档案工作考核评价机制的实践与创新

文/赵 珊

国网陕西电力创新开展直属各单位档案工作考核评价，制定符合公司自身特点的考核指标，采取各单位自评、自动采集得分与专家组现场复评相结合的方式，统一标准、尺度，公平、公正、公开地进行考核评价，促进了档案工作制度化、规范化和科学化，推动了公司以及各单位档案工作均衡与快速发展

为了贯彻落实《企业档案工作规范》《国家电网公司档案管理办法》《国家电网公司档案工作考核评价办法》，有力地促进公司直属各单位档案工作科学均衡发展，促进档案工作制度化、规范化和科学化，使档案工作全面、高效、优质地服务于公司发展，国网陕西电力积极开展直属各单位档案工作考核评价，制定了符合公司自身特点的考核指标，采取各单位自评、自动采集得分与专家组现场复评相结合的方式，统一标准、统一尺度，公平、公正、公开地进行考核评价。在现场复评过程中，对各单位档案工作监督、检查、指导与考核一并展开，以评促培。并将考核评价结果纳入各单位企业负责人业绩考核指标，真正做到了考核评价和薪酬挂钩。此考评机制的创新与实践，有力地促进了公司档案管理整体水平显著提升。

一、实施背景

多年来，国网陕西电力公司库藏的丰富档案档案信息资源已经成为国家、社会的重要历史财富和企业生产要素与资产的重要组成，在维护国家利益、实现企业效益、保障职工权益等方面发挥了重要作用。时下，随着公司的发展，公司档案呈现出数量激增、种类多样、来源广泛、内容丰富、载体形式多样、利用多元等特点。由此，档案资源的管理也呈现出与以往不同的明显特点，在利用领域、利用需求、利用主体、利用客体、利用依据、利用方式、利用手段等方面呈现出立体化、全面化、多样化、法规化、科学化、现代化的新特点，其管理水平不仅反映公司的基础管理水平，更涉及到公司的信息安全与核心竞争力的构建。这就要求公司档案管理模式、管理手段都要相应进行变革。开展档案工作考核评价就是适应企业档案管理的新特点和新形势发展需要而产生的，大力开展档案工作评价，形成与公司发展相适应的档案工作激励约束机制，对推动公司档案工作发展，推动档案管理工作的现代化、规范化、标准化，提升档案管理水平实为一大重要举措。

常规的考核评价工作仅对档案工作产生激励作用，而档案工作的专业性和实操性很强，许多单位仅仅知道自己考核评价结果，但却不知如何进行规范性操作，更不知道如何整改和改进。公司档案考核评价工作采取系统采集与现场检查、现场培训相结合的方式，及时发现各单位档案工作存在的不足与短板，手把手进行现场培训，并将考核评价结果纳入了各单位企业负责人年度业绩考核中。各单位不但形成了良好的竞争氛围，更重要的是教会了档案人员规范、标准的操作方法，借以促使公司系统档案管理水平大幅提升。

二、创新与践行

公司系统共有22家下属单位参与档案工作考核评价，通过档案考核评价，各单位领导对档案工作重视程度明显增加，各单位档案归档及时率、完整率及非涉密档案数字化率显著提高，档案管理向规范化、标准化大步迈进，公司系统档案工作整体水平大幅提升。公司档案工作考核评价创新与实践主要表现在以下几个方面：

国网陕西电力根据《国家电网公司档案工作考核评价办法》和《陕西省电力公司档案工作考核评价办法》，结合公司实际对《国网陕西省电力公司档案工作考核评价指标》进行了修订，形成了适合公司直属各单位的考核评价指标体系，包括组织机构，业务运行，开发利用与科研、宣传，设施设备、加分项，减分项6大类，共34项，其中有4项为系统自动采集项，加分项综合考虑日常工作基础、支持公司档案工作成效等因素。考核评价指标涵盖了档案管理工作的各个方面，实现了动态管理。

档案考核评价项目及分值比例饼图

考核评价标准得分为100分，并设10分的加分项。各单位总得分按标准得分与加分项得分相加后计算，四舍五入取整数位。考核评价结果分示范、规范、合格、不合格等四个等级。考核评价总得分在95分及以上为示范级，85分～94分为规范级，70分～84分为合格级，70分以下为不合格级。

