建筑工程档案管理现状及存在问题浅析

黄凯

摘要：我国现阶段城市化进程不断加快，其与社会经济以及建筑工程行业的快速发展息息相关。建筑工程施工建设单位，在保证施工建设安全性与施工质量的同时，还要着重开展档案管理工作，正确落实该项工作，对于建筑工程整体施工建设工作能否标准开展具有直接影响。鉴于此，本文主要分析探讨了建筑工程档案管理现状及存在问题，以供参阅。

关键词：建筑工程;档案管理;现状;问题;策略

引言

建筑工程档案资料管理的对象主要包括基建文件、施工资料、监理资料、质量评估文件、验收文件、设计图、可行性评估报告、工程收益评估报告等，是建筑工程的客观、永久的原始记录。建筑档案是工程建设质量的体现。工程档案贯穿了工程建设的全部过程，是对工程施工全部过程、全方位的记录，在一定程度上反映了建筑工程质量的安全性和可靠性，对建筑实体具有质量责任监督作用，当建筑工程质量出现问题时，可以从建筑工程档案中查找原因。建筑档案是工程管理的重要组成部分;建筑工程管理质量提高的同时建筑档案管理质量也会相应地提高，因此，档案记录的及时性与真实性是建筑工程管理质量的重要表现，通过提高档案质量管理对整个建筑工程的管理具有良好的促进作用。

1建筑工程档案管理的现状

我国建设部下发了《建筑工程文件档案整理规划》等的行业标准，对施工企业的档案管理信息化建设提出了更高的要求，而且对于建筑工程档案管理提供了相应的参考规范，促进建筑工程档案管理的全面、协调发展，建立相应的档案管理工作体制，为档案管理提供一定的保障。当前随着项目工程建设的不断发展，建筑工程档案管理的数量越来越多，档案管理的信息化建设也在不断发展，档案管理工作也在探索新的管理方式，充分利用数据库技术，实现对工程建设档案的录入、浏览和检索，实现对档案的全过程管理，利用现代化的计算机技术实现对档案的管理，我国当前建筑工程信息化建设不断发展，建筑工程档案所需的数据库比较大，档案信息相对比较分散，很难实现规范化和统一化的管理，不能满足经济发展的需求，而且档案信息化管理过程中缺乏一定的目标，对档案管理的随意性比较大，导致档案发展缓慢。

2建筑工程档案管理存在的问题

2.1管理意识薄弱，技术设备落后

由于建筑工程档案管理不能够直接产生经济效益，因此在工程建设中，档案管理未得到应有的重视，导致建筑工程档案管理存在着敷衍性质，专职档案管理机构缺乏，无法实现建筑工程档案管理的有序化、系统化。同时，在工程建设中，建设资金多投入到工程生产环节之中，对档案管理的投人不够，不仅导致了专业工程档案管理人才的流失，同时还导致档案管理中技术设备（如扫描仪、数码相机以及计算机等）严重缺乏。

2.2档案管理模式不规范

从当前的情况来看，一些建筑企业针对建筑工程档案的编目、检索、立卷等工作的开展，没有设立相应的工作标准，致使档案管理工作表現出明显的不规范性，在所整理的档案内容中，图片资料及影像资料较少，大多数表现为文字的叙述，致使档案内容直观性强，所传递的信息不够准确。在部分企业所整理的档案资料中，建筑工程竣工图没有得到及时的更新，而且修改工作不到位，还存在归档不及时，进而导致最终档案库所搜集到的竣工图与实际工程内容不相符，在所建立的档案中，还存在的部分环节负责人签字漏洞，且存在标识不同一，进而出现误差。

2.3缺乏专业人才，档案管理质量有待提升

现阶段国内从事建筑工程档案管理的人员只有一小部分是专业的档案管理出身，具备扎实的业务能力，而相当一部分则是由其他岗位兼职形式存在，一些管理人员也未有经过系统完善的学习就直接上岗，在管理经验以及理论知识等方面均比较缺乏。随着数字化理念不断深入发展，现代新型的数字资料正取代传统的纸质文件，对于新技术掌握的专业人员就更少了。目前依然存在相当一部分工程档案管理工作沿用传统的管理模式，工作效率低下，劳动强度较高，严重阻碍了整个工程顺利开展。目前的一些在职档案管理人员专业素养普遍不高，管理方法依旧传统的形式，此外档案管理工作相对枯燥繁琐，待遇也普遍不高，因此大多数档案管理人员基本安于现状，未有树立正确的责任意识以及敬业心理，职业素养以及服务水平有待进一步提高。

3建筑工程档案管理措施

3.1提升建筑工程档案重要性认识

无论是工程建设方、业主单位还是监理单位，都应增强档案重要性认识，加强工程档案管理的人、财、物的投人。既要重视工程项目建设，也要注重档案管理工作。首先是管理者要重视档案工作，把档案工作纳人到工程建设业务工作同部署、同落实、同检查。其次是要增加档案软硬件建设，改善档案管理条件，提升档案工作的自动化水平和科技含量，把档案管理所需经费纳人当年初预算，为档案管理配备必要的计算机、扫描仪、读卡器等必要设备。最后是结合工程项目实际特点，积极研发档案管理的专门应用软件，提高档案的信息化、自动化管理水平。

3.2全面提升建筑工程档案管理质量

建筑工程档案对于建筑工程后期发展具有重要的参考作用，档案管理人员严格按照标准要求做好档案管理工作，对档案进行收集、整合、分析、总结，在提升档案管理质量的同时，为后期档案顺利归档创造条件。例如：当建筑工程在进入到竣工阶段之后，都会由相应的竣工图纸。竣工图纸是对建筑工程施工建设现状的真实反映，对竣工图纸进行验收和整理，也是建筑工程档案管理工作中比较重要的一项内容。这就要求档案管理人员在按照流程做好档案归档工作之外，还要对工程施工质量的相应检测报告的盖章进行整理;检验部门对竣工图纸中涉及的技术性资料内容进行整理和归档，在填写完相应的归档清单之后，资料管理人员要完好地保存编目。其中具体的管理内容就是对施工期间和竣工环节的档案进行管理，并要运用相应的文字、视频资料对其进行总结。

3.3提高档案工作人员的自身素质和业务技能

①档案人员要加强学习，刻苦钻研。拓宽知识面，打破因循守旧，安于现状的思想，勇于开拓创新，提高学识水平，掌握利用现代化科学技术进行档案管理的方法和技能。②加强培训，通过业务知识培训，了解电子文件形成的规律，特点和文件处理的过程，方法，熟悉电子档案保护技术的基础知识，基本原理和方法技术，以适应档案工作发展的需要。实现由手工操作到自动化管理的变革，从而大大提高工作效率，减轻工作强度，加快档案信息传输速度，使档案价值得到更充分的体现。③加强教育，使档案工作人员树立较强的爱岗敬业，乐于奉献精神，耐得住档案工作的烦琐和寂寞，经得住外界的干扰和诱惑。消除畏难情绪，提高求知兴趣。增强服务意识，安心档案事业，通过辛苦劳动，实现自我价值。

结束语

总而言之，建筑工程档案与工程质量之间的关系紧密，一方面，工程档案是工程质量的重要依据和现实反映，另一方面，工程质量又是工程档案的重要内容，二者是相辅相成，互为补充和依存。要求把工程档案作为工程质量管理放在同等重要的位置抓好落实，提高建筑工程档案工作水平，更好地服务经济社会发展。

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