纸质档案数字化前的工作

随着社会信息化程度的深入，特别是机关办公自动化的普及，档案的生成方式发生了很大变化，文件的起草、签发、催办、归档等过程都已纳入了计算机管理，各种文字、表格、图片、影像等都能以数字化的形式存在。因此也可以利用计算机对档案信息进行收集、筛选和不同层次的加工，这就使档案信息呈现数字化趋势，直至供人们利用。[1]

一、概念和意义

纸质档案数字化是指采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工，使其转化为存储在光盘等载体上的数字图像，并按照纸质档案的内在联系，建立起目录数据与数字图像相关联的处理过程。[2]

纸质档案数字化的目的是更好地保护档案原件，提高档案服务效率。与传统的档案服务模式相比，检索、利用、保护原件方面，数字化档案都有着得天独厚的优势。[2]

二、档案数字化过程中存在的问题

我国档案数字化起始于1996年4月。电子文件研究项目被国家档案局列入科技计划。数字化建设在国家档案局的高度重视下步入了快速通道。同时在发展中出现了两大误区，一是只注重数字化硬件、软件系统的建设，忽视对数字内容的积累，忽视传统载体档案的数字化，以至于在先进的系统中缺少内容。二是过度追求“内容为王”，不对档案进行鉴定区分、整理与修复，只是简单将大量档案进行扫描，造成“垃圾信息”现象严重，使数字化成果不好用。因此，档案数字化前的处理工作是数字化工作中必不可少的重要环节，是档案数字化内容建设的基础，决定了数字化工作的效用和成败。[3]

三、做好档案数字化前的处理工作，保障纸质档案数字化的质量

全面数字化，并不是毫无选择地将档案材料全部数字化。

应前先做好档案出库前的准备工作，需将档案从原存放处迁移到数字化加工场所，档案保管机构与数字化加工的承担者需要办理档案交接手续。对需要进行数字化加工的档案的数量、质量双方进行确认，逐一清点档案，实时登记，签订相应的交接单，办理交接手续。[2]其次，按照档案信息化建设的要求，对档案信息普遍、全面地进行一次鉴定和加工整理。

（一）基础鉴定[3]

包括鉴定保管期限、鉴定库存档案的目录与内容的一致性、鉴定扫描与不扫描的档案内容。数字化档案的本质作用是解决信息共享，而不是取代档案的凭证作用。因而应努力避免数字化信息冗余。纸质档案中事实上存在大量重复性信息，造成不必要的数据冗余，降低了档案信息的存储和检索效率。因此，有必要按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件分开。[3]对确定数字化的档案进行逐卷、逐页的检查，结合相关标准检查原始档案组卷方式方法的合理性;卷內目录与卷内文件内容对应关系的正确性和完整性;卷内文件题名的准确性和已经建立的机读目录的一致性等。[3]

（二）案卷整编及梳理[3]

工作要点是：规范案卷的相关信息，编制卷内原有的目录。

（1）案卷中的重份文件应取出，并重新编目;

（2）标注领导审批的文件。对于领导批示和审改内容，在备考表中加以说明需要扫描的定稿文件名称。

（3）结合国家标准文件整理理顺卷内文件排列顺序。

（4）对案卷页码的检查。

（5）重新编制卷内文件目录。

（6）对完全不能体现案卷内容的案卷题名应重新拟制，以档案内容为依据进行统一规范处理。

（7）档案编目信息的完善工作。档案数字化前的处理工作中，难点问题是完善编目工作，此项工作也是档案数字化前处理工作中案卷整编的核心。其工作水平直接决定了档案数据库的数据质量和后期档案利用工作的查准率与查全率。编目工作的一般方法应按国家相关技术标准和业务规范执行。“组合条目”编制是将一组内容密切相关的文件组合成一件文件，构成组合条目的文件组应当是在同一个案卷中，内容密切相并被排列在一起的文件。无题名或题名不确切的文件，必须根据文件内容，在数字化加工前重新拟写出确切反映文件内容的题名。否则将给检索和管理造成困难。[2]

（三）技术修复[3]

（1）修复部分被频繁利用导致档案卷面及纸张出现破损的卷（页）面，对部分档案进行裱糊或托裱处理，对档案进行一次集中梳理;

（2）档案卷面整理不达标

修复在原始归档时因标准的不完善和档案管理人员因业务不熟练或对档案的管理不够重视等因素导致的不达标卷面;

（3）对纸张需要进行统一规范化处理。会有不符合档案装订幅面的纸张进行了夹页存放的情况。

（4）原始档案存档装订时不够规范，部分档案数字化前需要进行装订边的裱糊处理。最好使用原有的空白页，也需考虑原始装订孔的补全和对损坏文字的补救问题。

遵循实事求是的原则，在充分尊重和利用单位档案管理员劳动成果的基础上达到档案整理、档案著录、档案数字化等标准和规范的要求。[3]

（四）对密级文件进行标注[2]

档案安全，始终是档案工作的生命线和底线，是档案部门的基本任务和第一要务，在数字化工作一开始就应当强调 重视档案实体安全与档案数字化信息的安全。为落实这一要务，应做到：数字化之前对档案全宗进行摸底，抽出涉密档案单独处理;对涉密档案填写《档案文件密级登记表》，对该份档案的全宗号、案卷号、文件标题等详细内容进行登记，需经相关部门组织鉴定后再决定是否进行数字化。

（五）对数字化的档案进行清点登记[2]

在上述的基础上，清点进行数字化的纸质档案的卷（件）数，核对档号。

（六）对待数字化的档案进行审批

在对待数字化的档案进行清点登记的基础上制订纸质档案数字化方案，签订《纸质档案数字化审批书》。

档案数字化工作的过程是一项严密、细致、规范性很强的工作。需要对工作人员做好数字化前期的学习培训，加强保密教育，提高责任意识。数字化后，档案全部管理活动都必须借助于电子计算机系统才能实现，需要建立完善档案信息资源管理标准体系。同时，档案管理的主体也将由纸质档案逐渐迁移至电子档案。电子档案会产生大量的数据。对这些数据进行有效的管理利用将成为档案研究的方向。

参考文献

[1]梦菊明 以公众利用服务为中心的我国公务档案工作改革 2014：129 源自：新形势下档案工作转型发展研究 上海市第七届“3+1”档案论坛论文集

[2]国家档案局组织编写  纸质档案数字化的流程与方法  2018：S.1;S.3;S.4;S.5;第二章S.33-35。

[3]庞海清、马振犊：档案数字化前处理工作概论，中国文史出版社，2018年3月版，绪论，S：5;第一章第11页;第一章第12页;第一章S：13-15

作者简介：刘萍（1968-12-13）女，汉，籍贯：河北省束鹿县，当前职务：人力资源部副主管，当前职称：助理馆员，学历：硕士研究生，研究方向：语言学与职业教育学。