办公室档案管理工作规范化的反思探索

吉布几几

摘要：我国的发展已经进入到了新时代，不管是经济的发展、还是科技的进步都已经达到了更高的层次。现代科学技术在各个行业和各个领域中的应用已经非常普遍了，在事业单位办公室的档案管理工作中应用现代信息技术，不仅能够让档案管理工作更加规范化、合理化，还能够让档案的保密性更强。本文针对办公室档案管理工作规范化进行了积极的反思和探索，以供参考。

关键词：办公室;档案管理;工作规范化

办公室档案管理工作是事业单位中非常重要的工作内容之一，办公室档案涉及到事业单位中各种重要的资料信息，所以在进行管理时，一定要注重其规范性和保密性。每个事业单位内部都会设有专门的办公室档案管理室，并且聘用了专业技术能力比较强的档案管理人员进行档案管理工作。但是在当前的事业单位中，办公室的档案管理工作做得并不到位，还存在着一些其他问题，尤其是档案管理工作的规范化问题比较严重，这就需要对其进行及时的反思，并积极的探索，使得办公室档案管理工作能够做到更好。

一、建立健全档案管理制度

如果要让办公室档案管理工作更加规范化，那么就需要建立健全相关的档案管理制度，使得办公室档案管理人员能够有具体的管理依据进行规范化的办公室档案管理工作[1]。在事业单位的日常工作中，每个部门中都有着繁多的工作职责和工作内容，涉及到的工作人员非常多，工作面比较广泛，使得事业单位中的办公室档案管理工作不仅任务量大，而且种类众多，比如说文书档案、财务档案、人事档案、科研档案、设备档案等等，这些档案在进行管理时都需要分开管理和保存，如果没有相关的档案管理制度作为依据，那么档案管理人员对于一些档案的分类就会不明确，使得在进行档案管理时就会遇到一些麻烦，为了将档案进行合理的分类，就需要档案管理员进行重新查找归类，不仅会耽误时间，还会让档案管理工作效率降低，使得档案管理工作积累的越来越多，这样就更容易使档案管理人员出错，为了更快更有效的完成工作任务，档案管理人员在工作中就可能出现不规范的管理行为，极大的影响了档案管理工作的质量和效率[2]。因此，事业单位一定要建立健全办公室档案管理制度，使得档案管理工作更加规范化。

二、提高办公室档案管理工作的信息化程度

在当前的办公室档案管理工作中，使用现代化信息技术能够让档案管理工作进展的更加顺利，也能更有效的提高档案管理的保密性，使得办公室档案管理水平和质量都有显著的提高。提高办公室档案管理工作的信息化程度，主要是利用现代化信息技术中文字图像的存储录入功能进行文书整理或者是档案管理，使得办公室档案管理工作更具有规范性。目前，办公室档案管理工作中所应用的现代化信息技术有二维码技术，利用这项技术不仅能够让办公室档案管理工作实现档案数字化和规范化，而且存储的信息量比传统的更大，成本也相对较低，最重要的就是操作简单，打破了传统办公室档案管理工作中字符数的限制，用二维码的方式将相关的目录和摘要信息都及时的记录，使得办公室档案管理工作高质高效，受到众多办公室档案管理工作者的青睐。二维码在日常生活中并不少见，所以在办公室档案管理工作中应用这项技术也是很正常的事情，办公室档案管理人员可以利用二维码的扫描功能，使用手机或者档案管理专用的扫描仪器就能够快速、精准的将档案所在位置读出来，这样就能及时、高效的查阅档案资料，而且采用二维码技术对于实体办公室档案的长期保存功能的进步也有着积极的意义。因此，使用二维码技术既能够实现办公室档案管理的数字化和信息化，又能够让档案管理水平得到有效的提高，使得办公室档案管理工作更加符合规范化标准，并且效果更加理想[3]。

三、提高档案管理工作人员的专业素养

档案管理人员的专业素养对于办公室档案规范化管理的影响非常大，只有档案管理人员的专业管理水平提高了，才能够保证档案管理工作效率的提高，而且更加符合规范化标准。事业单位中，为了有效的提高办公室档案管理工作效率和规范化程度，在聘用办公室档案管理工作人员时，需要经过层层严密的考核。首先是笔试考核，了解参考人员对于办公室档案管理的认识以及基础的档案管理理论知识的掌握程度;其次是面试考核，对参考人员的办公室档案管理的理论知识和综合实践能力进行考核;如果笔试和面试都成功的话，还要在应聘人员上岗前进行岗前培训，在培训中进行档案管理规范化考核，全部都通过之后才能参与到档案管理工作中。还要对现有的档案管理工作人员进行专业的档案管理培训，并且在培训过程中会定期或者不定期的进行办公室档案管理考核，只有考核成绩达到符合档案管理规范化标准的人员才能够进行档案管理工作，对于考核不合格的档案管理人员，需要重新在进行培训考核，直到达到考核标准为止。这样的培训考核能够有效的提高办公室档案管理工作人员的专业管理能力和专业素养，从而在实际的办公室档案管理工作中能够更加高效。

四、结束语

综上所述，在信息时代的发展中，事业单位内部需要科学合理的应用现代化信息技术将办公室档案管理工作做到位，使得良好的办公室档案管理能够为事业单位的长远发展带来积极的促进作用。因此，在办公室档案管理工作中，首先就要以完善的档案管理制度作为依据，提高档案管理的规范性和保密性以及信息化程度;档案管理人员专业素养的提升也是非常重要的，因此，可以通过选拔培训，使得办公室档案管理人员的综合素养能够不断的提高，从而在实际的办公室档案管理工作中能够实现规范化和高效化。

参考文献

[1]刘金龙. 机关档案管理工作的问题反思与优化之道分析[J]. 兰台内外， 2019， 246（9）：14-15.

[2]丛涛滋. 新形勢下档案管理工作规范化探究[J]. 办公室业务， 2019， No.328（23）：94-95.

[3]蒙天池. 办公室档案管理工作规范化思考[J]. 办公室业务， 2020， （8）：117+143.

[4]李淑春. 提高办公室档案管理工作效率实践探索[J]. 中国科技投资， 2019， （6）：117-117.