事业单位照片档案整理存在问题及对策

摘要：照片档案是事业单位重要档案门类之一，长期以来，照片档案在存档数量和利用次数上远低于文书、科技等门类档案，使得部分事业单位对照片档案管理的重视程度越来越低，逐渐成为多数事业单位档案管理中的薄弱环节。本文主要针对目前事业单位照片档案整理工作中实际存在的问题和不足，进行分析，并提出建设性建议。

关键词：事业单位照片档案整理;照片档案

照片档案是指国家机构、社会组织或者个人在社会活动中直接形成的以静止摄影为主要反映方式的具有保存价值和凭证、参考、艺术欣赏作用的历史记录。新时期，档案形式丰富多样，照片档案更加不可或缺。档案工作者要结合事业单位发展实际，正视并剖析照片档案整理中存在的问题和原因，提出解决对策，从根本上发挥好照片档案的服务作用，推动事业单位实现可持续、健康发展。

一、照片档案整理存在问题

1.单位及档案管理人员对照片档案重视不够。档案部门工作往往处于单位中心工作的末端，对重点工作、重要活动知之甚少，也不了解各部门工作动态和进展，和各部门缺乏有效沟通，在照片收集工作中经常处于被动状态。档案工作人员参与单位中心工作的局限性易使得档案工作人员对照片收集归档感到无所适从，从而产生不会管、不想管、不敢管的消极思想，导致工作活动结束后照片资料难以集中，照片档案流失严重[2]。此外，各单位普遍存在业务工作重于档案工作的现象，只注重业务骨干和业务技能的提升，忽视档案管理工作。虽无可厚非，但单位领导的不够重视和档案管理人员培训交流机会的缺失，导致档案人员档案管理理论知识积累不足，工作责任心和紧迫感不强，最终影响单位整体档案质量。

2.单位工作人员数码照片档案归档意识淡薄。目前事业单位归档照片一般来源于本单位综合科专门摄影人员和宣传人员，存在收集渠道单一和归档内容固化的问题，且大多数摄影人员都为业余，缺少数码照片档案意识，对照片档案拍摄要求一知半解，拍摄完成后未及时删减并编写照片说明，导致年底移交时大数目的照片和未知的活动内容给档案工作人员带来诸多麻烦，严重影响照片档案收集归档质量和效率。此外，各部门工作人员缺乏拍摄和留存意识，在摄影人员不便参加的情况下，各部门工作人员大都不拍摄或拍摄后直接将数码照片存入个人电脑作为私有物品，不向档案部门移交。长时间后，就再也无法找到该次活动或事件形成的资料照片，更无法了解到活动或事件的原貌。这不仅影响照片档案的数量和质量，更严重制约后期的档案开发和利用工作。

3.档案管理人员照片整理归档缺乏规范性。目前，事业单位档案管理人员多为办公室文书兼任，专业专职档案管理人员缺乏，岗位及人员调动频繁，新老档案人员档案交接手续不严密，档案管理理论知识不足，导致照片整理过程问题频出，缺乏规范性和严谨性。突出表现为以下几个方面：一是收集不全。档案人员不清楚本单位照片档案收集范围，应收未收，影响照片档案完整性;照片文字说明不全，未揭示照片反映的全部信息，降低照片档案利用价值。二是整理少规范。照片档案组卷、编号、编写说明、编目不符合规定，照片背面未标注照片号，不利于利用后归入原位，照片号和组连号概念模糊，两者混淆，未填写案卷内封面或编写不规范，同年度同月份照片档案跨本保存。三是归档不及时。

二、照片档案整理解决措施

1.转变思想观念，树立现代档案管理意识。随着时代的快速发展，档案载体多元化，照片档案已成为档案工作的主要对象之一。档案工作人员要增强档案意识，主动参与到单位业务工作中，坚持收集、管理、利用并重原则，对接各部门兼職档案员，强化沟通交流，做好本单位各种重要工作会议、业务工作、外事活动、重大事件照片档案的收集指导工作。单位要注重专业转岗档案管理人员的招录和培养，档案管理人员也要重视档案管理理论和技能的学习更新，以更好的适应照片档案管理工作。

2.单位工作人员要明晰数码照片档案价值。做好数码照片整理归档工作，要提高单位全体职工对其价值的认知和归档意识。单位各部门可指定一名专业摄影人员，负责本部门牵头开展的各类重大活动、重要会议、党和国家领导人、上级机关领导等视察检查本单位的工作时的数码照片的拍摄，并由各部门兼职档案员进行收集整理和年底向档案部门移交。档案管理人员要指导各部门兼职档案员对收集照片进行保存价值确定、分类、编写照片说明等。通过明确责任和定期指导督促的方式，确保本单位各项工作活动中形成的数码照片档案齐全完整[2]。

3.加强数码照片档案整理标准化和规范化。首先，档案管理人员要清晰本单位照片档案收集范围和归档时间，做到应收尽收，保证单位照片档案的完整性。其次，要熟练掌握照片档案整理流程，规范整理。特别注意以下几点：一是确定组卷方法，照片档案的组卷方法一般建议采用按年度立卷，即直接在一个年度中按照片形成日期先后整理入册，挑选内容具有代表性的数码照片印制成纸质照片归档组卷，其余数码照片刻成光盘保存。二是同年度同月份照片档案不能跨本保存，如一年有两卷，则1-6月份为一卷，7-12月份为一卷。每卷照片都从“1”开始编张号，并在照片背面写上相应照片号，便于利用后归入原位。三是编写好文字说明。照片档案文字说明必须包含事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六个要素，用不超过200字的文字全面概括揭示照片反映的信息。四是填写完整案卷内封面。第一格填写单位全称;第二格按“年度”分类的不填;第三格填写案卷标题，按“年度”分类的，题名填单位名称—年度—名称，如：本局（本公司）2021年度工作活动照片。

三、结语

总之，作为事业单位历史记录的照片档案起着记载和传承历史的作用，也见证着单位对档案工作的不断重视及档案工作方式的不断创新，是一种极其珍贵的资源。为此，各单位要加强对照片档案的重视，对管理实践中存在的问题和不足不断自查改进，以势在必行的决心规范照片档案管理，发挥其利用价值，为单位发展提供有效服务，真正实现档案工作的价值

参考文献

[1]葛如一 刘思雨 吴熠 张琪 汪宇.照片档案管理数字化转型升级探索与实践[J].档案与建设.2021，（5）：53-55

[2]谢春霞.浅谈机关档案室数码照片档案归档难问题[J].云南档案.2015，（12）：32-33

第一作者简介：（胡佳玲，女，汉，江苏常熟，199511，本科，助理馆员，常熟市城市绿化管理处，事业单位档案管理）