探析破解城市建设档案馆档案接收难题之策

贾纳努尔·纳吾开

摘要：每个城市都有文明发展史，文明发展史如果不加以保护和整理很快就会消失，淹没在历史长河中。中华文明五千多年没有中断，离不开对文明发展史的记载和保护，城市建设档案馆的作用不然而喻，尤其是在高速发达的当今社会，信息大爆炸，建设高质量的城市档案馆，形成规范的档案接收制度，科学合理的管理和保护档案势在必行。

关键词：城市;建设档案;难题

一、城市建设档案馆的的重要意义

（一）为群众提供便民服务

城市建设档案馆收藏着城市发展的点点滴滴，只要是这个城市的居民，那么从出生到死亡的资料都会在城建档案馆进行收藏和整理。如国家对严格遵守计划生育政策的群众给予计生补贴，像独生子女补贴，双女户补贴等，这些群众严格履行我国的计划生育政策，应该享受补贴，但是需要提供结婚证，孩子出生证明等材料。计生补贴从55周岁开始领取，很多群众因为丢失结婚证或是孩子出生证明而无法享受补贴。这时候城市建设档案馆就能发挥作用，群众只要携带身份证就能到城市建设档案馆去查询相关资料，便捷顺畅，且计生部门对城市建设档案馆提供的档案资料给予认可，这种无缝衔接畅通了便民服务。

（二）为行政执法提供便利

城市建设档案馆有一个重要作用是为行政执法提供便利，城建规划档案每年都会集中整理并移交到城市建设档案馆进行集中管理，这部分档案一旦入库可以就是永久性保存，同时还会制作电子档案，方便查阅和使用。这些永久保存的城市建设规划档案就是城市的记忆，这些记录能为行政执法提供依据。例如，在开展违法建设执法过程中，违法建设鉴别无档可查，难度较大。这时候查找相关航拍资料，查询不动产登记证明以及相关建设规划审批材料就成为执法的依据，白纸黑字的档案材料最具有说服力，能够有效避免各种矛盾，方便政府各部门开展工作，也减少了投机取巧行为。

（三）为规划审批提供参考

行政规划是一个系统的长期的工作，相关手续和指标都具有连续性，规划档案是在行政规划过程中形成的文件，这些文件一旦形成后，本单位保存3年，整理归档后要全部移交到城市建设档案馆保存。但城市规划不可能一蹴而就，这就需要反复多次查阅原始规划文件，保证行政规划和审批的科学性。例如，城市建设中需要办理土地征用手续，需要根据前期规划设定红线，那么需要系统参考整体城市规划的相关资料，考虑到界线、管道、铁路、公路、大水网的分布和走向，做到整体协调不冲突，防止出现重复工程，浪费人资财力物力，造成资源浪费和規划的失败。

二、城市建设档案馆档案接收工作存在的问题和不足

（一）规章制度不够完善

现行的《城市建设档案管理规定》（以下简称《规定》）于1997年12月颁布实施，《规定》第十四条表明各省、自治区、直辖市人民政府建设行政主管部门可以根据本规定制定实施细则。经过二十多年的发展各省各市各地区也都形成了本地的实施细则。但是，实施细则往往是千篇一律，体现本地特色较少，还有个别地区多年都不更新实施细则的情况，细则的执行也是挂在墙上、写在纸上多，落实到工作中去少。围绕档案接收工作的规章制度更是少之又少，档案管护制度缺乏立法性的文件，执行力度不大，为城市建设档案馆档案接收工作带来很多难题。

（二）工作缺乏积极性

档案馆人员编制较少，一般在20左右，还要分成档案整理组和档案查阅组以及人事党务组、日常办公协调组等等，人员配备力量薄弱，人员流动慢，晋升渠道单一，个别人员一辈子都在档案管理部门，工作积极性较差。档案整理工作一般都是需要整理归档的单位携带档案去档案馆集中整理，档案馆工作人员现场指导，整理档案的人员缺乏专业素养，档案整理水平参差不齐，为后期档案移交带来很大难题。例如，整理完成的档案入库时发现整理不合格，需要重新返工的情况屡见不鲜，给工作造成极大的被动。

（三）管理缺乏规范性

通过实际了解，各地区的城市建设档案馆档案接收工作普遍存在不规范的情况。个别城市档案馆老旧，难以容纳越来越多的档案，需要移交的档案长期存放在有关单位，在单位改革或人员调整时，很多档案遗失或者损坏，造成了很多无法挽回的无形损失。新建设的档案馆需要经过规划、审批、建设，长时间、过程慢，间接导致一部分档案难以实现规范化管理。档案管理人员的素质也是参差不齐，在档案管理过程中也表现的有好有坏，难以定量考核。

三、解决城市建设档案馆档案接收工作的措施

（一）完善立法，规范档案接收范围

立法部门应该十分重视城市建设档案馆相关规章制度的制定，从立法和制度的层面来提高城市建设档案馆档案工作的重要性。通过规章制度来规范档案接收范围，成立档案接收工作领导小组，经常性的召开领导小组会议，让相关成员单位明确需要整理和移交的档案目录，做到有理有据，科学合理。

（二）创新模式，科学管理接收档案

大数据日益发展的今天，电子档案是大势所趋。城市建设档案接收工作需要紧随时代步伐，科学的管理接收的档案。要创新档案整理和接收模式，档案整理和接收要有机结合。在档案整理过程中开展电子档案制作，减少人力、财力的浪费。有条件的城市要积极搭建线下档案传输平台，相关成员单位可以在本单位自行整理档案，将整理规范的档案直接上传到平台，档案部门线上审核，审核通过的档案直接保存到数据库，这种工作方法不仅可以提高工作效率还能减少档案搬运造成的损失。

（三）增加经费，提高档案管理人员素质

财政部门应该加大对档案整理规范的投入力度，设置专项基金，做到专款专用，改善电子档案制作的经费掣肘的局面。组织部门还应对城市建设档案部门的人员给予倾斜，适当的扩编，形成“能上能出”的人员晋升模式。上级档案管理部门应该经常性的组织档案管理人员的培训工作，每年开展至少2次专业性培训，是档案管理人员的水准符合规范，更好的指导档案整理工作。

结语：综上所述，城市发展对建设档案馆档案接收工作提出来新的要求，破解建设档案馆档案接收工作迫在眉睫，面对困难和问题，需要多措并举形成工作合力，更好的保护城市档案的价值，牢记城市的建设和发展历史，让中华文明史源远流长，永不中断。

参考文献

[1]贾文丽，李仪.城市记忆资源整合研究——以高校记忆档案资源建设为例[J].四川档案，2020（04）.