浅谈提高交通运输部门档案管理水平

朱月亮

摘 要：几年来，常山县交通运输部门高度重视档案管理工作，主要从两个方面入手，一是突出重点，以点带面，二是建制设岗，狠抓落实。我们本着“简便、管用、易行”的原则，制定和完善了一系列档案管理制度规范，设岗配员，监督落实，取得较好的成效。实践证明，交通运输部门只有掌握档案管理中的薄弱环节，加以剖析，采取有效措施，才能进一步提高档案管理的水平。

关键词：档案管理;制度规范;措施

中图分类号：G270 文献标识码：A

0 引言

几年来，常山县交通运输部门高度重视档案管理，主要从两个方面入手，一是突出重点，以点带面。我们结合交通实际，确立抓好科技档案（公路工程）和文书档案（党政管理）为重点，带动其它（干部人事档案、行政执法许可、财务管理、执法纪检）方面档案管理，加强规范化建设。二是建制设岗，狠抓落实。我们本着“简便、管用、易行”的原则，制定和完善《县交通运输系统档案管理办法》《进一步规范交通工程档案管理工作的意见》《开展交通重点建设项目档案管理检查的通知》《生产安全事故档案管理办法》《文件材料归档范围及档案保管期限表》《档案管理工作检查结果的通报》等一系列档案管理制度规范，配齐岗位和专职人员，投入资金，监督落实，取得较好的成效。实践证明，交通运输部门只有强化制度管理，针对档案管理的薄弱环节，加以剖析，采取措施，才能进一步提高档案管理的水平。

1 交通运输部门档案管理的薄弱环节

交通运输部门职能在于加强交通运输管理、规范行政执法、规范交通设施建设以及交通运输行业队伍建设、文明建设等，而档案管理工作普遍不能与之同步管理、同步落实，在人员的培养、资金投入、档案基础设施建设、管理制度等方面暴露出薄弱环节。

1.1 档案工作处于部门职能边缘化

随着社会不断进步，人们政治意识、法律意识增强，档案工作社会认同度逐步得到提升，对档案工作的重要性认识有所提高，但是，想要达到与其它工作摆到同样重要的地位上还有一定差距。一是交通运输部门的工作重点一定是围绕其职能进行抓落实，绝大部分的时间和精力将用在重点工作上，容易忽略档案工作。二是档案工作没有直接的经济回报，如要做好档案工作，则需要花费大量的人力资源和成本投入。三是上级行政和业务部门由于对档案工作考核没有量化指标和时间上限定，平时监督检查少于行业管理、工程建设、安全生产等领域。

1.2 档案管理人员素质缺乏专业化

交通运输部门档案管理工作缺乏专业化，原因有多种的，一是兼职现象，长期以来由办公室人员兼职完成档案管理工作，档案主管部门本意要求，在确实没有条件安排专职档案员的情况下必须落实兼职人员管理档案，可现在有的部门在档案主管部门考核时临时指认某某为档案兼职人员，应付考核。二是不能尽职，既然是兼职，那么其就有主业，办公室人员日常工作时效性要求高，花去精力完成错综复杂和繁重的任務，造成难以尽心尽职做好档案管理工作。三是人员流动较快，办公室工作环境下，工作能力得到锻炼，年轻人比较多，人员更换比较快，有的接触档案管理工作开始有些入门，就被调换岗位。四是参加培训较少，档案工作是一门具有专业性的学科，如果缺少参加培训，那么其专业化、规范化技术要求标准就低。综上情况，档案管理工作无论在效率和质量上都受到严重影响，离规范化管理要求还有差距。

1.3 档案管理资金投入缺乏常态化

档案工作资金投入缺乏，主要表现在档案基础设施、设备、人员报酬、培训等方面，比如档案室库房、阅览室的划定，电脑、空调、除湿器等硬件设施配备;以及对电子档案、数字化档案室建设的资金预算投入，软件购置和平台建设;聘请人员报酬;专职人员培训等方面的资金投入缺乏常态化。

1.4 档案管理执行不力缺乏制度化

主要从科技档案（公路工程建设项目）和文书档案（包括交通行政执法文书）的管理上来分析：一是对公路工程建设项目各参建单位（勘察、设计、监理、施工等单位）形成的科技档案管理不力。随着政企分开体制改革推进，交通运输部门职能也随之从管理向服务的转变，与参建单位建立起服务和协作的关系，对于落实较高的档案管理要求与参建单位执行到位之间存在适应性较大的差距。二是参建单位多数是企业集团，本应将自形成的档案资料妥善收集，归档整理，按时移交，但往往以降低成本为首要考虑，容易忽视档案工作，不能保证档案资料的完整性。三是交通运输部门与参建单位之间还未形成有效的契约和制度，能够与经济挂钩的制约手段，督促归档资料完整性，规范性，形成长效机制。四是交通运输部门及下属单位内部存在执行制度不力的现象，有的单位虽然确定档案人员，但是人员岗位职责不明确，档案管理制度不健全，文件材料从收文登记到收集、整理、分类、归档、利用、保管程序混乱。

2 提高交通运输部门档案管理水平的措施

针对交通运输部门存在档案管理工作薄弱环节和原因分析，应从制度层面予以规范，通过切实可行的监督落实，形成长效机制，逐步营造出良好的档案管理环境，提高交通运输部门档案管理水平。

