基于MECE的干部人事档案工作流程分析

2021-10-12天津市和平区教育综合服务中心胡雅静

办公室业务 2021年17期

文/天津市和平区教育综合服务中心胡雅静

一、干部人事档案工作理论概述

干部人事档案是教育培养、选任、管理监督干部和评比人才的重要基础，是维护干部人才合法权益的重要依据，是社会信用系统的重要组成部分，是党的重要执政资源，属于党和国家所有。

《干部人事档案工作条例》就干部人事工作机构职责范围做了明确划分，主要有：负责干部人事档案的制作、接收、保管、转递、材料的收集、鉴别、整理等日常管理工作；负责干部人事档案的查借阅、信息研究等利用工作，组织干部人事档案的审查工作；协助相关部门开展涉及档案的违纪违法调查工作；督查和指导下级单位档案工作；其他工作。

二、MECE分析法

MECE分析法是指使用结构化思考方式，将一个复杂问题分解成几个相互连接且条理清晰的简单问题从而得以解决的方法，相互独立、完全穷尽是其基本准则。“相互独立”指的是某一问题划分到相同维度上是可以清楚地区分并且不会重复的；“完全穷尽”是指详尽且全面。

MECE分析法可以帮助我们从一个复杂的问题中迅速掌握问题的核心，有效解决难懂的问题。本文通过运用MECE结构化思维，结合使用“两步走”（确认问题、寻找切入）的办法，将干部人事档案工作各个流程加以细分，从而实现无遗漏的流程分析。

三、干部人事档案工作流程分析

（一）确认问题。传统的干部人事档案工作主要包括整建制档案接收，档案日常管理，档案利用（查借阅、转递），档案审核等工作。随着干部人事档案数字化的逐步完成，传统干部人事档案工作流程已然无法完全适用于信息时代干部人事档案工作。笔者通过使用MECE分析法找寻到适宜切入点，在此基础上设计新的工作流程，为今后干部人事档案工作奠定基础。

（二）寻找切入。图1为依托MECE分析法“相互独立、完全穷尽”的基本准则所得出的分解图。目前干部人事档案按照人员属性划分可分为在职档案、退休档案、死亡档案。传统的干部人事档案工作流程主要是依据纸质档案辅以在职、退休、死亡属性进行设计，然而随着电子档案的建立，目前工作流程已经无法覆盖所有工作内容；此外，在实际工作中发现，由于档案管理往往滞后于人事变动，在库档案中不定时存在暂存档案，如辞职待转出档案等。因此无论是按照传统工作流程划分还是单纯地按照人员属性划分，均不符合“完全穷尽”原则。

图1 干部人事档案对象组成分解图

按照档案载体类型（纸质档案、数字档案）划分，则可以实现无遗漏、无重复，即“完全穷尽”。但是如果在此基础上辅以人员状态反而导致了重复，因此本文在使用MECE分析法时把切入点选为纸质档案与数字档案。

（三）流程设计。笔者根据基于MECE分析法“相互独立、完全穷尽”的基本准则得出的切入点（纸质档案、数字档案），绘制得到干部人事档案工作流程设计图（图2）。在干部人事档案实际工作中，安全管理与数据统计贯穿整个工作流程。数字档案对比纸质档案增加了数据存储环节，对于安全管理的要求也更为严格。

图2 干部人事档案工作流程设计图

1.纸质档案工作流程。纸质档案工作流程涉及建立（收集、鉴别、整理）、利用和审核（查阅、转递）各个环节。档案机构在整建制档案接收时，要严格判断是否按照归档范围进行整理（分类、排序和编号），做好目录和内容的核对工作。检查重要材料是否完整，如政审（入党、入伍、考录相关）材料、学历学位比对材料、干部人事档案专项审核表等。档案机构工作人员要对归档材料认真甄别，符合存入人事档案条件的材料允予接收，不符合的材料退回。与此同时，需鉴别材料的合规性，按照档案材料归档要求，检查材料的签字、盖章、时间、照片等信息是否完善合规。

