新形势下高校档案收集的问题和对策

赵苗

摘 要：高校档案收集是要把掌握在各个职能部门和个人手中有价值的文件材料，按照《档案法》集中保存起来，统一集中管理档案。在高校档案管理中的第一阶段工作是收集档案，是丰富档案库存资源、开展档案管理与服务工作的基础。在档案数目与日俱增、数字化进程日益加快的情况下，对档案收集的完整性、准确性提出了更高的要求。

关键词：高校档案;收集;对策

高校档案管理办法中明确规定，高校档案是高等学校在从事招生、管理、教学等活动中形成的历史资料，以图标、文字、影像等作为承载媒介，对学生、学校和社会具有借鉴和保存价值。完整的档案材料对学校评价、教学科研、学科建设和管理等工作具有重要的参考、凭证、借鉴作用，反映了学校发展的客观规律。当前，档案数目随着学校发展与日俱增，除了采用传统的纸质、实物档案收集外，还开展了利用电子材料收集档案的工作。同时，使用纸质档案和电子档案的管理方式被称为双轨制档案管理模式，这对提高收集档案的工作效率和资料的完整性、准确性提出了更高的要求，只有科学、合理、高效地做好档案收集工作，才能发挥档案的查阅、凭证作用，推进数字化改革。

一、新形势下加强高校档案管理的意义

1.通过建立档案规范高校管理，提高学校管理水平

各行各业在运转过程中都会形成不同档案，高校亦如此。档案管理工作是高校日常管理工作中的一部分，其关键环节是收集档案，档案只有经过收集、管理、归档后，才会更好地服务于高校的各项管理工作，反映学校历史面貌，实现凭证和管理价值。高校应自觉收集并保存档案，为今后学校的管理工作提供依据，为其他学校的管理工作提供参考，为高校历史的发展留下史料和记忆。高校通过建立档案，规范档案管理工作，对学校管理水平的提升、文化的进步、教育活动的长远发展都具有重要意义。

2.丰富的档案材料服务文化建设，传承校园文化

在新的教育教学形势下，高校都注重建设校园文化，树立文化品牌。在这过程中学校文化的内涵和展示方式主要以文字资料的形式留存下来。收集和整理现有的校园文化档案资料，能够清晰整理出校园文化的发展历程，还能起到传承校园文化的作用。档案的管理工作在培养学生价值观上具有重要意义，也为师生在教与学过程中查阅资料提供了方便，辅助实现文化建设教学目标。

3.档案管理信息化进程加快，方便学生就业

在新的社会形势下，高校档案管理工作信息化进程加快，档案工作逐步实现电子化和数字化。数字化的高校教育档案，利用大数据技术和互联网平台创新载体，实现档案信息的最佳优化，为将来大学生的就业和企事业单位对人才的选拔指明了方向。各地政府也在鼓励高校建设文化传播大数据服务平台，大力推进数字化设施的建设，建立学生信息档案数据库、电子学籍档案、教育资源全网共享的云服务体系，进一步方便学校和社会之间的沟通。电子学籍档案的建立，使社会对人才的需求更加透明化、公开化，根据档案信息就能选择适合企业或单位组织的人才，实现高校毕业生有处去、有所用、有所为。

二、高校档案收集工作存在的问题

近几年来，高校在收集整理各项档案资料中，工作开展日益进步，但是在新的社会和教育形势下，信息技术更新换代比较快，高校在档案收集管理工作中难免会存在一些问题（图1）。

1.档案管理工作得不到重视，致使档案收集工作发展举步维艰

高校作为高端人才培养的教育机构，旨在提高考研率、提高科研率，因而将大部分的人力、物力等资源都投入到这些工作中，导致档案工作的各方面资源不充足，如设备不全、系统落后、电子化程度不高等等，严重影响了档案工作的落实效果。

2.档案收集工作缺乏有力的监管措施，导致档案收集不规范

高校档案除了来自人事、基建、宣传、审计等职能部门，还包括各二级学院。牵扯到的合作部门数量较多，然而各个部门之间对档案管理工作的认识和思想重视程度不同，缺乏正确的监督和领导，职责分工不清，对档案的集中管理保存缺乏正确的认识。例如，有些部门会私自把重要或常用的文件存放在本单位以方便查找利用，导致档案室存档不完整、不全面。

3.兼职档案员责任心不强，导致档案收集工作无法有效开展

多数高校的档案收集工作除了专职档案员，还有许多兼职的档案管理员。一些部门由于兼职工作人员变动频繁，或者缺乏培训，导致人员责任心不足，专业管理知识匮乏，处理档案文件能力差，对收集档案重要性认识不足，导致档案收集工作不充分、文件不全、没有签发单、缺失草稿等问题时有发生。加上学校各部门的档案量随着上级各项检查和校内多样活动的增加而逐年增多，归档成了一年工作业绩的“短板”。一方面时间、精力得不到保证，兼职档案员缺乏积极主动的归档意识，对归档工作中自己应该承担的工作有依赖心理;另一方面为了确保各部门档案工作顺利完成，档案室的专职工作人员不得不对各部门的档案管理工作过多协助，甚至代办归档，常常导致档案收集工作被动，管理人员疲劳，兼职档案管理人员的拖延对档案收集工作的提升产生直接影响，减缓档案数字化进程。

4.档案收集工作存在信息不对称，造成档案利用困难

收集到档案中的材料必须是原始的、完整的、真实的、可读的，并且为了最终的参考目的而储存。因为档案管理部门与各职能部门、各院校之间交流沟通不顺畅，系统不先进，无法与OA系统对接，导致档案管理人员无法完全掌握各部门文档存储情况，出现了信息不对称现象。例如，有些部门不按照规定要求归档，收集的部分档案内容不全，系统录入信息混乱，不规范，不细致，或者使用不正确的文种，对指示、报告和请求没有明确区分;公文附件记载时，没有在规定位置或者附件中标注，文章名称以前标注的具体序号混乱;标注的主题词缺乏准确性或者不够具体，不方便检索。

5.档案收集涉及门类多，实物收集不规范

目前，高校档案收集大多只重视纸质类材料的收集，而忽略了荣誉证书、奖杯、教學教具、书画作品、声像资料等实物的收集，往往移交信息不完整，甚至未登记在案，导致第一手资料丢失或无从查阅。