档案管理基础工作在现代化档案管理中的价值探究

摘要：档案管理过程中基础工作是十分重要的内容，运用有顺序的档案管理可以提高总体工作效率和管理水准，而且还是构建现代化档案管理的主要基础。数据库管理是现代档案管理中一种主要构成部分，管理基础工作对提升档案管理整体水平有利。本文主要阐述了档案管理基础工作在现代档案管理出现的问题，同时阐述了增强基础工作的策略，从而让档案管理更加现代化，让档案更加健康发展。

关键词：档案管理基础工作;现代化档案管理;价值探究

档案能够记录多种信息，比如人类文明、关键的实践活动与科研成果，其具备十分关键的地位，也是让社会进一步发展的主要动力。伴随社会迅速进步，有很多相关档案信息让管理者有很多困难。在信息化时代，为了让档案管理更加现代化，就一定要增强具体基础工作，提升管理水准，而且让档案更加健康。在此方面上看，基础工作在档案管理中具有十分关键的地位。

一、目前档案管理基础工作实行的现状和问题

根据我国档案的现状看，采集档案信息数目较多，时间较长。大部分都运用封闭管理策略，就是增强档案收藏，不将任何文件丢失。实际上需要注意的事项为，在进行档案管理中，管理者运用各种质量规范去管理档案，造成多种问题出现[1]。具体体现在下面几个层面：在管理中档案信息的数目不具备标注特点，不存在目录序号，多卷的情况，管理者在准备标题中不存在标准化。标题编写内容不符合具体内容，进一步对管理者以后继续管理不利。大部分卷案都不存在目录，在运用信息技术中，用户无法信息寻找存档。在这样的状况下，存在的问题在一定程度上影响到档案部门的发展，让管理人员采用高效的策略处理问题，从而提升管理档案的水平。

二、增强基础工作对提升档案管理水平有利

（一）档案馆藏去粗取精，进行档案信息全方位普查

进行馆藏信息全方位审查是档案管理标准化的重要工作內容。当前，大部分档案在信息管理中并不存在记录，大部分知识档案是复杂与混乱的，对管理者的管理十分不利[2]。对已经超过期限的或者没有运用的文件，能够提升档案信息管理的有效性。

（二）进行案卷的重新组合，让档案信息管理更加规范

在档案中，大部分档案内容过厚而且好坏参半，这需要管理者对其进行合并同时收集档案，这之中有紧密相关的文件互相组合。因为文件的重新组合，不但能够改善档案管理等级，也能够改善档案的运用率，而且让档案管理更加现代化与自动化。

（三）将案卷进行分类，便于用户寻找档案信息

在进行档案管理中，信息技术与互联网技术的运用让用户可以搜寻相关文件的信息，同时符合用户的需求，严格遵循我国的规定[3]。之后把一系列完善的分类准则严格根据这种规范做好分类，同时把数据库信息分类序号做好统一，进一步让档案管理更加规范与标准，同时符合需要的管理结果。

（四）让题名更加规范确保查询正确率

这种档案的分类号确保了搜索的查全率，看具体标题的正确性能够确保查询的正确性。这不只是保证查全率，也应该做好登记处理，便于在登记中让标题更加标准。全部的申请批准文件都写出请求，一些不需要批准的文件就需要写好报告，所以能够区分各个文档在探究中实质性的作用。

三、档案管理基础工作在现代化档案管理中的运用策略

（一）让数据准备推动档案现代化管理的进度

在进行档案管理的全部层面，信息数据编写属于一种重要的项目，尤其是对有很多时间构建的图书馆完善档案，由于收集很多文件的工作不但重要。若是不具备一系列标准的程序与工作策略，计算机就不能够运用，由于数据准备不够，也容易直接制约档案管理信息化建设进度发展。

（二）推动档案管理基础工作任务的现代化发展

为了很好的开发档案管理的前提，要求完全运用现代化技术，从而提升数据库管理工作的效果，尤其是在研究档案管理中。关键词搜索是迅速而且简单的，另外，在一定程度上，让档案管理基本完成现代化，能够防止一些人存在错误，而且提高档案保存的正确性。伴随科技现代化，档案信息字各种读取逐渐被分割，档案也容易被计算机化。

（三）增强对档案管理基础工作的监管力度

高效的数据库管理工作发展一定要增强档案的监管，确定个人实际责任，其责任是做好监督记录管理，同时按照规定时间去检查有关工作人员。每名员工都需要仔细工作，另外，也应该改善档案管理流程，确定档案操作程序，同时让员工根据固定的程序完成档案管理任务。

（四）提高员工档案意识与服务意识

在进行档案管理者按照时间培训中让员工可以做好归档文件，让档案更加完善和准确，同时提升员工的意识，不管是档案工作还是档案工作管理都一定要改进人员的服务的精神，而且在信息时代的宣传工作中，档案管理工作能够在互联网上展开，让档案服务更加便捷，同时保证服务的效率，更好的分配管理任务。

（五）加大培养综合性人才的力度

人才是进行档案管理现代化的关键前提。按照当前档案管理现代化实行的状况看，档案管理现代化宣传没有实现规定的目标是因为有关人员具备专门的理论知识、素质较低。所以在平时工作时需要对档案管理展开专门的训练，经过积极提高有关人员的综合素质、增强队伍成员建设，让管理者随时学习档案管理现代化每个层面的内容。另外，为了符合档案现代化管理中具体工作需要，应该积极招聘高水平人才，积极延伸工作中的思想和策略，从而为档案现代化管理贡献一份力量。加强管理者之间和有关单位的交流，提高档案管理的中和水准，让档案现代化管理进度变快。

结束语：

现代化管理档案属于一种新兴同时十分复杂的工程，在具体工作中应该按照自己的状况，增强档案管理中基础工作建立，增强档案管理现代化的认知，经过踏实的完成好每种工作，同时按照档案工作以后发展的态势，积极解决工作中存在各种问题，同时探究高效的措施，为档案管理工作打下良好的基础。

参考文献

[1]卢敏娟.档案管理基础工作与档案管理现代化研究[J].信息记录材料，2020，21（03）：52-53.

[2]李莉娜.探析现代化信息在医院档案管理工作中的应用价值[J].世界最新医学信息文摘，2019，19（62）：271-272.

[3]雷晓婷.档案基础工作与档案管理现代化[J].文教资料，2018（24）：81-82.

作者简介：赵丰琴（1974-），女，汉族， 籍贯：江苏省句容市华阳镇， 中专， 助理馆员，档案管理基础工作在现代化档案管理中的价值探究。