二是统一尺度，考核评价工作公平、公正、公开

档案考核评价现场检查抽调公司系统资深档案专家组成档案考核评价检查小组，将考核评价指标分配给各位专家，每位专家仅对自己负责的指标进行打分，统一标准、统一尺度，公平、公正、公开地开展考核评价工作。现场检查结束后汇总各单位得失分表，并注明每个单位每项指标失分原因及实际得分，形成《各单位得失分汇总表》，得分透明、公开，并通过公务邮箱发送给各单位，以便各单位知悉自己不规范做法和弱项，有针对性地进行整改。考核评价最终结果以文件形式下发，要求各单位针对得失分表进行诊断分析，针对失分情况，制定整改措施，抓紧改进与完善。公司下属某单位在2017年度档案考核评价工作中得分仅为70.5分，被评为合格级单位，单位领导高度重视，在弱项业务建设、开发利用与管理科研、设施设备上狠下功夫，档案管理工作突飞猛进，在2018年度档案考核评价时，给专家组展现了一个设施设备齐全、档案管理规范、编研成果丰富的崭新的档案室，2018年度考核评价综合得分为95分，被评为示范级单位。这个单位的进步让专家组感到震撼的同时也倍感欣慰，而这个单位自身的发展与进步真正得益于档案考核评价的创新与实践。

三是以评促培，考核评价与培训相结合

在现场复评过程中，对各单位档案工作监督、检查、指导与考核一并展开。由于档案工作有很强的实操性，现场培训比集中理论培训更有效果，所以公司以档案考核评价为契机，对档案人员进行了现场培训。考核评价专家对档案人员手把手进行业务指导，针对卷内目录、档案排架、系统著录、移交清册、档案借阅记录等等不规范的做法进行了纠正；对档案的分类、组合、排序、编目、组卷等进行了现场演示；教会了档案人员如何收集全宗卷材料建立全宗卷；指导农网工程档案收集整理过程中如何建立工程项目、如何分类；对现行的档案制度、规范进行了宣贯和阐释。这些在集中培训中学不到的实践操作，在考核评价过程中进行了现场培训，各单位档案人员不但增长了理论知识，更学会了如何正确操作、如何规范整理档案。档案考核评价的创新与实践再次表明：“实践出真知”这一科学断言。

四是奖惩分明，将考核评价结果纳入业绩考核

（3）奉新县地理位置优越、交通便利，在规划中是重要的交通枢纽，奉新县可以以此打造现代交通体系，发展物流运输产业。打造以高速公路为基础，以铁路运输为重点、以航线网络为驱动的内外交通体系，形成奉新与南昌、九江等区域的城际运输网络。

档案考核评价最终结果以文件形式下发至各单位，为确保考核评价工作成效显著，公司将档案工作考核评价结果作为减项指标，纳入各单位企业负责人业绩考核，针对考核评价不合格的单位，在企业负责人年度业绩考核得分中扣1分。在2017年度档案考核评价中，不合格的11家单位企业负责人在年度业绩考核中都被扣分，相关责任人也被考核，引起了各单位领导及员工的高度重视，全员档案意识得到了极大增强，档案人员工作主动性大幅提高，档案保管条件得到了极大改善，档案工作环境也发生了显著变化，真正做到了考核评价和薪酬挂钩，档案工作奖惩分明，档案工作开始走上良性循环轨道。

五是综合分析，加强公司档案工作统筹管理

由于时间和空间的限制，如果公司档案管理人员仅对下属各单位通过点对点的方式进行指导，就会导致对所属企业档案管理实际情况不了解，不能发现存在的共性问题。在档案考核评价现场检查过程中，公司档案管理人员同时对档案工作进行了调研，按照各项指标对考核评价得分进行了统计分析，了解了各单位档案管理工作现状以及遇到的困难，找到了各单位档案管理的弱点和共性问题，以便结合实际更好地安排部署公司档案工作，促进档案管理整体水平的提升。例如在2018年度档案考核评价工作中，检查组发现各单位档案管理硬件设施差，档案柜架不符合要求，迅速安排对直属各单位及县供电公司档案柜架情况进行摸底，并积极协调申请专项费用236.08万元，用于改善各级单位档案室档案保管条件；发现各单位农网工程档案存在不规范现象，档案室根据《国家电网公司关于进一步加强农网工程项目档案管理的意见》（国家电网办〔2016〕1039号），结合陕西农网工程现状，制定了《国网陕西省电力公司农村电网工程档案管理实施细则（试行）》，用于指导、规范各单位农网工程档案管理工作，这些做法都收到了事半功倍的效果。

