南京交院顶点教务管理系统建设缺陷及对策研究

周淑燕

（南京交通职业技术学院，江苏 南京211188）

1 顶点教务管理系统的需求背景

南京交通职业技术学院（以下简称南京交院）是公办全日制普通高等学校，隶属于江苏省交通运输厅。学院设有7个教学院系，开设专业47个，有教职工616人，有全日制在校生近万人，成教在册学生4 000余人是江苏省高技能人才培养示范基地，是江苏交通运输职业教育集团理事长单位，是江苏省高等教育综合改革试验区建设试点院校。近来，随着学校办学规模的不断扩大，专业方向、学生数的逐年增加，学校教学资源紧缺、教学管理者数量、能力有限，依靠教务管理系统跨时空跨地域统筹学院管理，不断提高师生学习和工作效率已经成为发展的必然趋势。因此学校迫切需要一款方便、高效、适合学校发展需要的教务管理系统，即顶点教务管理系统。

2 顶点教务管理系统建设出现的缺陷

2.1 教务管理系统办事流程复杂，审批时间长

南京交院教务管理过程中存在着审批事项多，审批时间长，办事流程复杂的问题，如退学、休学等学籍异动手续办理，需学生线上线下提交各类相关证明材料，并经班主任、学工办、二级学院、学工处、教务处等多部门审批，既涉及二级学院内部协调配合问题，也涉及学校各部门管理问题，而学生对复杂办理流程既不熟悉，又缺乏专业人员指导，不仅影响办理效率，同时也增加了学校各级管理部门的工作压力。

2.2 教务管理系统仅保障基本业务需求，部分功能仍有待提高

顶点教务管理系统基本满足南京交院日常教学管理业务需求，但系统部分功能仍有待提高。例如，课表查询模块，仅能实现教师及教室课表批量打印功能，暂时无法实现班级课表批量打印，而该功能较前两项使用更多，更为重要；再比如，成绩管理模块，该模块无法实现中英文成绩单切换事项，需教学管理者手动输出中文成绩单，再逐条转换成英文后打印，经二级学院、教务处审批盖章方可使用；教学任务模块，较之前的教务管理系统（正方教务管理）使用简单，但使用效果大不如从前，不便于任课教师一目了然本学期教学任务（如图1、图2所示）。

图1 正方教务管理系统教学任务显示

图2 顶点教务管理系统教学任务显示

2.3 教务管理系统兼容性差缺乏安全防护数据备份功能

顶点教务管理系统服务器兼容性不足，不能满足全校师生同时在线。特别是选修课、体育选课及测评管理模块容易出现服务器死机或无法操作情况。排课管理模块不智能，需教学管理者人工安排，安排教室时常出现冲突，任课教师在使用时还会莫名出现bug。学生论文系统问题频发且没有安全防护数据备份功能，容易遭受黑客攻击，导致数据丢失。

2.4 教务管理系统服务化意识淡薄服务范围有限，无法满足现行管理功能

顶点教务管理系统由信息办统一管理，虽然信息办经常对教务管理系统进行更新升级，但由于信息办的主要业务不是教务管理，对于教务管理系统的建设仅有简单的认知，多数情况为服从南京交院教务处管理，按教务处要求指示来建设教务管理系统，部分功能服务范围有限仅服务于教务处，二级学院无法参与管理。例如，考务安排模块，仅供学院教务处使用，二级学院教务员无法使用该模块进行考试考务安排。更有甚者，不仅无法提高管理者工作效率，还增加了管理者工作量及出错率。例如，教材征订模块，要求二级学院教务管理者将汇总并审核无误的教材征订表逐条录入该系统后再一一核对数据是否有误（以往仅需将该表发至新华书店工作人员征订即可），此项操作涉及300余条共计3 700多项信息人工录入，不仅严重增加管理者工作量，还无形中加大了管理者的出错率，教材征订一旦有误将造成教学事故，将严重影响新学期教学进程。