2.1 建立管理网络，提升档案管理质量

交通运输部门和项目参建单位，必须建立一个周密的档案管理网络，明确主体责任，落实到位，切实抓好档案管理质量。一是领导机构。成立档案管理联合领导小组，成员由交通运输部门和参建单位的主管或分管领导及责任部门负责人组成，是综合的权力机构，负责领导、协调、监督、指导档案工作。二是责任部门。交通运输部门为综合档案室，负责将各种制度、规范、要求传达到文件材料形成单位，并对这些单位的档案工作进行业务的指导，检查，考核等。各参建单位的责任部门为办公室或综合科，负责制订档案管理的工作计划，检查工作落实情况。三是责任人。由专职（兼职）的档案人员担任，是具体按照管理制度规范实施档案工作的执行者。四是宣传交流环节。档案管理网络各层面所有成员，在领导小组的带动下，积极营造良好的档案工作氛围，不拘一格地通过多种形式、多种渠道宣传档案法律法规，如交通浙政钉、微信群、QQ群、交通简报以及组织档案工作交流会等提高各方档案管理意识。五是创新考核方式。改变档案工作单项考核惯例，将档案工作重要事项列入政府和上级业务部门的综合目标管理考核范畴，使档案工作更加得到重视。

2.2 完善制度抓好落实，确保档案工作规范

制定切合实际的档案管理制度，是交通运输部门抓好档案工作的有效保障。一是建立健全档案管理相关制度，包括人员岗位职责，档案管理制度、档案鉴定制度、档案利用制度、档案保密制度、规范化管理制度、安全与消防制度、库房管理制度、电子档案管理制度，以及档案收集、整理、归档程序标准。二是建立“三纳入”管理制度。与各参建单位签订合同时，要将档案管理相关要求体现在合同条款中，各参建单位应该把文件材料的形成、收集、积累、整理和归档纳入工作程序中;纳入工作计划中;纳入分管领导、责任部门（科室）、专职（兼职）人员的职责范围，并在日常工作中强化落实。合同还应体现相应数额的档案管理专项资金，明确各参建单位在档案管理方面相关责任，通过这种履行合同义务与资金挂钩的方式强化管理与监督，从而实现对公路建设项目档案质量的有效控制。三是建立“四同步”管理制度。就是公路建设项目下达与项目前期文件材料的归档要求同步;检查公路建设计划进度與检查项目档案材料形成、积累、保管情况同步;验收评审项目与验收该项目档案同步;项目的总结、奖励、考核、资金结算与档案管理部门出具完全归档证明材料同步。四是坚持公路建设项目档案验收制度。规范公路建设项目档案验收制度，是项目验收的重要环节和内容，按照省、市档案主管部门和重点办有关要求，坚持日常检查和竣工验收制度，结合省交通运输厅最新颁发的《浙江省公路工程竣（交）工验收实施细则（试行）》标准实施;并推行重要档案进行数字化后再移交的制度。

2.3 提前计划预算，保障档案工作资金

要有计划的安排好档案管理资金预算，保障档案工作在较高的水平运行。一是交通运输部门在基础设施建设初期对档案工作要有全面的长远计划，比如将档案管理的库房、阅览室、专用设备等列入规划，分步实施。二是档案管理工作日常经费纳入预算，如软硬件提升、人员培训、设备维修等费用。三是根据本部门档案室藏量情况，将档案数字化建设经费纳入计划预算，与上级政府和档案主管部门的《数字化档案室实施意见》接轨，努力创建示范数字档案室。

2.4 安排人员培训，提高档案人员素质

加强档案人员业务培训，提高他们档案业务技能和综合素质，打造一支高素质的档案管理队伍。一是进行职业道德教育，增强责任意识。培养档案管理人员敢于担当，热爱本职，干好本职，勇于负责的精神。同时要强化责任建设，实行责任追究和责任问责，确立一种良性的责任导向，其最终目标就是达到对待工作具有强烈的责任心和责任感，具有认真负责的责任意识。二是进行依法治档教育，提高档案意识。对《档案法》和档案工作认识、了解、熟悉和掌握是每个档案管理人员最基本的要求。要通过对《档案法》的学习，提高全社会对档案工作社会认同感。三是进行素质教育培训，提高业务水平。加强档案人员的整体素质教育，才会提高管理水平。为档案人员创造良好的学习环境，充分考虑档案人员的个人素质与业务水平综合情况，支持档案人员参加在职学历的提升，参加进修班学习，参加业务培训和继续教育，在学习中提高综合素质，开阔眼界，创新思路。

3 结论

提高交通部门档案管理工作，首先必须从基础设施建设、管理制度建设入手。在强化档案人员担当精神的基础上，提升档案管理和从业人员业务技能，以提升交通部门档案管理水平。

参考文献：

[1]邵晓莉，庞旭红.关于档案工作职业认同的几点思考[J].2015年衢州市档案学会论文汇编：73-78.

[2]《企业档案工作手册》，衢州市档案局（2018年10月）.

[3]档案专业培训考试参考资料（上/下册、浙江省档案干部教育培训中心（2020年3月）.