浅谈水利工程档案管理的重要性

徐英

摘要：水利工程档案是水库管理单位综合档案不可缺少的组成部分，具有重要的利用价值。也是记录和反映水库安全运行和效益的重要史料和证据。它在防洪安全、供水安全、生态安全等方面发挥着关键作用。水利工程档案管理水平反映了水库管理单位的整体管理水平，直接影响水库的安全运行和档案管理质量。随着水利工程质量管理的不断规范和实施，管理模式和管理手段的不断更新，工程档案管理的质量也得到了很大的提高。但是，一些水利工程档案还存在着整理速度慢、内容不全、不规范、质量低等问题。分析了水利工程档案管理的特点，针对当前管理中存在的问题，探讨了提高水利工程档案管理水平的几点认识。

关键词：水利工程;档案管理;重要性

1水利工程档案对工程质量的重要性

工程档案是水利工程建设的前提和基础。通常，在水利工程建设之前，工程档案已经开始积累。水利工程审批文件是水利工程决策、审批、确定等全过程的真实记录，同时也是水利工程资金落实和具体实施的依据。水利工程的预算编制、设计和投标，必须以立项文件为依据，立项文件是水利工程勘察、计量和设计的依据。在水利建设中，如果没有这样的档案，就没有办法进行水利建设。因此，工程档案是水利工程建设的前提和基础。此外，在水利工程建设过程中，工程档案还必须贯穿于建设的全过程。比如在水利工程材料方面，钢筋、混凝土在使用前必须进行试验，试验合格后才能投入生产和使用，这些试验报告和文件是非常重要的依据;水利工程的哪个环节应采用什么标准的混凝土、配合比、用量等;水利工程施工过程中，必须有监理人员的现场记录;在水利工程建设过程中，出现了一些意想不到的情况，需要改变。这些资料性文件是保证水利工程建设质量的重要依据。2.工程档案是水利工程质量的直接反映。一开始，水利工程质量只是一个概念，一种情感评价，是对水利工程性能、安全、质量的综合评价。随着科学的水利工程管理理念的发展，对水利工程质量有了明确的定义，即水利工程质量必须满足生活和生产的需要，必须符合国家法律法规、技术规范、标准、设计、，合同和其他要求。工程档案由最初的评估经验逐步转变为以数据和文件为基础的信息管理。工程档案工作的好坏，也反映了水利工程建设管理的水平、管理人员的素质和建设的效率，因此，水利工程质量可以直接从工程档案反映出来。

2当前水利工程档案管理的状况

2.1档案管理意识淡薄，管理制度不够完善。

水利工程档案的形成贯穿于日常的文件收集和资料记录、新建工程的前期准备、工程运行管理的质量评价、工程竣工后的管理和维护。它是日常业务和工程项目的重要依据，也是水库运行管理系统的一个非常重要的方面。然而，作为相关领导和项目管理人员，对水利档案管理的重要性普遍认识不足，重视不够。在水库管理人员少、工作复杂的情况下，水利工程档案的收集整理往往被忽视，缺乏相应的制度规范日常的制度管理。

2.2目前一般水利工程档案没有专人负责。

一是对水利工程档案工作内容和范围认识狭窄，缺乏先进管理意识，与有关部门没有积极联系。二是档案工作没有渗透到各个方面，导致业务部门和档案管理部门长期独立工作，给档案归档工作带来了困难。这对未来的项目管理和维护，以及新项目的准备都有负面影响。

2.3没有水利工程档案专用仓库。

水利工程档案移交综合档案馆前，一般存放在管理办公室或与其他设备、仪器一起堆放。有的水利工程资料存储混乱，有的容易受潮损坏，本部门管理人员可随意查阅。此外，由于办公条件有限，水利工程档案存放地的其他人员也可以随意出入，与防盗、防火、防高温、防虫、防潮、防光、防尘、防鼠的要求相去甚远，在档案馆中，由于档案保管缺乏安全性，难以保证水利工程档案的真实性和完整性。

