档案馆档案业务部分外包探究

陈桂玲

一、我国档案业务外包市场发展现状

随着信息技术的迅速发展，越来越多的档案馆开始推进数字档案馆建设，并逐步将档案整理、保管、扫描和著录等一些具体业务外包出去。但经过调研分析，这些档案中介机构和档案业务外包市场也存在着一些不容忽视的问题。

（一）从需求端看，档案业务外包需求不断增长，有望形成朝阳产业

当前，档案馆档案业务外包逐步成为市场主流选择。首先，档案信息化建设需要大量的人力物力投入，单凭档案馆内部的工作人员是难以完成的;其次，档案馆数字化建设需要大量高端硬件、软件资源，以及大批高素质的专业信息技术人才，而这正是建设数字档案馆所缺乏的;再次，档案馆将部分业务特别是“体力活儿”外包出去，就能抽出更多的精力来研究和完善规划、管理相关工作，从而在更高层面推动整个档案事业的发展。可以预见，将来的档案业务外包市场会日益扩大，立足这一需求的相关档案中介服务机构也会不断应运而生。

（二）从供给侧看，档案中介服务机构业务种类少，服务手段比较单一

目前，档案业务外包多集中于档案整理、档案上架、档案保管等常规方面。然而，档案数字化加工业务还处在初期阶段，如简单的档案扫描、著录等。当前，国家致力于开展数字化建设，大数据、云计算等新技术不断推陈出新，落实到档案工作方面，如何提升城建档案信息化水平，深入挖掘城建档案潜在价值，如运用OCR技术实现档案扫描双层PDF、坐标点提取、档案数据整合分析等，已成为当务之急。当前，能够满足这一需求的档案信息类中介服务机构较少，同时存在着诸多不足，市场上绝大部分档案业务中介服务机构还难以承接档案数字化加工业务。

（三）从规范化看，档案中介服务机构综合实力不够，缺少行业规范

目前，我国大部分档案中介服务机构经营较为分散，同时存在企业规模小、综合实力差等问题。不少档案中介服务机构从业门槛低，工作人员流动性大，专业素质良莠不齐。据了解，一些档案中介服务机构工作人员多为社会临时招募，流动性大，仅仅经过简单培训甚至不经培训直接上岗，在整理扫描和著录档案过程中，有档案被损坏甚至丢失的风险。可以说，规模小、实力弱是当前多数档案中介服务机构的基本状况，不利于档案业务外包市场的正常有序发展。

二、档案馆档案业务部分外包的必要性

（一）在法规方面，国家支持和规范社会力量参与档案事务

2020年6月20日，第十三届全国人大常委会第十九次會议审议通过了新修订的《中华人民共和国档案法》。提出：“档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织委托档案整理、寄存、开发利用和数字化等服务的，应当与符合条件的档案服务企业签订委托协议，约定服务的范围、质量和技术标准等内容，并对受托方进行监督。”可以说，积极支持档案管理事务性工作引入市场机制，以业务外包方式向社会购买服务，集聚社会资源和社会力量，有助于档案工作降本增效、提高水平。

（二）在技术方面，档案中介服务机构具有承担部分档案业务的服务水平

外部专业化公司通常是所从事业务领域中的技术领先者，有着比传统组织更敏锐的市场洞察力和技术优势，他们对所承包的业务施以优化设计、科学运作与管理，并跟踪最新技术发展，既可不断更新公司的系统，又能不断满足档案馆业务所需。同时，通过外包，促进档案部门整合各方面的资源，提高工作人员的专业水平和工作效率。

（三）在安全方面，档案业务部分外包可规避一些潜在的风险隐患

首先，档案业务全部外包会给档案部门带来风险。例如，档案部门由于过分依赖信息技术服务商，不可避免地放松对核心业务的把控，从而带来最终受控于服务商的风险。其次，档案外包还会给项目本身带来风险。例如，存在档案信息泄露、损坏或丢失的风险。基于以上风险防控，档案馆档案业务外包宜采取部分外包的形式，一些重要的核心业务特别是不能提供给普通公民利用的保密档案业务，只能由档案馆内部可靠人员负责整理与保存。

三、依法对档案馆档案业务部分外包的建议

（一）分清主次，明确外包项目及其相关要求

部分业务外包的前提是分清主次，确定哪些是核心工作，哪些是非核心工作。可以外包的，只能是一些具体的事务性工作，比如档案整理、数据著录等。对于那些具有保密性的档案信息，在技术处理上一定要慎重对待，一般不宜将其外包。档案部门还需向档案中介服务机构明确外包项目及其相关要求，以便于后续工作的高效有序开展。

（二）审慎选择，与合适的档案服务机构签订技术合同

档案中介服务机构的选择尤为重要。其选择标准大致可包括五个方面的内容：

一是档案中介服务机构的专业实力和项目管理水平，以及其所具有的资质。

二是档案中介服务机构所开发的软件或其他信息技术产品的性能。

三是该档案中介服务机构的社会评价。

四是该档案中介服务机构的报价及其与其他信息技术提供商报价的比较。

五是该档案中介服务机构的品牌和信誉。

因城建档案大部分涉及国家秘密，在档案外包过程中，应严格做好保密工作，建立健全保密制度，同档案外包公司签订保密协议。同时要求其在严格做好保密工作的同时，做好防火防盗防丢失等工作，切实保证档案安全。

（三）全程监督，保持与档案中介服务机构的实时沟通对接

在档案业务外包过程中，为保证工作顺利高效开展，档案馆和档案中介服务机构应相互支持、积极沟通，及时协调解决工作中的困难和问题，共同推进城建档案建设高质量发展。以青岛市城建档案馆为例，积极同档案中介服务机构沟通，定期召开工作会议，对其工作中存在的难点、痛点和堵点，及时协调解决。同时，定期检查，如为保证档案安全，要求其增加摄像头，以及完善档案管理制度，开展档案安全培训并将制度上墙。

（四）核心控制，充分发挥内部技术人员的保障作用

档案部门应严格控制核心技术，确保对数字档案馆建设的全权控制。同时，应加强业务培训，培养业务骨干，提升人员素质和业务能力，避免完全受控于外包商。以青岛市城建档案馆为例，为做好数字档案馆建设工作，档案馆建立健全了档案信息制度，充实了专业人员，从社会上择优选择了合作的外包维护公司，先后主导建设完成城建档案管理系统、城建档案在线接收系统等，正在探索推进档案全生命周期管理系统、地图查档等，避免受制于外包商。

（五）建设队伍，提高档案部门对信息技术的学习和创新能力

以城建档案馆建设数字档案馆为例，建设数字档案馆，需要大批专业技术人才，如档案、计算机和工程等专业技术人员。一方面，档案部门要定期开展业务培训，加强对专业技术人员的培养，提升他们的专业素质。如现在青岛市地铁档案移交和接收工作，已全部采用离线包的方式，对档案人员信息技术能力提出了更高要求，加强信息技术培训及业务学习非常重要，不管是档案馆人员还是建设单位，都要重视人才培养，熟练掌握归档流程及地铁档案的归档内容。另一方面，档案馆应大力引进专业人才，充实人才队伍力量，吸引一批具备计算机专业知识、档案知识和工程知识的年轻人才，推动城建档案事业高质量发展。