企业员工人事档案管理的有效性探究

摘要：近些年来，市场竞争越来越激烈，企业对于人才的需求越来越大，因此人事档案管理工作成为目前企业高度关注的问题。人事档案是将企业的个人信息记录在档案中，成为企业重要的文件，人事档案影响着个人的求职和企业未来的发展，基于我国现阶段的人事档案管理工作来看，还存在着一些大大小小的问题，影响到人事档案工作的全面性和有效性，因此企业的人事管理部门需要加强管理力度，优化管理机制，针对人事档案管理中的问题采取科学合理的应对策略。

关键词：企业员工;人事档案管理;有效性探究

人事档案是人事管理工作中的重要组成部分，企业想要在激烈的市场竞争中取得竞争优势，就需要加强人事管理力度，优化人事档案管理工作。近些年来，我国开始重视人事档案管理工作，并制定了一系列的制度和条约，规范管理工作，但是在具体实施的过程中依然存在着一些问题，这些问题逐渐成为了企业加强人事管理的内在动力。

一、人事档案管理中存在的问题

（一）不具备良好的档案收集能力

许多人事档案管理人员缺乏专业档案收集能力，这样的情况导致企业的档案分散，长期流于个人或是单位，不能及时地归纳整理到档案中，同时，相关部门不按照规定时间上交档案，同样也是导致档案缺失的重要原因。

（二）管理人员对于人事档案管理工作理解不足

在实际的工作过程中，许多档案管理人员，包括领导干部等等，他们在进行人事档案管理工作时存在着认知上的错误，他们认为人事档案管理工作只需要档案员负责任，引导其他岗位的人员都将完成的工作放在档案员的身上，档案文件众多，档案员无法及时整理收集，导致一些档案管理工作上的问题不能得到快速解决。除此之外，企业在人事档案管理工作中没有投入足够的人力、物力、财力资源，导致档案管理工作缺乏有力支持，影响着企业人事档案管理工作的顺利开展。

（三）管理制度缺乏创新

部分企业的人事档案管理部门由于在日常的工作中对于档案管理工作缺乏清晰的认知，导致企业对于人事档案管理工作不够重视，没有及时创新和完善管理制度，落后的档案管理制度无法与新时代的管理要求相适应，因此会引发一些问题。除此之外，随着科学技术的发展，我国如今已经迈进了信息化的时代，传统的人事档案管理制度与现阶段实行的人事制度存在着脱节的现象，导致人事档案管理工作无法发挥积极作用。并且，人事档案由于在日常的工作中没有得到重视，导致档案存放不合理的现象，部分档案会出现破损丢失的状况，还有部分档案由于存放时间过长，字迹开始不清晰，内容不够完整。在信息化的时代，一些企业仍然采用人工的方式进行管理，影响人事档案管理工作的信息化建设。

（四）管理人员缺乏专业性

企业由于不够重视人事档案管理工作，安排一些专业性不强的人员担任人事档案管理人员，还有一些人员身兼数职，无法全心投入到管理工作中。部分管理人员没有全面地认识人事档案管理工作，认为这项工作无需较高的专业性，对于自身能力的提升没有帮助，因此导致岗位人员的流动现象比较严重，不能留住专业性人才，一定程度上限制了人事档案管理水平的提升。

二、优化企业人事档案管理工作，提高人事档案管理工作的有效性

（一）提高人事档案管理工作者的责任意识

作为一名专业的人事档案管理人员，需要针对收集到的档案进行严谨的核对工作，保证人事档案的真实性和全面性，提高档案整理的有效性为日后的工作提供参考依据[1]。人事档案管理人员要对人事档案工作进行严格的把关，保证管理质量，避免在管理工作中疏忽粗心，影响管理工作效果，因此，企业要加强专业培训，提高人事档案管理工作者的责任意识，引导管理人员在工作中始终秉持着认真负责的态度，防止外部因素的影响。

（二）加强档案资料收集，整理，核对的规范性

企业要想提高人事档案管理的工作质量，首要条件就是要加强档案资料收集，整理，核对的规范性[2]。管理人员要针对收集到的档案资料进行全面地核实工作，保证档案的手续齐全，表述精准无误，观点清晰明确等等，对于不符合规范的要及时退反，给予相关人员规定的时间修正和完善，然后再归档。对于不属于归档范围的材料要及时退还到有关单位，做到不丢失，不积压，提高档案管理工作的规范性。

（三）加强专业培训，提高人事档案管理人员的管理能力

激烈的市场竞争形势下，国家和社会对于人事档案管理人员提出了更高的要求。首先，人事档案管理人员必须具备良好的道德修养和职业素养，拥有较高的思想觉悟，思想意识是人事档案管理工作的基础保障[3]。作为管理人员要对于自己的职业尽职尽责，严格保守人事档案的机密，在工作中秉持着认真负责的态度，具有奉献精神。其次，人事档案管理工作人员还要具备扎实的理论基础和娴熟的业务能力，同时还要拥有良好的沟通能力和协调组织能力，为人事档案管理工作贡献人才力量。特别是现阶段，我国迈进了信息化的时代，许多企业不再仅仅依靠人工进行档案管理，而是利用信息技術手段，人事档案管理人员要积极学习信息技术，提高自身的操作水平，将自身打造成综合素质良好，专业能力过硬且能够熟练操作计算机的复合型人才。

（四）促进人事档案管理的信息化建设

如今我国已经进入了信息化的时代，信息技术广泛地应用于人们生产生活的方方面面。在人事档案管理工作中应用信息技术手段，能够提高人事档案的真实性和全面性，在根本上提高工作效率。档案管理工作人员利用计算机、扫描仪、录像机等技术手段，将纸质的材料转化为数据信息，提高档案管理的便捷性和灵活性，同时，档案管理的信息化建设，能够方便人员查阅和核对，避免档案材料的丢失和破损，促进人事档案管理工作的有效性。

结束语：

随着国家和社会的发展，各个企业之间的竞争形势越来越激烈，为了优化人才资源的配置，保障人才的管理适应时代的发展，需要企业不断地优化人事档案管理，制定完善的管理制度，提高管理人员专业能力，加强企业人事档案管理的信息化建设，促进人事档案管理工作的稳定发展。

参考文献

[1]王姝.新时期企业人事档案管理存在的问题及措施分析[J].现代经济信息，2020（10）：22-23.

[2]陈建平.人事档案管理的重要性及优化途径探讨[J].办公室业务，2020（10）：163+168.

[3]张梦楠.浅谈如何做好企业人事档案管理工作[J].现代国企研究，2019（10）：28-28.

作者简介：陈聪聪（1987.05-），女，汉族，山东聊城人，本科，从事人力资源服务和档案管理工作。