在纸质档案利用和审核阶段，各地人事档案集中管理部门关于档案查阅都制定了比较完善的业务工作流程。查阅人须党员，需有两人一同查阅；严格遵守保密制度，不得泄露或擅自公开档案内容；履行管档单位查借阅手续，不得擅自涂改、标记、增加、替换、撤出、损坏档案材料；禁止私自复制或拍摄档案内容。如需复印档案材料，需提前沟通，表明用途并报相关人员审批；通过邮件预约方式可以有效实现档案的有序查阅，各单位提前在网上提交查档需求，干部人事档案机构工作人员按提交需求的先后顺序安排各单位查阅档案，及时回复邮件，从而提高服务效率，节约服务成本。确因工作需要进行借阅的，在经上级审批的同时，尽量在整理即时材料后借出。保证借出和归还时档案目录和内容的一致性。需要注意的是，档案转递时需要用干部人事档案专用袋进行封存，粘贴硫酸纸，并在粘贴缝隙处加盖人事档案专用章。关于干部“三龄两历一身份”的审核一直是人事档案审核工作的重点内容，审核要贯穿干部提拔及晋级、干部招录、干部交流全过程，保证内容的真实。

2.数字档案工作流程。数字档案工作流程涉及制作、存储、利用和审核各个环节。数字档案制作流程主要包括人员建库、目录建库、档案扫描、图像处理、数据验收。要严格按照《干部人事档案数字化技术规范》进行制作，各个工序随时监控，牢牢把好“质量关”，保障图像处理过程原有档案信息的完整性以及原始图像和高清图像的一致性。数字档案的维护工作也是今后工作的重中之重，主要涉及新进人员档案以及整卷数字化后新形成的零散材料，要及时进行数字化扫描和数据更新，保证数据的完整。

数字档案存储主要涉及数据交换、数据备份、介质巡检。存储介质主要有磁存储介质和光存储介质，采用多副本存储方式，实行异地备份。需按照国家相关标准保存介质并定期对存储介质进行巡检，以防数据丢失。

数字档案的利用方式主要是查阅，需有针对性地制定查阅制度并严格遵照执行。根据载体的特殊性，严禁外借以及未经审批的复制、传播等行为。数字档案的转递因其特殊性不能单独转递，要随同纸质档案一起，转递时要注意数据安全，明确交接程序，接收时注意审核，保证与纸质档案的一致性。

数据统计和安全管理工作贯穿档案工作的始终。日常工作中要加强各类痕迹管理，分类建立各类型工作档案（如查借阅审批表、零散材料交接单等），及时汇总分析相关数据，为干部人事档案规范化管理提供助力。纸质档案安全管理涉及库房保管和内容保密两方面。需重视库房安全管理，实时监控库房环境状况。保证档案在恒温标准状态下存放。安排专人负责库房卫生及安全巡视工作，完善安全卫生值班规定并严格执行，建立值班记录，库房温湿度记录以及安全检查记录台账。做好库房的“八防”工作，特别是通风后的防尘工作。节假日格外注意库房的安全管理。检查借出的档案是否已经归还，对还未归还的及时催还；检查库房水电情况，预防漏水污染档案的突发情况；用硫酸纸制作封条，加盖单位章，注明日期，粘贴在库房大门锁眼处。干部人事档案工作人员要签订保密协议，严格按照国家政策保管涉密资料和信息。《干部人事档案数字化技术规范》对数字档案的安全管理提出了明确要求，涉及密级、环境安全、设备安全、身份鉴别、访问控制、安全审计、权限划分、数据保护、资质选择各个方面，保证数字档案管理和利用相关系统在通过信息安全等级保护测评的同时，定期进行安全审计。在实际工作中要对照安全管理相关标准一一执行。