物联网技术在档案数字化管理中的应用分析

刘俊

摘要：目前我国经济和科学技术进入到突飞猛进的发展阶段，很多行业的都运用了当今比较先进的科学技术来推动生产。其中随着计算机技术的发展，诞生了物联网技术，近些年来物联网技术在各行各业的应用程度不断加深，随着物联网的广泛应用，很多领域的生产和发展水平都在不断地上升。目前在档案数字化管理领域关于物联网的应用程度还不是很普遍，但是物联网对于档案的数字化管理是有着十分重要的推动作用，通过对物联网技术中的技术手段和专业概念进行有效分析，有助于推动物联网技术在档案数字化管理中的应用，为我国整体产业的数字化和一体化发展提供新的解决策略和方法。

关键词：物联网技术;档案数字化管理;档案管理;应用分析;

引言

由于目前全球经济的升温和我国经济长期更快更好地发展模式之下，形成了经济全球一体化的发展态势，我国对于工业信息化和自动化的应用水平不断增高，其次是科学技术在我国经济中发挥的作用也越来越大，极大程度上改变了我们原有的生活和工作方式。物联网技术是目前计算机技术中一个新兴的研究领域，具体是通过将传统的计算机技术和无线通讯技术、数字电路技术进行了全面的融合，其中也应用了一系列其他的先进技术，最终形成的一门具有高度自动化和信息化的应用技术。目前物联网技术在我国的应用情况非常的广泛，涉及到人民群众日常的生活起居以及办公等活动，较好的发挥物联网在生活中的普遍应用，能够在很大程度上提升人民群众进行日常生活以及生产生活的质量与效率。军事领域也普遍的应用了物联网技术，实现了武器装备以及监测设备的一体化运行，从很大程度上提升了我国的军事水平和国防实力。物联网技术在档案数字化管理当中的应用情况目前还比较匮乏，通过对物联网技术进行全面的分析，探究在档案数字化管理中具体环节的应用前景，对于档案数字化管理的水平提升具有很大的帮助，也能推动相关产业的智能化与自动化发展。

一、简要概述物联网技术概念及其特征

（一）物联网技术概念

物联网技术就是将网络技术应用到世间万物的一门与计算机科学直接相关的技术领域，通过网络技术组成物联网再把感应器嵌入到具体设备当中，包括油网、电网、路网、水网、建筑等等当中，将互联网和物联网整合到一起，实现人类社会和物理系统的有机融合。超级计算机群对于整合网络的人员和设备信息可以进行实时的管理控制，加以精细动态的管理方式，可以有效地提高资源的利用率和生产力的水平，改善人与自然的关系。从简单的角度来讲，物联网技术就是实现物与物、人与物之间的信息传递与控制的技术手段。物联网具体应用包括传感器技術，RFID标签、嵌入式系统技术、智能技术以及纳米技术等。

（二）物联网技术特征

首先物联网具有广泛性和时效性。广泛性主要是指物联网利用无线互联网技术传输，所以具有广泛性这种特点，同时物联网的应用领域十分的广泛，这是另一种层面上的广泛性。目前在科技领域以及在档案管理、教育、医疗和交通等等领域都有对物联网各种程度的应用。时效性只要是指物联网在进行信息传输和控制的过程当中，信息的传递速率非常快捷，对于信息的获取也具有时效性的特点。

其次，物联网具有智能和自动化的特点。智能化主要是指在物联网的具体应用过程当中能够实现对于物品的模式识别和控制功能，具有较高的信息处理和信息传递的能力。自动化特点主要是指在应用物联网技术的过程当中，例如在实现档案数字化管理模式的时候，可以在无人的情况下进行运转，不需要人员的干预，可以实现二十四小时无间断的运转工作。

最后，物联网技术具有包容性和创新性的特点。包容性主要是指物联网技术中含盖了很多其他的核心关键技术，涉及不同的而科学技术原理，例如射频识别技术、信号处理技术和网络通信技术等等一系列先进的科学技术，而且物联网技术在网络载体方面也是多种多样的，因而物联网的包容性的具体体现就是将不同领域和不同行业的技术手段有机融合在一起。物联网的创新性主要是指物联网的技术手段中，不是将其他现有的科学技术手段简单的拼凑在一起，而是运用创新思维，研发出适应应用环境的操作系统和控制系统。物联网在各行各业的广泛应用给予我们一种全新的思考方法，实现了物理世界和信息世界的有机融合，引领了未来科技产业和信息时代的创新步伐。

