事业单位纸质档案及电子档案规范化统一管理策略

吴英

【摘  要】为降低事业单位档案管理安全风险指数，论文研究了事业单位纸质档案及电子档案规范化统一管理策略，阐述事业单位纸质档案及电子档案管理的理论背景，总结档案管理问题，构建事业单位纸质档案及电子档案规范化统一管理策略。实例分析证明，应用了事业单位档案管理策略后，事业单位档案管理安全风险指数降低为0.50。

【Abstract】In order to reduce the security risk index of archives management in public institutions， this paper studies the standardized and unified management strategy of paper archives and electronic archives in public institutions， expounds the theoretical background of paper archives and electronic archives management in public institutions， summarizes the problems of archives management， and constructs the standardized and unified management strategies of paper archives and electronic archives in public institutions. The case analysis shows that the security risk index of archives management in public institutions is reduced to 0.50 after the application of archives management strategy in public institutions.

【关键词】事业单位;纸质档案;电子档案;规范化统一管理

【Keywords】public institutions; paper archives; electronic archives; standardized and unified management

【中图分类号】G271;D630.3                                             【文献标志码】A                                                 【文章编号】1673-1069（2021）09-0004-03

1 引言

记录原始的实践活动中各类主体行为数据的统称为档案，由于档案在实践活动中直接形成，这些数据是阶级产生过程中累积和保管的数据资料。这种性质的累积和保管在维护个体运行时起到十分重要的作用。因此，档案管理与促进文献生成相辅相成，由此也产生了对档案累积管理的部门。剖析事业单位档案管理的内涵可以发现，信息档案对于民族和国家而言是重要的，同时对于社会而言具有不可或缺的参照价值，而且档案管理对于现今的社会发展意义重大。档案管理是服务型政府职能改革的第一步，通过完善档案管理改革举措，可以实现档案管理与网络信息技术的大融合，促进档案管理与政府职能相互完善并促进，并以新公共服务理论为依据促进事业单位档案管理的改革。基于此，为提升事业单位档案管理安全性，本文对事业单位纸质档案及电子档案规范化统一管理策略进行研究。

2 事业单位纸质档案及电子档案管理理论背景

社会生活的日新月异增加了档案管理的信息量，同时也彰显了事业单位档案管理的重要地位，并对事业单位档案管理提出了全新的要求。为实现其良好保存，促进社会单位平稳度过档案转换初期，需要对档案管理产生的物质文化资料做合理记录，并向社会个体提供事业单位管理记录的珍贵档案资料，以记录事实为基础记录历史上的发展内容，作为有力的社会发展维护工具，并以此作为档案管理的参照，还要采用数字化、信息化的方式促进事业单位档案管理方式多元化。以信息化办公为标准，对单位档案管理的效率作出新的要求。而且檔案管理的规范化，也使得整个事业单位档案管理的办公内容变得更加轻松，在提高档案处理速率的同时避免办公经费的浪费。而且仅就工作性质的重要程度来说，档案管理这一管理型的工作与物质财富的直接产生不发生实质性的关系，但这并不妨碍档案管理与其他部门建立实质性的记录关系，通过实践服务记录事业单位的资源数据，并将实际数据与公共服务相结合，以此为社会个体提供实质性的服务。由于其本身的不盈利性，所以档案管理的收益不能以盈利多少来衡量，而是需要通过对事业单位各方面的资料采集，在保留机密信息不外泄的同时，在合理的范围内为民众个体提供信息资源服务，这才是事业单位档案管理的意义所在。

分析档案管理的功能可知，大部分档案管理内容与单位工作业绩挂钩，其中包含了事业单位的发展历史及管理内容，也包含单位发展历程中取得的各项重要成果。这些重要资料甚至能够决定一个单位未来的发展走向，所以档案管理绝不仅是做档案保存和收录，而是衡量单位业绩和发展方向的重要标尺。

3 事业单位纸质档案及电子档案管理中存在的问题

现如今，事业单位档案管理制度对档案信息资源的开发利用效果并不明显，这使得档案管理信息资源的利用率不断下降，保管的许多档案的信息资源质量参差不齐。出于对档案信息资源采集的考虑，需要根据档案管理制度类别作内容总结，但受部分档案管理信息化资源的制度限制，同期档案的收集整理分类与立卷编目不相匹配，对于单位间信息资源的共享机制没有明确的把控，档案信息化资源的质量也有待提高等问题日渐突出。由此可见，当前建立的信息化档案管理数据库已经远远不能满足现今数据档案存储的需求，部分档案管理空间还有待开发。

