Excel在企业不同场景中的应用

季炼

[摘 要]目前，Excel在企业中的应用相当广泛。无论在职能部门还是业务部门，Excel都被视为一款功能强大的数据分析工具。文章选取了Excel在企业应用中的三个典型场景，包括新员工入职考试成绩分析、资质申报人员数据分析和企业客户分析。通过三个场景的比较分析，文章介绍了Excel在不同场景中的实际运用情况，为员工更好使用Excel对企业数据进行分析提供思路和借鉴，也为日后对员工进行办公技能的培训提供可操作性的建议。

[关键词]Excel应用;企业管理;办公技能

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.27.101

1 引言

凭借诸多优势，如易于操作、兼容性强、功能强大等特点，Excel已成为企业必备办公软件之一。不仅如此，Excel既能配合企业软件进行操作，也能脱离软件单独进行操作。[1]这些优点使得Excel的应用受到越来越多人的重视。

然而，在企业的不同场景中，受制于分析对象、数据大小、数据类型等因素，对使用Excel的要求是不同的。比如，在人力资源部，Excel表主要用于分析员工的年龄、性别、学历等构成，会更多使用文本型数据;在财务和销售市场部，Excel表则更倾向于用来分析数值型数据，以判断销售额、成本、利润等要素之间的关系。因此，有必要对Excel在企业不同场景中的应用进行分析，研究各部门或各岗位的使用倾向，从而帮助员工更好使用Excel，并对员工提升Excel技能提供有针对性的培训。

2 典型场景

场景一：员工入职考试成绩分析

顾名思义，员工入职考试成绩的分析对象是应聘人员的考试成绩，以数值型数据为主。由于员工入职考试分为通用和专业能力测试，因此需要将多门课程的考试成绩从不同系统中导出，整合在一张成绩表上。再通过加权计算，形成应聘人员的入职考试总成绩。最后还需要对总成绩进行排序，标出未通过通用能力测试的人员。

在本场景中，Vlookup函数是最重要的分析工具。根据要求，本场景的操作重点是将多个科目的成绩合并到一张Excel表中。因此，在对新员工入职考试的成绩进行分析时，可按照姓名栏中员工的姓名，查找出其在不同科目中相对应的成绩。要注意的是，使用Vlookup函数前，最好确保从各个系统中导出的分科目成绩具有统一的格式，尤其是查找列与被查找列应具有统一的数据类型。否则，Vlookup函数就极有可能报错，以至于无法成功匹配数据。

尽管有诸多好处，但在实际操作时，应用Vlookup函数也会有弊端。由于使用员工姓名作为唯一的匹配项，因此，前期应聘者在系统中填写的姓名必须准确无误，不能出现空格、错填等现象。另外，导出成绩时，要尽可能确保Excel表中不会出现重名现象。否则，就需要通过人工手动进行匹配。

场景二：资质申报人员分析

资质申报人员分析要求判定申报人员的性别、年龄、部门、职级等结构，并预测这些因素对员工申报资质意愿的影响。由于员工提交的申报材料中含有身份证信息，因此，可以从身份证中提取相关信息，结合部门、职级等要素，对员工的总体申报情况进行分析。

要从身份证中提取信息，必须使用文本函数，如Mid、Left和Right，其逻辑是从一个字符串中按顺序截取一定数量的字符。在我国，公民身份证号码由地址码、出生日期码、顺序码和校验码组成。从身份证号码中，可以了解所有者的户籍地、出生日期和性别等信息。[2]使用文本函数从身份证号码中提取信息，可以避免因填报者主观失误或客观原因造成的个人信息填报不准确、不规范等问题。

然而，使用文本函数从身份证中提取的只是数字，必须配合其他函数才能获得所需的完整信息。例如，想获得员工的户籍所在地信息，可以使用Left函数从左侧提取两位数字，再通过Vlookup函数与身份证省份编号对照表进行匹配;如果想了解员工的出生日期，要先通过Mid函数提取代表出生日期的数字，再使用日期函数转换成出生日期……总之，如果要从身份证中提取信息并加以分析，就需熟练掌握Excel中使用公式的技巧。

场景三：企业客户情况分析

和前述场景不同，本场景的分析对象是企业客户。同人力资源分析相比，企业客户的分析有两大特点：一是在部分企业中，企业客户可能多于员工数量;二是从销售角度看，企业客户的分析更侧重于分析对象的地域分布、所属行业等情况。尽管如此，企业客户分析和人力资源分析也有相似之处。比如人力资源分析表中通常包含员工的基本信息，如户籍、出生日期、入职时间、部门等，在进行企业客户分析时也会考虑企业的基本信息，如注册地、成立日期、首次使用产品时间等。

为更好展示数据，本场景中，经常会用到数据透视表和数据透视图来展示分析对象的特征。特别是数据透视图，由于包含柱形图、饼图、折线图、条形图等多种图形，可以清晰直观地反映分析对象的屬性。例如，使用柱形图可以展示企业客户的地域分布，再适当调整标签颜色、形状效果等格式，辅以排序、筛选等操作，可以使地域分布的展示更为形象，更易于被观众接受。除此之外，Excel中的数据透视表和透视图可以和PPT配合，以达到最佳展示效果。

3 场景分析

如果考虑分析对象、数据来源、分析时主要使用的数据类型和经常使用的Excel操作，可对Excel在以上典型场景中的应用情况进行如下比较。

可以看出，在企业中，Excel的分析对象不只是自然人，还可以是法人;Excel表格的数据来源可以是手工录入，也可以由系统导出。在企业各部门，Excel分析的数据类型以文本型、日期型和数值型为主，在财务部还会用到货币型或会计专用型数据。由此推断，Excel在企业中的应用有以下趋势。

（1）应用更加广泛。从人力资源部到财务部、从生产部门到销售部门……几乎企业的每个部门在日常办公中都会应用Excel。即使同一部门的不同岗位，也会不同程度地使用Excel。比如在人力资源部，绩效专员会使用Excel分析绩效数据，招聘专员会通过Excel表研究企业的招聘情况并预判企业未来的招聘走势。