论新时期高校图书馆办公室工作

刘楠

摘要：阐述了新时期高校图书馆办公室的工作内容和作用，新时期高校图书馆的信息化建设已成为每一个图书馆当务之急，本文对于如何做好高校图书馆办公室工作提出了几点建议。

关键词：新时期;高校图书馆;办公室工作

高校图书馆作为学校的文献信息资源中心，承担着为教学和科研提供文献信息服务的重任，被认为是大学的“心脏”，也是高校院系科研的强有力支撑。传统的图书馆管理模式是以纸质书籍的收藏和管理为重点，而信息化、网络化的发展使得读者对图书馆的需求发生了改变，以笔者所在的云南财经大学图书馆为例：截止到2021年，云南财经大学图书馆的电子图书已达到190.9万册，拥有经济、管理及其它电子数据库71个和文献传递平台7个。因此围绕图书馆业务及服务的所有方式都随之发生了变化。而为图书馆各部门顺利工作提供保障的办公室也应重新审视和定位工作职能，图书馆办公室与其他业务部门的区别是它不直接面向读者承担业务工作，而是通过协助馆领导处理好日常业务和行政管理来实现它的综合管理职能，因此做好图书馆管理工作非常重要，新时期对高校图书馆的管理工作又提出了新的要求，高校图书馆办公室的工作内容、工作形式、工作理念都应与时俱进。

一、高校图书馆办公室的工作内容

高校图书馆办公室是参与管理图书馆行政业务工作的综合性办公机构，其工作内容十分繁杂、琐碎而又具体，以工作协调为例：首先要与地方图工委、图书馆学会之间建立联系，其次要与同地区或外地的兄弟馆之间的建立联系。至于本馆对工作人员信息及政策的上传下达、工作范围的安排，甚至各个阅览室器具损坏、漏水的维修，各个室钥匙的配备等均属于办公室的工作范畴。概括起来大致可分为对外联络、馆内管理、服务全馆甚至全校三大块，涵盖了设备管理、办公用品管理、文秘工作、工作人员档案管理、后勤保障、对外宣传、沟通协调、会议及活动组织、财务管理等图书馆工作的许多方面，具有综合性、服务性的特点。

二、高校图书馆办公室的作用

（一）综合秘书助手的作用

办公室工作人员是图书馆最高管理者的得力助手和秘书。办公室的工作人员除了要归纳和梳理图书馆的基本信息、馆藏分布、人员情况等，还需要制定相应的工作规章制度，针对馆领导的管理政策和读者反馈的不同意见，上传下达，并且定期要深入各个业务部门，进行广泛的调查研究，做好问题、意见的反馈和信息的汇总和分析工作，从而为馆领导的决策提供宝贵的材料和依据，发挥助手的作用。

（二）综合协调作用

这部分工作分为四个部分：首先要与全国高等学校图书情报工作委员会、地方图工委、图书馆学会之间协调联系，其次要与同地区或外地的兄弟馆之间协调联系。第三要与图书馆各部门职工协调联系，第四要与学校各院系科研院所协调联系，所以办公室工作很重要的一环就是联系内外、沟通四方。

1.与全国高等学校图书情报工作委员会、地方图工委、图书馆学会等机构之间协调联系

可以很好的起到对高校图书馆工作的指导作用，对全国图书馆的工作情况有了全面的了解，更是为了推动我国高校图书馆的整体化建设，实现资源共享，节约经费，提高服务效益，更好地服务读者。

2.与馆外兄弟院校图书馆间协调联系

在新时期办公室更应注重和加强与其他兄弟馆之间的横向交流，以笔者所在的云南财经大学图书馆为例：馆里定期请馆外专家来馆里做报告或组织信息知识学习，提升工作人员的工作素质，借鉴其他馆的成功经验，我馆也会定期派出学习团队到其他兄弟馆参观、访问和学习。这样就会互相借鉴宝贵的经验，更有利于如资源共享、馆际互借、文献传递等工作的顺利进行。

3.与图书馆各部门职工协调联系

图书馆办公室是馆领导决策得力参谋和助手，也是馆领导与馆内各部门间沟通的桥梁，通过上传下达，图书馆的各项政策才得以有效的执行，图书馆各部门的工作才得以顺利进展。对于工作中出现的困难和建议，也通过图书馆办公室向馆领导反馈，不断解决各项困难，确保图书馆工作的顺利进行也是图书馆办公室的重要作用。

