浅析人工智能背景下高校毕业生档案信息资源利用与平台建设

2021-09-23江静徐涛

档案天地 2021年8期

江静徐涛

一、对高校毕业生档案信息资源进行统一管理的意义

目前，高校毕业生档案管理工作存在以下问题：1.毕业生自身对档案认识不足。由于高校毕业生就业工作方式的改变，使得毕业生对自身档案不够重视，有些毕业生不能够按照相关要求妥善存放档案。2.由于我国目前还没有统一的高校毕业生档案管理标准，因此许多学校档案管理要求不一致。3.高校毕业生档案信息资源管理手段相对落后。和其他类别档案的管理方式一样，高校毕业生档案信息资源管理方式主要是手工操作为主，对于一些档案信息化水平较高的高校，采用手工+信息化的半自动化方式，使得档案信息资源管理工作更加精准和现代化，而这需要加强档案管理工作人员专业能力与信息化水平。

随着社会信息化进程加快，人工智能技术在各个平台的应用落地，也为高校档案管理工作提供了机遇与挑战。作为高校档案管理工作的一个重要组成部分，对高校毕业生档案信息资源统一管理就具有更加深刻的意义。

（一）高校档案信息资源管理为毕业生就业与就业单位招聘人才提供了信息交流平台

高校毕业生进入社会首先面临的就是就业问题，做好高校毕业生档案信息资源管理工作与平台建设工作，能够帮助毕业生档案在求职应聘时发挥重要作用，可助力毕业生在就业时展示自身学习成绩、综合素质以及各项综合能力。用人单位可借助高校毕业生档案信息资源平台，全面、迅速地对毕业生在校期间学习、生活、社会实践等有一个系统全面的认知。从而可以搭建一个毕业生与用人单位之间的良好的信息交流平台，为毕业生求职就业与用人单位招聘人才提供一个信息交流的通道。

（二）加强高校毕业生档案信息资源建设有利于增强毕业生对档案管理的意识

档案作为学生在学校表现的真实的书面反映，具有权威性。作为人事档案管理的一个重要的原则“档随人走”，毕业生毕业离校后，档案的存放一般有以下三种方式：1.就业单位，如工作单位可以接收档案，毕业生可将档案和户口转到接收单位。2.由毕业生户籍所在地人才交流中心管理，毕业生本人持有学校和教育部门发放的报到证到所属地人才交流中心报到并存放档案。3.存放在毕业高校，学校替毕业生暂时保管。但是由学校保管的档案一般是毕业后的两年时间，是有时间限制的。而加强毕业生档案信息资源管理，不仅能够在档案转接过程中妥善保存毕业生档案，而且还能够保证毕业生在档案转存过程中的安全性与历史追溯。

二、高校毕业生档案信息资源利用与平台建设现状

（一）高校毕业生档案信息资源利用意识薄弱

高校档案信息资源管理是高校档案管理工作的一个重要组成部分，而开展针对高校毕业生档案信息资源的挖掘与利用工作，则是多数高校档案管理工作的一个需要加强的环节。多数高校档案的应用现状是闲置或者半闲置的状态，档案信息资源利用工作大多时候仅限于“需要时查询”的被动状态。多数档案管理工作者仍然以保管好档案为工作的唯一标准，而对档案信息资源的开发与利用缺乏积极挖掘的态度。而随着信息化技术的不断发展，越来越多的高校工作中融入了信息化技术。档案是宝藏，应当寻找合适的途径对资源加以开发与利用。通过对档案信息资源开发与利用，挖掘出来的有用信息，可以用来指导高校招生、教学、就业等各个运行环节的工作。如对高校毕业生档案信息资源的有效开发与利用，为就业单位可以对毕业生有一个更加立体的认识，在就业单位选拔所需人才时，提供了一个可靠的参考材料;对高校毕业生档案信息资源的有效开发与利用，通过挖掘学生生源地分布、所选专业分布、男女比例统计、毕业生就业单位数据等信息统计，可以反过来指导高校的招生工作、专业设置工作、就业指导工作以及课程改革等。而根据目前针对这方面工作的调研现状，显然这是高校档案信息化建设的一个薄弱环节，而高校档案工作者对于高校毕业生档案信息资源利用意识也有待提高。

