加强企业档案管理工作?实现资源信息共享

杜莹

摘要：现阶段，我国科学技术水平显著提升，当前大数据及互联网技术的广泛应用使得信息管理工作的信息量不断增加，同时信息的类型也逐渐多样化，尤其是在档案管理工作中，基于传统档案管理理念和服务方式的档案管理已无法满足目前社会对企业、高校等各个领域中档案管理的要求，并且所处信息环境正在发生本质上的改变，因此更多的研究学者开始将研究目标转向对档案管理的信息化发展。

关键词：创新;档案管理;理念;信息化

引言

随着社会经济的发展，各个行业的管理工作发生变化，信息技术的涌现对管理工作的优化提出了更高要求。就档案管理而言，传统的管理体系已经无法满足多样化要求，档案内容的增加、档案信息的建设、档案精细化查阅需求都离不开规范化体系的保障。所以处于信息化时代，档案管理人员需要树立创新理念，主动引入先进的管理思想，明确档案管理的具体规则，并在现代信息技术应用下建设档案管理规范化体系。本文即以档案管理为方向，分析构建档案管理规范化体系的重要性，并提出具体的构建策略。

一、加强档案管理信息化建设的必要性

档案是个人信息的重要载体，它记录着学习经历、社会关系、思想品行等重要的个人信息。在互联网时代，数据信息是企业生存的根本，同时也是提高企业竞争实力的必备要素，而人才是企业发展的第一资源，由此可见，运用信息化管理手段，建立良好的档案管理机制对一个企业而言是非常重要的。首先，信息化管理手段是确保员工个人信息安全的必要措施。以往纸质档案管理方式虽然能起到一定的人员信息管理作用，但资料安全性较差，一旦发生损毁或丢失，是很难进行补救的。信息化的管理手段可以有效避免此类事情发生。其次，信息化管理可以提高档案管理水平。传统纸质档案资料查阅起来非常不方便，而且也不利于信息及时进行更新。经过数据化处理的档案信息，简化了管理工作流程，减少了档案管理人员的工作量，为企业节省了许多宝贵资源。档案管理的信息化建设加快了人员信息更新速度，推动档案管理模式不断改进、完善。最后，信息化建设可以使檔案管理工作充分发挥自身价值。人员信息是企业的重要资源，档案管理工作应当做到信息安全完整、查阅方便、更新及时。这些在传统纸质档案管理中是很难实现的，但信息化管理方式可以通过电脑来实现这一切，它让档案信息使用起来灵活、方便，为人员考核提供了可靠依据，档案价值也得到了充分体现。

二、加强档案管理工作，实现资源信息共享措施

（一）完善档案管理制度，有效维护档案规范体系建设

制度是档案管理规范化体系构建的根本保障，完善的制度可以让档案管理的各项工作有法可依、有章可循。所以，档案部门要根据现代发展需求完善档案管理制度规范体系，使这一管理工作具有详细、完整的执行标准，提升操作效果。从内容来说，规范化的档案管理制度体系包括了档案管理制度、档案工作相关规章、重点档案工作制度以及档案业务规范等，在各个大类之下又相应形成了细化的规则制度。现代化的管理活动因为新型思想的出现，愈加充满活力，档案管理制度体系的建设需要考虑自身的现代化管理水平，为提升各个管理环节的执行力，需要优先对档案管理制度进行深化，在细节上强化规范效果，借助先进的数字化管理设备整理分配规划档案，与时代共同进步，使得档案管理体系达到标准化发展模式，深刻体现时代活力。

（二）全面引入信息技术

当前我国已经步入了信息时代，信息技术高速发展，因此企业需要跟随时代发展步伐，将信息技术运用在企业档案管理工作中，其工作效率以及工作质量将得到进一步提升。此外由于档案管理工作具有一定参考与借鉴作用，因此档案管理部门的工作人员需要将整理好的档案进行打印，从而留档，便于后期使用。高速发展的信息技术运用在档案管理工作中，改善传统管理方式中存在的不足，保证档案管理的科学性以及准确性，提升工作质量，对企业发展起到一定推动作用。

（三）提升档案信息工作素能

档案信息化建设与管理是一项长期工作，离不开一支高素质的档案工作队伍具体执行。首先，要成立企业档案信息化建设工作领导小组，配齐配强企业档案信息化管理队伍，把信息化建设与管理成效作为业务工作考核的重要指标之一。其次，加大档案人员信息素养培训，通过定期培训、选派锻炼、交流学习、业务竞赛等形式，有针对性地加强档案人员信息技术培育，培养一批既懂信息技术，又熟练掌握档案业务的复合型人才。再次，根据企业档案信息化管理的实际需要，有针对性地加大信息技术人才引进力度，将新引入的人才充实到档案管理岗位一线，以满足日益增长的档案信息化管理需要。

（四）加强信息化管理

在信息化时代，企业档案管理工作应随势而动。一方面，档案信息化能提升管理效率。通过建立档案管理系统，完善档案数据库，运用档案管理软件进行档案收集整编、检索利用等工作，提高归档完整性、利用便捷性。同时通过信息系统，提取对比数据，开展数据统计、编研开发，能够形成具有操作性的意见，用以指导企业在实践中更好地实现人效管理;另一方面，信息化手段是时代科学技术发展的要求，是企业管理工作现代化的必要手段。利用现代化的手段和技术，开展档案数字化，创新管理模式，能有效优化企业档案管理水平，让企业档案工作更加科学实效、安全可靠。信息化对于档案人员的要求也更加高，档案部门在注重加强本企业档案人员的计算机技能的同时，也可以采取“引进来”的方式，招聘一些懂专业知识和掌握信息化技能的人才从事企业档案管理工作，让企业档案管理更符合时代发展。

结语

在新形势下，信息技术融入各个行业，改变了管理理念和管理方式，也提升了管理活动效率。档案管理需要明确特殊性质和自身面临的建设任务，加快更新管理思想，不断地根据现实需求引入信息技术，为规范化体系建设提供相应的支持。同时，还需要在资源、标准规则、制度等方面作出优化，使得档案管理工作达到规范的处理体系和统一的操作模式，并向数字化和信息化转变，从根本上提升档案管理效率和质量，满足现代化发展要求。

参考文献：

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