试析就业服务视角下的档案管理信息化要点

杨学武

摘要：在科学技术日新月异的今天，档案管理信息化、现代化已成为不可逆之势，是档案管理工作未来发展的必然结果。本文结合档案管理信息化要点，从就业服务视角分析了档案管理信息化建设流程，以供同行今后工作参考。

关键词：档案管理;就业服务;信息化;现代化;计算机

就业服务是为社会大众提供就业服务的机构，其工作性质特殊，不以盈利为最终目的，因此该档案管理工作与普通企事业单位的档案管理相比存在一定的特殊性。为了让就业服务中心在日常经营管理中发挥更好的职能，档案管理工作必须要给予应有重视。文章在档案管理信息化建设意义的基础上，从档案管理信息化网络建设、档案管理工作流程优化、人事档案管理方式拓展等方面着手，探讨了档案管理信息化要点。

一、档案信息化建设意义

档案管理信息化建设主要指的是在档案管理工作中采用科学的指导思想、组织和利用先进的管理方法、利用计算机、信息技术、电子技术、摄影技术等先进的档案管理设备对档案信息进行收集、整理、保管和利用，最大限度的发挥档案管理工作效率，提高档案实际利用率。经过工作实际总结得出档案信息化建设不仅能有效提高档案管理工作的效率，对档案资源进行科学、合理的优化和配置，并且通过计算机技术、信息技术和电子技术的应用，开发出新的档案信息检索和利用功能，实现了档案先进、科学的管理模式。另外，通过档案信息化建设，在很大程度上打破了原来档案利用空间、时间局限性，使得过去封闭的档案管理模式逐渐转变成为开放性的档案管理模式，提高了档案管理和利用效率，使得档案资源从收集、存储到使用都得到更加合理的分配，解决了传统档案管理工作中存在的各种缺陷，为大众提供了更加方便和快捷的档案检索服务，缩短了档案信息公开时间，有效促进了档案事业的现代化、科学化和有序化发展。

二、就业为服务档案信息化管理要点

目前，信息技术已成为当代社会最具潜力的新型生产力，是国民经济发展和社会进步的重要资源，是衡量区域经济发展水平和综合国力重要依据。随着科学技术的发展，传统档案管理模式越来越无法满足档案管理的需要，信息化就业档案在档案管理工作中得到广泛的应用和推广，这种发展趋势给档案管理工作带来了新的挑战。从就业服务视角下进行分析，档案管理信息化建设工作的开展可以从以下几个方面入手。

1、建立信息化网络系统

在开展就业服务档案工作的时候，为了能更好的提升档案管理水平，提高档案管理工作效率，科学应用信息技术、计算机技术等先进技术进行管理优化十分必要，同时需要构建一套相对完善、科学的信息化网络系统。就业服务中心应该将各类人员的就业信息管理作为整个工作的重点，通过科学的信息收集措施、建立人才档案数据库，通过数据库能够对个人基本信息、求职信息、招聘信息、特长等相关信息整理，确保就业档案服务工作的稳定开展，同时让档案数据能够及时公开。档案管理工作人员在工作中将这些信息录入到网络数据库之中，由系统对这些信息进行汇总、分类，这样便能给求职者提供适宜的岗位指导和职位建议，帮助失业人员以及就业人员在最短时间内找到适合自己的工作，进而达到维护社会繁荣稳定的目的。

2、优化档案管理流程

就业服务中心档案管理的工作流程与管理质量、管理水平等方面有着密切的关联，为此，应对相关的工作流程进行优化改进，以此来确保档案管理规范化目标的实现。由于就业服务中心的工作性质比较特殊，从而使得档案材料的收集成为档案管理的工作重点，为保证收集的档案材料真实、完整、准确、可靠，应对材料收集的相关细节加以注意。

首先，应建立一个就业人员档案材料收集网络，根据材料的形成特点，采取多种收集方式相结合的方法开展收集工作，如定时收集、补充收集等。

其次，所有与就业人员或是用人单位签订的档案管理合同，均应当以契约形式对双方应当享有的权利及履行的义务进行明确，并对形成的材料进行及时收集和归档保存。

再次，必须保证所有接收的档案内容完整、材料齐全，任何单位不得以各种名义和理由，扣留档案材料，也不可以采用分批的方法对档案进行转出。档案管理人员在对档案材料进行验收时，若是发现材料有缺失的情况，应索取相关的证明文件，以此来确保材料的完整性。

最后，應改变档案材料的收集保存方式，从被动接收，转变为主动收集，可以通过创建新型的存档模式，解决人档分离的问题，就业人员档案材料的收集与整理工作，可由用人单位代为完成，并在制作成正式的材料后，送交就业服务中心，由就业服务中心的档案管理部门，按照国家的有关规定要求，对档案材料进行审核，确认符合要求后，进行归档保存。

3、拓展人事档案管理方式为档案管理开辟新路径

近年来，随着人事派遣制度在我国一些城市的推行，对就业服务中心人事档案管理工作提出了全新的要求。在该制度下，就业服务部门成为员工的法定雇主，并全权负责派遣员工的人事管理工作，而用工单位则与就业服务部门签订人事租赁合同，这样劳动关系发生转移，由此大幅度提升了人力资源的配置和使用效率，也给就业人员提供了更多的就业机会。在人事派遣制度下，人事与劳动关系的一体化管理格局被打破，就业服务机构成为了人员的管理部门，而用人单位则只负责对人才的使用。同时，人才资源实现了高度共享，用人单位可以按照自己的需要对人才进行选择，避免了人才选用不当给企业带来的影响和损失。此外，原有的编制限额随之突破，进一步满足了各单位的用人需求。

三、结论

总之，就业服务中心档案管理人员在开展档案管理工作的时候，要抓住工作重点，将精力放在为社会大众提供就业服务信息上，最大限度的发挥档案资源的应有价值，提高档案资源的利用效率，维护社会经济的繁荣和稳定。

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