（二）高校毕业生档案信息资源建设相对滞后

目前，多数高校档案信息资源建设工作多数停留在手工、半手工检索，或者直接提供档案原件（复印件）阶段（当然有时候这也是业务需要），档案信息资源建设工作相对滞后，致使档案服务效率较低，无法满足高校教师与在校生、毕业生以及社会各界对档案信息资源的需求。高校应当重视毕业生档案信息资源建设工作，通过制定相应的管理章程，并在实际的工作流程中加以应用，攻破这个薄弱环节。严格执行毕业生档案管理程序，将毕业生档案信息资源建设工作规范化、制度化，将分散到各个学院的毕业生档案进行统一、信息化管理;将纸质化档案通过信息化手段，变成可以永久保存的信息化资源，可以有效减少因档案管理工作人员工作调动、时间等客观问题带来的档案丢失等意外问题的出现，同时可以为促进档案信息资源的及时开发和利用提供一个便利的信息化平台。而根据对高校馆藏档案结构的分析和研究，档案工作的流程有待进一步规范化，相关制度有待进一步完善，否则很容易造成档案资源的缺失、查档困难以至于无法及时利用档案资源。由于毕业生档案信息资源多数分散在各个学院，或者本科生、研究生等不同种类学生的档案资源管理分散在不同的部门，如有些高校本科生档案由学生处主管，研究生档案由研究生院主管，继续教育、自考等又由其他相关部门主管。学生档案资源信息的分散，增加了高校对各类毕业生档案资源建设的难度。在实际工作中，多数档案主要是纸质档案，缺少视频、电子照片、电子文件等资源的收集与归档。

（三）高校对毕业生档案信息资源平台建设环节重视不够

尽管多数高校已经使用档案信息管理软件，并且将智慧档案馆（室）建设作为档案信息化工作的未来工作目标，但是多数高校在实际工作中仍然欠缺档案信息资源整体化建设，尤其是针对高校毕业生档案信息资源平台建设环节的工作则是重视不够。这和高校主要是面向在校生提供全面、系统的学习、生活等服务有关，对于毕业生档案信息资源平台的建设与后期维护重视不够，这也是高校档案管理工作日后需要加强的地方。档案信息化建设本身需要由档案类专业工作人员和具备计算机类专业工作人员构成，要求工作人员具有档案專业知识并且具备一定的计算机实践技能，即需要工作人员具有档案与计算机学科交叉背景，而在高校毕业生档案信息资源管理工作人员队伍中，这类人才是比较缺少的，需要高校对现有工作人员进行再培训，从而满足档案信息资源平台建设的需求。

三、人工智能为高校毕业档案信息资源利用提供了机遇与挑战

（一）人工智能有助于高校毕业生档案信息资源的挖掘

利用人工智能技术，如信息检索、知识图谱、机器翻译、图像识别、专家系统、数据挖掘等技术，深度发掘高校毕业生档案信息资源价值。如将知识图谱与数据挖掘技术应用到高校毕业生档案信息资源挖掘工作中，研究基于知识图谱的高校毕业生档案检索及挖掘技术与方法，对高校毕业生档案信息进行多层次、多角度的深度分析，挖掘出隐藏在档案数据中的信息规律和知识模式，从而促进高校毕业生档案信息化建设与档案资源的利用，不断提升档案管理服务的多元化、规范化和智能化水平。

档案的固有属性是服务用户，而毕业生档案主要服务的群体为毕业生。通过人工智能技术，可以提高毕业生档案资源的个性化服务水平，使得用户能够得到个性化的服务体验。人工智能还可在高校毕业生档案信息资源利用方面助力档案工作人员开发、整合与利用档案。

（二）人工智能助力高校毕业生就业，提升毕业生就业能力

随着高校档案信息化进程，人工智能为重复性极高的档案管理工作带来了契机，已经在档案日常管理工作中得到了应用，如数字档案馆建设、档案信息资源自动分类、纸质档案信息化建设并自动归档、电子证书检索与打印等。如某高校档案馆提供的成绩自动打印、成绩自动翻译模块，可以为高校毕业生在求职工作时远程操作提供可能，从而避免了毕业季为了找工作在学校、就业工作地两边跑的麻烦。通过人工智能技术，可以深度挖掘毕业生画像，为用人单位快速准确找到所需人才也提供了可能。通过数据挖掘技术反馈的用人单位职位需求信息，可以为在校生和毕业生提供求职信息，为就业做好充分准备，及早了解用人单位对人才的需求，从而有目的地进行选课与专业技能培养。高校可根据挖掘毕业生档案信息与就业信息，如根据挖掘高校历年毕业生的就业去向，可以统计高校毕业生专业设置的科学性，从而高校可根据反馈结构，优化专业设置;根据挖掘的用人单位招聘信息意向，可以科学设置培养方案与课程。

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