4.与学校各院系、职能部门间关系的协调

近些年我国图书馆事业的发展迅速，以笔者所在的云南财经大学图书馆为例：

学校的快速发展，学校越来越重视科研，而图书馆的良好发展又是对高校科研的强有力支撑，因此，这也对图书馆发展提出了更高的要求，学校对教学及科研的重视，使得我校图书馆扮演的角色越来越重要。学校各院系、科研院所将图书馆所需提供的资料、信息反馈到办公室，办公室及时与图书馆对应各室取得联系，为院系和科研院所提供高效、准确、细致、认真的服务，从而为学校的科研的发展提供助力。反之，圖书馆发展也需要其他职能部门的支持：如人员安置、经费使用、设备采买等均需要学校其他各部门的支持。

（三）后勤保障作用

高校图书馆办公室的工作后勤保障作用十分重要，尽管所涉及较为琐碎，例如在云南财经大学图书馆，办公室的后勤保障作用表现在：各种办公用品采买、发放;场馆设施维护和保修、绩效工资和其他福利待遇的发放、反馈工作人员在工作中遇到的问题、调节工作人员工作中产生的矛盾、协助解除馆领导和工作人员的后顾之忧，使全馆形成良性的、积极的工作氛围，为图书馆各项工作的顺利开展打好坚实基础。

三、新时期高校图书馆办公室工作的要求

现在是信息化网络化的时代，知识更新速度加快，师生们对有效、高质量的知识需求越来越高，面对新形势、新任务和新要求，更新知识、更新理念、更新技能是作为图书馆办公室管理人员的的必修课。

为此，工作人员必须立足岗位，重点提升以下几个方面素质：

（一）要继续增强服务意识

办公室主要工作职能是服务，信息时代图书馆工作人员要“以人为本”，以饱满的工作热情、认真的工作态度提升高校图书馆办公室的服务能力和水平的高度，对于馆领导的工作指示要做到充分领会的同时，承担着大量的为其他部门服务的工作。因此，办公室工作人员必须密切注意信息的反馈，倾听工作人员的心声，上传下达，协调沟通，只有做到让领导放心、馆员满意，才能实现服务效果最佳化。同时图书馆办公室工作服务意识增强，也很好的奠定了全馆的良好服务氛围。

（二）要做好文明礼仪表率

图书馆办公室有承上启下的作用，是全馆工作的枢纽，理应为全馆工作人员的行为、语言做出表率，同时在对外沟通协作的时候，又是图书馆的形象代表。因此办公室工作人员应不断增强文明意识，体现出图书馆人的高素质。如：仪容、仪表要简洁、大方，符合工作身份。谈吐不卑不亢，待人接物大方真诚。图书馆办公室经常有接待上级、兄弟院校的工作，办公室应安宁、整洁，公室的文件、办公设备等摆放整齐规范，办公环境应优雅安静。

（三）要不断增强处理和协调事务的能力

良好的沟通协调是图书馆各项工作顺利进行的重要保障。以云南财经大学图书馆为例：办公室工作人员常常要与全国高等学校图书情报工作委员会、地方图工委、图书馆学会之间协调联系，开展各项会议、论文征选等活动;其次同地区或外地的兄弟馆之间常常有经验交流分享会、参观等活动;第三要解决图书馆各部门职工在日常工作中所遇到的各项困难，有的困难图书馆办公室就能解决，有的困难则需要反馈给馆领导，还有的困难甚至要与学校人事处、工会等协调解决。而这些问题如果处理不好，都将影响正常工作的顺利进行。第四要处理协调好读者和工作人员之间出现的矛盾问题，这就需要办公室工作人员有方法、讲原则，有较高的协调水平。第五是要与学校各院系科研院所协调联系，为各科研院所的科研、教学等提供有力保障。

（四）要不断增强学习意识

图书馆办公室工作的特点之一就是要面对繁杂琐碎的大量事务性工作，随着网络和信息化的不断发展，物理空间进一步缩短，办公室的文件传送、会议活动的安排、文件的处理、通知的传达都通过网络瞬间完成。办公室工作的高度智能化已成为现实。例如在我校云南财经大学OA办公系统的启动，网上共享信息、网上办公已经成为办公系统的主流。办公室工作人员要高效、准确的完成各项任务，必须不断更新知识、不断学习。以云南财经大学图书馆为例，几乎每学期都有一到二次针信息素养、服务意识等综合提升馆员素质的学习，要意识到，终身学习是当今社会每一个人要完成的功课。

总之，新时期给高校图书馆办公室的工作带来了活力与生机，营造了良好的工作环境，办公室工作得到了更深度的拓展。随着图书馆工作日益数字化、信息化、社会化，办公室工作呈现出更加复杂性、多样性、综合性的特点。在新的形势下，图书馆办公室工作人员要积极适应发展需求，创新工作方式。要做好新时期图书馆办公室工作，需要全体办公室工作人员的智慧和奉献精神，还需要创造性地开展工作，开拓新的思路，培养新的理念，运用新的方法，营造出良好的工作氛围，以更好地适应图书馆与时俱进的要求。

参考文献：

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