二、简要概述档案管理的当前状况与存在的问题

档案管理是目前几乎所有的企事业单位都需要的一项应用型管理环节，在很多的教育环节上，档案管理的进度和水平直接决定着教育的进度。例如医疗管理领域当中，在实际的档案管理任务，需要对日常的教学、培训以及科研所需要的资料与档案进行管理，有效地档案管理可以对医疗事业的发展贡献积极作用。档案主要是涉及日常工作和生活当中所产生的文字、图像以及图片等信息，进而对这些信息进行细致的分类存放与管理。在医院的日常活动和工作当中，产生的各类信息都是重要的文档信息，对于这些信息的妥善保存和分类工作是有着很大的必要性的。

传统的行业中，档案管理通常存在着零散化的特征，所以在日常生活和工作当中即使是进行细致的管理和分类，也很难在真正需要这些档案信息的时候能够在第一时间获取得到，在医院档案管理的场景当中，将会拖延医疗教学以及医疗研究的实际进展，有可能还会造成更不利的结果。物联网是信息化时代的一大重要科学技术成果，在物联网技术的日趋成熟化发展中，不同产业都或多或少的应用了物联网技术，使得相关的技术水平得到了明显的提升，物物相连而成的物联网可以实现各行各业中各个环节的相互促进，对行业发展具有积极作用。目前企事业单位在运用物联网技术来实现档案数字化管理的过程中普遍存在以下几点问题：

（一）机制不完善

目前物联网技术在大多数行业当中的应用程度还不高，因此很多企事业单位在运用物联网技术的时候缺乏相应的机制，使得物联网技术的应用效果不佳。很多时候物联网技术的有效应用，都需要完善的信息传输机制和控制机制来协同工作，因此某个机制的不完善很容易影响到整项技术的应用水平。

（二）信息化水平不高

当前社会不断的向信息化和自动化方向发展，若要全面普及物联网技术在档案数字化管理中的应用，就要提升企事业单位的信息化水平。信息化水平的不高通常会导致操作步骤繁琐，在部门间数据和档案的传输过程中效率不高，且容易发生档案丢包的现象发生，阻碍企业科技化程度和应用水平的提高。

（三）员工信息化素养不高

物联网技术作为一门先进的科学技术手段，对于员工的信息化素养和专业水平有着较高的要求。目前大多数的企事业单位档案管理从业人员普遍采用传统的档案管理模式，信息化素养不高，导致对于物联网技术的应用水平不到位，最终使得物联网技术没有发挥真正的应用效果。此外，许多的企事业单位在招聘员工的情况下不考虑物联网技术人员的素质和水平，很难使得员工之间能够协作，更无法满足物联网技术的应用要求。

三、物联网技术在档案数字化管理中的实际应用

（一）推动档案数字化管理一体化发展

档案管理中实现一体化的发展就是将文档进行统一的管理，通过对文档的分类和控制实现文档资源体系。物联网技术在档案管理一体化中可以提供很多的支撑作用。

1.物联网技术实现文档管理的一体化。物联网从根本上是实现人与物、物与物之间的信息传递过程，利用这种技术实现方式可以实现对于文档全周期的管理。此外，物联网可以有效地提供档案室和档案馆之间的有效对接，实现对于档案的全方位管理。利用物联网对档案进行管理，可以充分挖掘档案中所存在的内在价值，实现对档案的全面数字管理模式。利用物联网实现对于档案价值的充分挖掘，可以促进档案管理环节的数字化建设水平，对于后期档案形成和移交环节都有帮助，有助于化解矛盾。

2.利用RFID技术对实现对于档案的整合。在传统的档案管理模式当中，需要人工对档案进行标签设置，标签本身所含的信息量比较小，由于长时间人为的翻阅和查找工作，很容易造成标签的丢失。应用物联网技术对档案进行管理，就可以对电子标签当中所含的信息量进行充分的扩充，并且电子存储的形式不会导致标签的丢失，大大延长了标签的使用寿命和应用价值。电子标签技术也在随着科学技术的发展 而不断革新，目前RFID标签技术成为目前档案管理中最为理想的应用方式。RFID标签可以把文档中很多的信息都保存在电子标签当中，并且通过计算机和数据库实现标签和电子文件系统的有效契合，最终实现档案管理的系统化水平提升。电子标签在档案信息化管理中具有整合作用，相比于传统标签而言，不会存在机械磨损或者人为因素的磨损，目前已经成为档案数字化管理最为理想的应用方法。

