浅析不动产登记档案的收集管理与开发利用

胡晓丽

摘 要：本文简单介绍了不动产以及不动产登记档案，分析了档案收集中需要包含的申请材料、审核材料、其他材料等，研究不动产登记档案的分类、归档、整理等归档方式，并就相应的档案开发利用策略展开探讨。

关键词：不动产登记档案;档案管理;档案开发利用

不动产作为重要的资产，在现代社会运行体系中占據着至关重要的地位。只有做好不动产登记档案管理工作，对相关资料进行有效保存，并进行充分的开发利用，最大程度地挖掘档案价值，让档案成为推动城市建设、社会和谐发展的关键依据和工具。

一、概述

（一）不动产含义

不动产即从物理性质层面而言不能移动或者移动会严重损害其经济价值的有体物，诸如房屋、土地、林木等均是常见的不动产。不动产与动产相比，二者的差别主要体现在能否移动，从经济层面看移动是否合理、是否附着土地等方面。法律视域下，不动产物权则是基于不动产所形成的的物权，而且需要通过登记的方式实现物权变动。

（二）不动产登记档案含义及内容

不动产登记指对不动产物权的变动事宜进行登记，如对不动产的所有权、有益物权、担保物权等进行取得、丧失以及变更等行为加以登记。不动产登记档案就是对相应的登记资料进行收集所形成的档案，承担着收集、保存、管理相关资料的责任。不动产登记档案主要包含两部分，其一为不动产登记簿，即记载不动产上的权利状况并备存的簿册，是物权归属及内容的重要根据;其二则为不动产登记材料，由不动产登记工作中形成的各种原始记录所形成的。由于不动产本身囊括了包括房屋、土地、矿产资源、林场等在内的各种有形资产，相应的登记档案内容也较多，包含大量数据资料。同时不动产登记档案资料有着不可取代性、专业性、客观性、全面性、真实性、完整性、动态性等特点，其档案内容起到推动房地产市场健康发展、支持城市规划建设、维护金融秩序、促进社会稳定等作用。

二、不动产登记档案的收集范围

（一）申请材料

不动产登记档案中最基础的材料为原始资料中的申请材料，这是不动产物权变更的重要根据。申请材料收集范围包含不动产登记申请书、申请人身份证明、不动产权属来源、不动产权籍调查成果等材料。其中不动产登记申请书由申请人填写，主要包含申请人情况以及不动产情况两部分信息，而且不动产情况信息往往包含不动产具体位置、类型、土地使用权面积、用途等基础信息。而申请人身份证明则包含自然人、法人或其他组织、申请人委托代理人申请不动产登记、未成年人及其他无民事或限制民事行为能力人等多种情况，根据不同情况需要采取不同方式提供证明。其中自然人需要提交居民身份证以及其他相关证件，法人或其他组织则往往需要提交营业执照、组织机构代码证或者其他身份登记证明。而委托代理人则要提供申请人的身份证明、授权委托书、代理人身份证明等。监护人则需要提供监护人关系证明材料以及监护人的身份证明。而不同产权属来源材料则通常指取得不动产的合法性证据，如出资证明、不动产的取得没有侵犯第三人利益的证明等。不动产权籍调查成果则包含不动产测量报告、资质证书、测绘成果资料说明、土地面积分摊审核表、不动产权籍调查成果委托人审核确认书等。

（二）审核材料

审核材料作为不动产登记经办机构查验、询问、实地查看或调查、公告所形成的材料，是重要的不动产登记结果资料。不动产登记档案的审核材料主要包含协议书、平面示意图、勘测调查表、面积调查表、审核表等，是反映不动产权属、沿革、变动的重要材料。其中协议书需要根据不同的不动产变动情况，出具相应的协议书，如不动产共有协议书、不同产登记保密协议书等。平面示意图则是通过图表的方式反映不动产情况，主要包括房屋平面图、房屋权界线示意图等。勘测调查表和面积调查表，则是经办机构通过实地查看或调查后制作的图表，是准确反映不动产占地情况、面积大小的重要材料。审核表则是经办机构在查验、审核后出具的不动产登记申请审批表，需要对申请登记事由、申请人情况、不动产其概况、抵押情况、地役权情况等信息进行详实记录。

（三）其他材料

除申请材料与审核材料外，不动产登记档案中通常还包含一些其他材料，即其他有关机关出具的函件、意见以及不动产登记过程中产生的其他依法应当保存的材料等。

三、不动产登记档案的整理归档方式

（一）档案分类

要对不动产登记档案进行整理归档，首先需要对档案类型进行明确划分，从而基于不同类型开展相应的登记工作。其中不动产权利登记时最常见的不动产登记档案类目，该类目下还可以分为：国有建设用地使用权登记，集体土地所有权登记，宅基地使用权，房屋所有权登记，集体建设用地使用权及建筑物，构筑物所有权登记，耕地、林地、草地等土地承包经营权登记。另外档案中还包含地役权登记、抵押权登记、预告登记、异议登记以及查封登记等类目。

（二）归档

不动产登记档案归档流程较为简单，只包含资料移交和归档验收两大流程。经办机构在完成不动产登记工作后，需要及时按照规定将完全符合归档要求的资料移交给档案管理部门，在此过程中任何人不得对资料进行占据或拒不归档处理。而在归档验收阶段，则需要对资料进行审查、验收，对于不符合要求的不予归档;符合要求的，则需要填写移交目录，一式两份，档案接收人员和移交人员均需要签字，各保留一份。

（三）整理

在整理不动产登记档案时，需要对文件资料的排列与编号、卷内文件目录与备考表、卷皮和档案盒的编目、电子档案数据、装订立卷、档案入库排列等进行整理。立卷时需要确保一件一卷，而且单独立卷需要附在对应的不动产登记档案后。卷内文件排列需要以不动产权属变化、权属文件形成时间先后以及文件主次关系作为基本依据。编写卷内文件目录、备考表时，需要严格按照相关规范进行操作。卷皮的尺寸与档案盒的封面项目均需要符合标准，同时二者的填写也需要做到字体工整、不得涂改。装订后按照密集架形式，以从上到下、从左到右的方法进行存放，按照档案需要积累性分别存放。至于注销登记档案和注销异议档案则需要按照时间顺序排列，单独排放。例如：浙江省东阳市不动产登记中心收集整理各类不动产档案2019年为415901件，2020年为75079件，这些档案资料的收集整理为以后的查阅利用提供了方便。

四、不动产登记档案的开发利用

不动产登记档案的开发利用要在做好档案管理的基础上，重视和加强开发利用。在新时期快速发展下，档案开发利用有必要完善登记系统，推行网络服务，严格信息管理，以提高档案管理水平为前提，进一步强化档案开发利用。通过建立共享机制，设置共享权限，设立查询终端，研发推广专业软件，在信息化时代下构建起全新的开发利用模式。例如：浙江省东阳市不动产登记中心2019年度不动产档案查阅利用为1715736件;2020年度不动产查阅利用为162557件。为信息化、数字化的查阅利用发挥了更大的功效。

五、结语

综上可知，加强不动产登记档案管理是新时代背景下促进房地产市场、城市建设以及维持金融秩序和社会稳定的重要手段。不动产登记和管理部门要充分认识到不动产登记档案管理的重要性，并从最基础的档案收集与整理做起，探索挖掘档案价值开发利用的路径，逐步提高相应的服务水平，进而最大程度地发挥档案作用。

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