计算机技术在档案管理现代化中的运用探讨

张海秀

摘  要：档案管理的现代化是网络社会档案事业的必然趋势，是国内档案管理工作发展和网络化构建的主要内容， 同时是国内档案管理形式的重要变革。 而随着作为当代信息传输基础的计算机网络技术的发展与成熟， 计算机技术开始基于强大的功能和快捷的速度等一系列优点开始迅速地融入到档案管理的现代化之中。本论文从不同方面阐述计算机技术在档案管理现代化中的运用，希望为研究档案管理现代化的专家和学者提供理论参考依据。

关键词：计算机技术;档案管理现代化;研究

档案是人类社会活动的历史记录， 是国家和社会的宝贵财富。它是过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治 、经济 、军事 、科学 、技术、文化、宗教等活动直接形成的又反过来为其服务的重要信息资源， 具有凭证、依据和参考作用， 是进行各项工作的基础和必要条件。自新中国成立以后， 我国的档案管理工作得到了很大发展， 从档案工作的管理原则、管理体制、管理内容到管理方法、管理手段等都发生了很大变化。但随着档案数量的增加、以及无纸化办公和网络、信息技术的飞速发展， 传统的手工档案管理模式已经不能满足事业发展的利用和需求， 因此利用计算机辅助档案系统管理档案， 加快档案信息自动化系统建设， 实现档案管理现代化显得越来越重要。

一、计算机技术应用于档案管理的重要意义

（一）降低档案管理成本

通常，组织和个人每天都要接受和处理各类信息，档案管理部门亦是如此。采用传统的办公手段，难以高效处理信息。为了提升信息处理的速度，主要的方法就是配备更多的人力资源和设备，势必增加档案管理成本。与过去的粗放式管理方式相比，现代化的档案管理模式由于应用了先进的计算机技术，实现了档案的数字化以及档案的高效管理和利用，有效节省档案存储的空间，大大降低了对人员、设备和纸张等的需求，显著减少了管理成本。

（二） 提升档案管理效率

数字档案管理的功能在于实现档案的及时归档，满足不同用户的需求。如对各单位而言，人事档案都属于档案的重要组成部分，涉及人员的招聘、调入、考核管理、调离、退休等信息，是单位开展人力资源管理工作所不可或缺的。如果采用传统的人工管理方式，都需要办理归档手续之后才能进行信息的查询利用。而在应用计算机技术之后，档案录入后即可在线归档，效率得到提升，我们通过数字化档案就可以即时、准确地了解有关人员的当前信息。

（三）提升档案利用效率

过去，档案以纸质载体为主，所需存储空间庞大，往往保存在档案馆、档案室等处，这就给档案利用者带来了诸多不便。而利用计算机技术以后，档案实现了数字化，其特征在于高效、便利，使用者能够借助网络快速、准确地找到自身所需求的信息资料。使用者节省了到现场查档的时间，可以利用系统的检索功能，摆脱档案利用的时间、空间限制，能够随时随地进行档案查询，从而提升了档案的利用效率。当然，这也对档案的安全性造成了一定的挑战。

二、完善计算机技术在档案管理现代化运用的举措

（一） 达成档案管理程序的网络化

提升档案管理能力，实现档案管理系统的信息化，是完善计算机技术在档案管理现代化应用的重要措施。 具体而言可从以下两个方面着手。首先各级领导要加大对信息技术在档管理信息化运用的关注水平， 把档案管理信息化建设提到议事日程，将档案管理现代化建设的主要项目如硬件购买、软件升级等列入规划。其次各级档案部门需要充分开发既有的信息资源，根据所属企业档案工作的各类特点，依托网络和多媒体技术，构建与健全管理档案程序技术，对档案资源加以集中谋划与妥当管理，把公司生产、管控和经营活动有机融合，确保使用档案信息时的方便快捷， 最后达成公司生产运营与档案管理的协同性与数据资源的互享性。

（二） 构建企业档案现代化的标准规范

具体而言， 档案现代化的标准规范应该包括两个层面：首先由档案数据搜集指标、 档案信息指标与档案数据保存传输指标等构成的档案信息标准;其次由系统项目标准、调试和评定标准、检验和监督标准构成的档案管理程序标准。 相关企业需要以标准制定的基本原则为指导原则，合理利用现有资源，将不同部门的档案管理软件进行有机整合， 拓宽各类档案管理软件的使用范围，应和相关标准进行合理配套并且与国际接轨，在存储压缩格式、数字水印、加密算法等核心技术上优先采用国际标准， 最终将档案管理成果融入到企业经营活动之中从而提升企业的经济效益，实现档案管理的可持续发展。

（三） 实现复合型高素质档案现代化人才的培养

人才队伍在档案管理现代化过程中起着关键的作用和主体作用，首先，树立起优秀的科学人才观，企业要加大对复合型高素质档案现代化人才的重视程度， 积极激发其人才的主动性，而且管理者应当奖惩明确，比如全面归纳服务收益提升时的经验， 且对做出有关奉献的员工予以精神与物质上的奖勵， 应当予以服务不到位的职工和妨碍现代化建设的员工相应的惩罚。 其次拓展档案现代化人才的培养渠道，支持在岗员工学习高等院校与科学研究机构关于档案的培训， 利用专题讲解、 知识竞赛等方式让在职档案人员能够充分学习和掌握新型计算机技术在档案管理现代化中的运用， 使得具备信息化素养及其技能， 实现普及型和适用型档案信息化人才的培养。

参考文献：

[1] 陈芳.档案管理现代化的意义[J].  管理观察. 2016 （33）

[2] 陈伟艳. 档案管理现代化建设浅析[J].  黑龙江档案. 2016（01）

[3] 白桂芝. 略论计算机技术在档案管理现代化中的运用[J].  江苏水利. 2002（08）

[4] 赵明赫.档案管理现代化进程中存在的问题和改进措施[J].  赤子（上中旬）. 2017（07）

[5] 龚蓉. 加快实现水文档案管理现代化的思考[J].  办公室业务. 2017（14）

[6] 赵映玲.  提高档案管理现代化水平的措施[J].  东方企业文化. 2014（16）