗材，制作跟台耗材清单，需要消毒的耗材先交到消毒供应中心清点并消毒后带入手术室，无需消毒的耗材直接带入手术室，手术室内医师清点耗材后进行手术，手术完成后由医师、护士共同清点耗材，并在科室二级库跟台流程程序中扫描耗材包装条形码进行记录，术后医师回科室再次确认术中使用耗材无误后，科室记账护士点击“确认”计费，同时扣除相应耗材的科室成本。

2.2 科室二级库管理的意义

科室二级库的建立，从多方面规范和优化了院内的耗材管理。将高值耗材从耗材总体中剥离出来，针对性地对其进行严格管理；精细管理高值耗材可以有效防止耗材溢亏库，并对省市医保部门核查耗材使用报销情况提供了准确、真实的数据；在确保全流程监管的前提下，尽量减少临床人员的工作负担，从而实现采购、入库验收、出库、使用、收费、结账等全程信息化管理[3]。

2.2.1 提升了入、出库效率

耗材QR 码的管理方式需要库房在耗材入库时核对清楚产品信息。在手机端或电脑端扫码入库时，系统会通过QR 码关联产品的批号、失效日期等信息，提升了入库效率；出库时仅需扫描QR 码就可以使发出耗材与实际产品批号、失效日期实物与记录信息一致，减少了此前出库时核对产品信息和系统信息的工作量，提升了出库效率。

2.2.2 科室与库房的耗材信息互通

扫描QR 码出库的方式避免了出库记录数量大于实物数量的情况。在库房出库漏扫码时，未扫码出库的产品无法进入科室库存，此后在库房、科室盘点，或手术使用后科室扫码计费时都能够通过QR 码查出未出库产品，降低了出错率。

QR 码使院内耗材从验收入库到发往科室、科室间调库、计费、退费、退库退货的全生命周期可追溯。供应商送货单、科室二次验收、QR 码扫码出退库记账的方式也极大地降低了出错率和工作难度。库房与科室二级库信息联动，科室计费的同时，扣除科室相应耗材的成本，从根本上解决了溢亏库和以前由于耗材价格变动、库房结算较科室计费晚导致的溢亏库和医保核算不一致的问题。科室二级库的建立使临床科室有了可视的耗材失效期提示，可以有效监控耗材有效期。

2.2.3 采购方面

科室二级库管理模式以临床科室的消耗需求为导向，由科室发起网上请购，推送至分库房进行采购。高值耗材通过备货方式预存手术室二级库，按患者需求，记账消耗，根据二级库安全库存自动生成新一轮备货需求，循环补足基数库存，解决了科室物资以领代销的不精确管理弊端[4]，降低了科室二级库的进货难度和进货频率，并能有效降低库存积压。

3 小结

我院分库房耗材管理发展主要围绕信息化建设进行，从管理手段、管理职责、管理质量方面进行改进，先后经历了手工管理、Excel 管理、高值耗材管理及其优化，最后是科室二级库管理，并逐步将管理的耗材范围从手术室领用的部分耗材和部分科室使用的跟台耗材明确为科室二级库的可以独立收费的植入、介入类耗材，明确了分库房管理的内容包括验收入库、采购手术室备货耗材、转发其他科室的备货订单、处理手术室申领耗材的发货和退库、上报各科室反应的不良事件等，实现了医嘱与耗材消耗一对一联系及信息系统之间的信息共享，提高了系统应用的整体功效及数据共享程度和数据的准确性、及时性[5]，提供了简单准确的入、出库方式和便捷的采购计划参考，以及可视的失效期预警。