而且部分档案信息内容的安全保护措施缺失，重要机密的档案资料与普通档案资料混淆，使得国家机密档案信息存在不可控的泄露风险。对事业单位档案管理的信息化处理不充分，缺乏足够的档案信息安全建设。此外，对普通的档案资料与重要档案的资料的区分度不够，涉及很多机密信息的档案管理未完全按照安全管理机制进行。对档案的查借审阅制度把控不严格，在收录、转出、利用和销毁时未规范操作等问题也十分明显，亟需通过限制机密资料的审阅规制，保证在适当的情况下公开事业单位档案管理资料，对事业单位的档案进行管理与公开，确保安全。

检索效率与档案管理的关联性极高，因此，部分事业单位对检索工具十分执着，努力研发检索工具以期提高档案管理的效率，殊不知检索设备的提高能够较大程度地提高检索效率，且当检索设备上的检索工具过于精密，可能还会导致档案管理的效率降低，甚至在档案检索时容易出现档案重叠的情况，这也会导致事业单位档案管理陷入效率过低的困境中。

4 构建事业单位纸质档案及电子档案规范化统一管理策略

4.1 拓宽事业单位纸质及电子档案规范化统一管理渠道

为提高档案管理信息资源利用率，应当对事业单位纸质及电子档案规范化统一管理渠道做拓宽处理。通过数字加密技术提高数字化加密技术的利用率，利用更多的档案资料的转换管理方式，对典型的数字化技术做升级处理。通过数字加密数据库，提供档案管理身份认证扫描功能，将数字化档案信息与完整的档案信息资料相结合。通过创造有利条件建设数字化档案管理效益统计机制，并引进外来相关技术实现事业单位档案收集整理。

另外，需要分析事业单位档案管理改革组成，利用数码扫描识别技术整理事业单位纸质档案，并对纸质档案设置数码电子标签，通过OCR识别推行档案管理工作的自动化实现，并在购置前对档案自动化建设的基础设施作预先考量。利用自动提取的数据收集管理功能，确定筛选检索的信息数据关键词，建立批量处理档案管理基础设施，并根据自动化管理的方式选择档案管理的建设基础构成，根据档案管理的实际运用情况对包含信息进行数据分析。利用档案自动化建设的基础设施构建自动化管理单位，并设计更多的档案管理模式。

此外，需要對传统的档案管理利用机制作调整，针对事业单位档案互动率较低的部分做档案管理联动，通过以多对一的互动化管理建设，对事业单位的档案管理平台进行改革。增加档案管理的需求服务开发人员，并针对在线同时交流互动增加档案借阅功能。通过开发相应的服务软件，提供交流互动的档案管理服务模式，并针对交流互动率较高的文献信息作整理，以提高档案文献信息的交流互动效果为主，提高公共服务档案管理的查看功能。出于改变传统档案互动性的目的，建立互动化档案管理建设机制，以交流互动为基础做好多方同时在线档案信息的优化处理。

4.2 构建事业单位纸质及电子档案规范化统一管理机制

为提高事业单位档案管理的利用效果，需要从重保管利用的理念入手，建立起事业单位纸质及电子档案规范化统一管理机制。利用管理机制规范档案管理工作开展的情况，对尚未归档的重要档案做监督，并对于被利用的档案管理资料做登记，通过利用率的高低对档案管理资料进行分类，将不同类型的档案管理资料归置到一起。只有档案管理的工作机制转变，才能重新建立档案管理的出发点，使得档案管理工作获得更高的认可度。

同时，档案管理不仅是为了单位，同时也是为了社会和个人，保护社会个人的原始资料不被泄露。因此，档案管理机制应转变服务对象，建立维护自身合法权益的凭证查询机制。以供给管理、科研等工作服务资料为基础，依托团体组织的重要等级信息总结档案管理工作内容。重新整理档案统一管理资源的服务内容，可以使得档案管理资源更加丰富多样化，能够满足更多利用者的实际需求。利用每年的档案工作会议培训指导兼职档案人员，并普及档案法规等重要工作机制，指导并对业务工作中的具体问题作出及时有效的解释。收集并保管处理完毕的档案信息资料。统计缺失或存在错误的事业单位纸质或电子档案，将统计结果汇总并统一报告处理。