三、效果及影响

公司档案工作考核评价结合档案管理专业特点，探索、研究了标准创新、管理创新、做法创新、应用创新的企业档案管理新模式，应用实践成果显著，具有创新代表性和示范性。

其一，建立了科学的考核评价机制。主要表现在：

一是符合规范化的要求。提高了档案评价考核工作的方法和手段，统一了评价内容、评价程序及评分标准，使之规范有序。

二是符合制度化的要求。统一了“组织建设、业务建设、信息化建设、开发利用与管理科研、设施设备、加分项”六个方面的考核项，使档案评价考核过程制度化、常态化。

三是符合科学化的要求。指标体系由一系列指标参数组成，较好地反映出档案管理工作的特点，体现了指标体系整体的科学性；在设置指标参数时，每个指标具有相对的独立性，体现了具体指标的科学性；对各项管理指标作出的定量分析，有充分的科学依据，体现了指标计算的科学性。

其二，档案管理整体水平大幅提升。大体情况是：

2017年年度档案考核评价结果无示范级单位，规范级仅有1家，合格级8家，不合格级11家；

2018年年度档案考核评价评出示范级单位1家，规范级7家，合格级13家，不合格级0家；

2019年度示范级单位3家，规范级11家，合格级5家，不合格级1家；

2020年度示范级单位4家，规范级9家，合格级7家，不合格级0家。

从评价结果可以看出各单位档案工作普遍进步很大，各单位均开始注重加强档案资源建设和制度建设，档案收集、整理等业务逐步趋于规范化、标准化，档案质量明显提高，档案信息化建设步伐加快，大部分单位档案信息化工作做到了有规划、有目标地向前推进，并取得成效。档案管理工作者的素质和能力增强，充分发挥了档案人员的工作积极性和创造性。大部分单位领导高度重视档案工作，档案管理水平大幅提升，各单位工作差距逐步缩小。

2017年度、2020年度档案考核评价结果对比柱状图

其三，提升档案质量，促进档案利用

档案工作考核评价在档案基础业务上狠下功夫，对档案归档及时、完整、规范、准确、系统等方面都进行严格要求，强调必须做好档案管理基础工作，切实提升档案的质量，只有档案收集全面完整、整理规范、分类准确，才能为日后档案利用创造先行条件。档案的中心工作是提供利用，考核评价指标对档案的开发利用提出了明确要求，各单位深入挖掘档案价值，着眼于领导决策、安全生产、经营管理等中心工作，开展各种编研，公司系统形成专业性强、有说服力的编研成果103余种。实现了档案资源丰富、高效利用。

其四，社会效益得以彰显

通过档案考核评价工作管理创新，大大提高了工作效率，多年来丰富的档案库藏信息资源被公司广泛利用，在支持领导决策、服务公司中心工作方面发挥了重要作用，为整个公司创造了较大的社会效益。通过对公司生产经营活动的记录，不仅保证了公司的安全运营，而且实现了良好的社会效益，维护了公司的权益，使公司在市场竞争中占据优势，提升了公司的社会形象。例如：在陕西商洛山阳县山体滑坡、“7·22”风灾倒塔等抢险救灾中，及时向抢修一线和生产单位提供完整、准确的工程档案，有效发挥档案强大的信息支撑作用，确保及时快速恢复供电。

其五，经济效益显著提升

档案是公司的无形资产，是蕴藏着丰富信息资源的知识宝库，通过开展档案工作考核评价，逐步实现档案标准化、精益化管理，公司档案收集整理工作得到进一步规范，提高了档案归档质量，做到档案利用快捷，大大降低了管理成本，档案家底清楚，档案资源不流失，企业的资产逐步积累，并得到了有效的保护，档案价值得以体现。例如：科技档案是对公司生产建设经营活动的全过程记录，越来越多灾害中电力抢修、重大事件保电、赔偿纠纷的产生，使公司的科技档案重要性愈加突出，在国网陕西电力补办国网汉中供电公司产权证事件中，科技档案发挥凭证作用，为公司挽回经济损失150多万元，档案的凭证价值得到了充分展现。

上述创新与实践表明，档案考核评价的办法实施，对于像国网陕西省电力公司这样的大企业提升公司以及下属单位档案管理水平，实为行之有效。对于促进公司整体档案管理的规范化、有序化、科学化确实是一大有力举措。