3加强水利工程档案管理的对策

3.1完善水利工程档案管理制度的措施

为赶上国际贸易组织和国际惯例的步伐，我国逐步开展政府职能转变和水利建設项目审批创新。针对当前改革进程和新形势，我们全面取消了水利工程档案管理规范，重新制定了新的档案管理规范，档案的内容、情况、规章制度，甚至载体都发生了重大变化。但是，相应的档案管理制度、法律法规还没有在第一时间得到完善。因此，水利工程档案尚未真正纳入新的管理体制，建立完善的档案管理法律法规是当务之急。

3.2建立档案管理网络，使档案管理更加规范

3.2.1成立档案管理领导小组，统一领导项目档案管理工作，对专门的档案管理人员下达任务，指定各部门负责人为专职档案管理人员;

3.2.2设计档案管理信息管理软件，将输入的数字档案信息分类整理，逐步实现数字档案，对档案信息进行有序、科学的管理;

3.2.3要建立健全档案管理制度，在归档时必须认真核对所有文件，看文件的内容和信息是否齐全。无论是在水利工程建设过程中，还是在施工企业，都必须保证施工档案的完整性，实现系统完整的档案规范化管理。

3.3改变传统理念进行档案科学化管理

3.3.1追踪搜集

档案资料的跟踪收集更适合于工期较短的水利工程。这样，整理档案资料就非常方便了。档案人员必须对施工现场的实际情况有一定的了解，第一时间掌握工程建设的实际情况，同时收集相关资料，跟踪收集的方法可以及时掌握工程情况，但也需要大量的人力投入。

3.3.2分期收款

在水利工程建设周期较长的情况下，选择分阶段采集的方式进行档案数据采集更为合适。对于跨年度的大型水利工程，档案管理人员要始终与有关部门保持密切联系，实时掌握工程进度，加强收集，努力最大限度地防止档案资料流失，档案的持续完整性可以得到有效保障。

3.4加强档案管理人员的专业培训，进一步提高档案管理水平。

档案管理人员必须严格按照项目档案管理的要求进行日常管理。作为水利工程档案管理工作者，必须具备高水平的专业技能、丰富的管理知识和先进的管理理念。

为促进管理人员符合水利工程档案管理的具体规范和有关要求，有计划地定期对档案管理人员进行培训，详细说明水利工程建设中有关文件资料和珍贵档案的归档问题，严格按照档案管理要求，认真编制档案，做好水利工程档案管理工作，能否使档案工作更加规范统一，为工程建设提供强大的后备力量。

3.5进一步发展档案信息

为了确保档案管理水平得到显著提高，需要进一步开发档案信息化。要在日常管理工作中做好各类档案信息的收集、归档和保存工作，使档案信息得到综合利用和有效开发。

结束语

综上所述，在水利工程建设过程中，必须重视工程档案管理，确保档案的真实性、有效性和全面性。只有这样，才能还原工程建设的过程。在实际工作中，要坚决杜绝“做”信息，这是非常严重的错误，会造成很大的不良后果，甚至要承担法律责任。国务院、国家档案局、水利部、住房和城乡建设部先后出台了许多有关档案管理的规范和规章制度，体现了国家对档案管理的重视。水利工程建设各方也要进一步加强对档案工作的重视，形成档案资料的细分指标，逐级把关，与工程质量、进度、质量密切相关，将安全质量成本管理等管理纳入工程建设管理的重要管理内容，逐步规范档案管理工作，注重档案管理从业人员能力的培养，确保档案真实反映工程建设全过程，使档案充分发挥作用。

参考文献：

[1]浅谈水利工程建设项目档案管理[J]. 查燕.陕西水利.2016（04）.

[2]水利工程建设中的档案管理浅析[J]. 常文翠.办公室业务.2016（18）.

[3]提升水利工程档案管理水平的对策研究[J]. 柳宁.江苏科技信息.2016（10）.

[4]水利工程建设档案管理的特点及工作方法[J]. 邢军岐.办公室业务.2014（02）.

[5]做好水利工程档案管理，服务水利中心工作[J]. 包松林.内蒙古水利.2013（02）.