4.3 建立事业单位纸质及电子档案规范化统一管理制度

事业单位的档案管理观念与当前单位的改革形势不符，导致档案管理制度也远远落后于当前的档案管理环境，因此，在革新旧的落后观念的基础上，利用档案管理制度建立便民服务资源开发管理制度。在档案管理的工作中，从本质上加强档案规范化管理的信念感，从新公共服务理论的角度思考社会组织管理的切实任务。不以单纯地追求效率为目标，以保存信息的完整度和收藏文献资料的价值高低作为衡量档案管理的好坏。针对保存的档案做机密性保管处理，利用档案管理资源开发程度建立新的档案审核标准。

对涉及单位的具体数据进行处理，通过相关业务往来的民众的基本信息作出数据统计。对于涉及的主体比较多的事业单位的档案管理资源，反复核对涉及单位的具体数据，并与单位人员信息进行对照核实。按照档案资料管理流程细致审核档案内容，同时建立档案管理工作监督制度。对档案管理的程序以及流程的规范化做流程检查。

从加强其档案管理的工作制度入手，对事业单位的档案管理监督机制作修正，将具体的单位档案管理分成2个部分进行。据此建立档案管理监督机构，成立监督队伍。审视档案管理的监督的内容，重新拟定档案管理的监督标准，根据外部监督制度确定人民群众的监督方式，并鼓励事业单位管理监督中多元主体参与，并对档案管理做有效的宣传。

5 事业单位纸质档案及电子档案规范化统一管理策略应用实例

5.1 档案管理概况

为验证事业单位纸质档案及电子档案规范化统一管理策略的优化思路，合并某区事业单位档案管理的划分关系，并针对本区内的单位档案管理作出调整，根据区内的分类标准划分社会保障及各项科教文卫的资料数据，针对档案管理的制度和方式作情况叙述，通过事业单位纸质档案及电子档案规范化统一管理策略，对涉事业单位档案管理对象的内容作总结。

5.2 档案规范化统一管理策略的具体内容

在总结档案规范化管理机制的基础上，对事业单位档案管理的功能作减法处理，合并并调整档案管理工作内容，以减少事业单位档案管理的工作分散性，降低档案管理部门对档案管理不作为的可能性。根据档案管理的内容划分档案管理风险的计量标准，对某区内事业单位的档案管理风险等级作调查，借助分析工具整理得到的部门档案管理情况，按照从1～10的权重比对档案管理信息作评分，据此分析单位档案管理的安全等级对比结果，以远离标准参照线的距离为风险值的计算标准，以9个月为安全风险指数的计算周期，计算应用管理策略前后的风险指数。

5.3 结果分析

为更好地考察当前我国事业单位档案管理进程以及受到时间以及空间、资源的限制，研究者选取了比较具有代表性的H区作为研究的对象。通过对H区档案管理的信息化的研究，得出事业单位档案管理安全风险指数统计图，如图1所示。

分析图1中事业单位档案管理安全风险指数统计可知，在应用事业单位纸质档案及电子档案规范化统一管理策略前，事业单位档案管理安全风险指数较高，在第1月时风险指数达到了0.75，在应用了事业单位档案管理策略后，事业单位档案管理安全风险指数最高为0.50。因此，应用事业单位纸质档案及电子档案规范化统一管理策略确实能够有效降低事业单位档案管理安全风险指数。

6 结语

本文通过建立事业单位纸质及电子档案规范化统一管理制度，以期为改善事业单位档案管理化建设投入不足的窘境，为加快事业单位檔案管理的发展进程提供一定帮助。但单位档案管理监督机制仍然比较单一，需要社会各界融入参与并提出更好的建议，以此促进单位档案管理全面化发展，因此还需进一步研究。

【参考文献】

【1】聂韶晶.互联网时代高职院校档案信息化转型研究[J].传媒论坛，2021，4（13）：135-136.

【2】王文强.数字时代创新医院档案数据管理路径探讨[J].兰台内外，2021（19）：16-18.

【3】石贞贞.“互联网+”背景下高校档案管理工作创新探究[J].兰台内外，2021（19）：19-21.

【4】刘玲.现代档案管理中的声像档案管理分析[J].兰台内外，2021（19）：22-24.

【5】吴薇.现代企业制度下企业档案管理研究[J].兰台内外，2021（19）：25-27.

【6】郑慧丽.新形势下事业单位文书档案管理工作内容浅析[J].兰台内外，2021（19）：34-36.

【7】谢存.职业能力视角下的高职体育课程改革及方法分析[J].科学咨询（教育科研），2021（06）：86-87.