（三）推动档案数字化管理智能化发展

物联网这项网络技术拥有自动化和智能化的特征，因为物联网系统本身就可以实现对于物体的有效识别，并通过识别功能实现对于物体以及档案的后续定位以及监控功能，以此可以实现对于档案的全周期管理。在档案进行识别和分类之后，可以根据档案检索和使用情况进行整理，最后实现门禁和安全系统。

1.档案数字化管理中RFID技术的有效使用。档案管理的过程当中可以使用RFID设备对于不同档案的电子标签进行快速的扫描识别，进而对档案中的索引信息和档案的基本信息进行有效的提取。另外应用物联网技术可以实现对于大量档案的索引信息进行有效地阅读，并从中找到需要的信息。RFID阅读器可以和使用者进行简单的交互工作，根据档案的电子标签可以让使用者能够快速找到需求的档案或者档案中所带有的答案，极大的丰富了使用者的体验。此外利用物联网技术可以實现对于档案的清点工作，实现档案管理的自动化和智能化。

2.物联网系统提供自助服务的可能性。在应用物联网技术对相关的档案进行分析处理的时候，物联网系统可以根据数据库里档案的具体信息并且和电子标签中的信息进行比对识别，以这种方式实现对于档案的智能识别。这种实现方式可以很好的满足使用者的具体需求，还可以实现对于档案的有效管理，发掘档案中可能存在的数据价值。另外还可以将智能识别系统和检索系统有机融合起来，也可以加强和专家系统之间的有效链接，利用门禁系统，就可以实现对于用户身份的有效识别，通过在数据库中设计不同用户的具体权限，就可以实现对于档案检索的全方位自动化处理，为物联网智能系统的的构建以及后续自助服务的实现提供了充分的可能性。

（四）推动档案数字化管理自动化发展

物联网可以结合传感器技术，将档案进行前期的处理工作，形成电子标签，并将档案整体进行实体化存储或者电子存储，就可以实现对于档案的全周期全方位管理。物联网通过对于电子标签的生成方式进行管理，对于档案的存储条件并没有很高的要求，电子标签可以代替档案本身成为有效地载体，更有利于实现档案数字化管理工作的自动化，实现对于档案信息的有效采集，最终实现档案管理工作的科学化和自动化发展。此外物联网本身具有较高的数据感知能力和，所以在档案管理的收集以及信息反馈方面有着有利的影响。从应用的角度来展开，自动化的信息传递系统可以协调处理不同处理器的信息，再通过传感器的节点来提升档案库房的管理水平，对网络层和信息处理系统进行自动化水平的提升，可以实现库房个中层面上数据的控制，例如对库房温度的智能调节，就可以通过物联网实现自动控制，不需要人为的进行干涉。

（五）物联网助力安全高效的档案管理

物联网技术可以和数字加密技术以及门禁系统进行联动，实现安全高效的档案管理。通过数字加密技术可以实现对于档案文件的加密，保障文件的安全性，外部没有访问权限的人将无法访问档案信息以及档案的索引信息，通过采用先进的文档加密技术可以防止文件的窃取，保障档案的安全。在此之外，通过门禁技术可以实现人脸识别系统的研发，在档案管理人员进入档案室的时候就可以快速的识别身份信息，方便工作的展开，此外也可以防止外部人员进入档案室。具体做法是在数据库中提前设置好档案管理人员的权限和可以浏览的档案范围，这样的话可以动态化以及实时地核对文档管理人员的信息，保障档案的安全性。物联网技术可以充分整合档案室中各项系统的协调，实现在具有权限的工作人员进入到档案室的时候，就可以实现权限识别，后续在进行相关档案的调用的时候，可以在数据库中留下日志信息，日志信息可以包括所调用的档案、浏览时间等等详细信息，这样可以方便后续的监督，在发现档案泄露等问题的时候就可以及时查看日志信息来查找原因，方便审查工作的进行。物联网技术的充分应用，有助于各个技术的有效融合，促进档案的安全高效管理。

结束语

目前随着我国经济和科学技术的不断发展，出现了很多的先进的科学技术成果，其中物联网的发展也取得了很多的成效。物联网技术在社会中的应用层面很广，涉及人民群众日常的生活和生产生活，为人们带来了很多实打实的好处。物联网这门新兴的技术目前在档案数字化管理方面的应用还不是很广泛，很多企事业单位在应用物联网技术的过程当中，存在着信息化水平不高、对于物联网技术了解不深等一系列问题，因此需要针对档案管理工作的实际需求和物联网技术的特征特点，实现物联网技术在档案数字化管理方面的有效应用，包括做到档案数字化管理的一体化、自动化以及智能化发展，最终实现完全自助式的档案管理模式。

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