3 顶点教务管理系统建设对策

3.1 简化教务管理系统办事流程及审批程序

顶点教务管理系统中的学工系统办事流程复杂且审批时间较长。该系统主要包括：学生注册、学生请假事务、学生综合测评、学生经济困难认定、学籍异动、学生奖励管理、学生转专业等功能。其中学生综合测评、学生经济困难认定及奖励管理均需班主任教师先线下处理再将结果逐一录入学工系统，而学生请假事务、学籍异动和学生转专业功能审批程序较复杂，顶点教务管理系统可根据南京交院的实际情况适当简化学工系统功能，可适当直接将原有数据导入系统，从而减轻班主任手动录入系统；学生请假、退休学等事项可直接采取线上办理程序，并提供详细操作说明引导学生办理相关事项，同时增加学校各级管理部门工作效率，减轻工作压力。

3.2 保障现有功能模块，开发切合学校实际管理平台

顶点教务管理系统功能虽健全，但部分功能缺陷明显阻碍南京交院信息化运营与提升。例如，课表查询模块可增开班级课表批量打印功能；成绩管理模块可自动生成英文成绩；教学任务模块不够科学合理，可适当参照原教务系统改进；学工管理模块应根据学生需求增设学生服务功能；整个教务管理系统可根据学校需要开设必要的教务管理辅助软件，特别是智能化数据检索以及相应的线上授课软件。顶点教务管理系统在开发运用过程中应与时俱进，在保障现有功能完好运行条件下，开发切合南京交院实际管理平台，促进学校教育信息化应用向创新发展阶段演进，从而推进学校改进教学、优化管理、提升绩效。

3.3 开放兼容性提高并发数及安全防护

顶点教务管理系统应支持多重负载，支持不同平台数据库和中间件的转换，均衡附件与数据库服务器分离，并提高服务器兼容性和高并发性，以满足全校师生实现资源信息共享和所有用户同时在线操作。同时亦可通过互联网、大数据、云计算、人工智能等其他数字技术，有效提高教务管理系统智能化、科学化、高效化，以降低服务器死机、无法操作、数据丢失等事故发生率，同时从安全机制、数据保护、灾难恢复、授权系统等进行安全保护，确保数据安全防护性和可追溯性。大数据是学校管理教务教学的最佳工具，也是顶点教务管理系统的重要构成。在课表安排上，可以结合排课时间、地点、课程类型、教师、班级等排课数据，综合运用智能排课系统计算出最优方案。例如，在智能排课系统中设定各项排课数据，添加学校以往排课数据，为系统自动排课提供更多参考数据。自动排课后二级学院可通过人机交互排课进行微调，既减轻了排课难度又提高了排课效率；同时也避免了排课冲突以及增加了课表安排满意度，使课表安排能尽量满足任课教师需求。与此同时，顶点教务系统还可增加教师预约功能，使教师在改变教学计划时可以申请到合适的教室，使教室资源得以高效利用。

3.4 确保信息共享机制，完善缺失功能以强化系统服务功能

南京交院七个院系在教学管理过程中，经常需要采集、统计、填报各种数据资料，因此，顶点教务管理系统开发应能确保信息共享机制，整合南京交院整个教务系统的数据资源和师生自主录入的数据资料，形成南京交院教育教学“大数据”。例如，考务安排模块和教材征订模块，应共享全校教务管理系统中的基本信息数据，使考务安排模块不仅仅服务于南京交院教务处，也能服务于七个院系，大大降低了学生考试安排重复和教师监考冲突等失误。而教材征订模块应注重功能实用性，该模块现有功能不齐全且实用性不大，不能实现任课教师自主录入征订教材数据，导致部分任课教师无法选用合适教材。每学期采集的教材征订数据85%与以往数据一致，南京交院可力争通过院系教务管理系统实现“采集一次供多次使用”，避免重复采集，减少管理者的时间、精力和工作量。

4 结语

南京交院顶点教务管理系统在运行时将重点解决两大难点：第一，信息办应通过长期的数据积累，归纳、总结和分析顶点教务管理系统运行过程中遇到的各类问题，并及时提出解决办法和思路。同时从开发原理、硬件设备、软件系统等方面考虑系统先进性和成熟性，技术方面应超越当前水平，并考虑系统的可伸缩性教务管理系统的应用程序和数据库，保障系统现有功能完好运行，南京交院教育教学管理能实现信息化、现代化、智能化管理；第二，加强防护措施，保障顶点教务管理系统的可靠性，以确保一般性故障不会使系统崩溃，如遇系统出现障碍，可在短时间内恢复，并且系统数据应保持一致性和完整性，从而保障南京交院全体师生教育教学数据安全性。