谈文书档案管理工作的信息化建设

顾洳菲

摘要：随着信息社会发展的深入，我们进入了信息化时代，各行各业特也都迎来了新的变革。在信息化的浪潮中，各类新媒体和网络的繁荣使得信息呈现出“爆炸式”的增长，对于社会职业活动特别是档案管理行业造成了很大的影响。在信息化时代，档案管理行业要想实现新的跨越，就必须主动适应信息化的浪潮，完成信息化建设。本论文以文书档案管理工作为例，结合自己的教学工作实践谈一谈文书档案管理工作的信息化建设路径。

关键词：信息化;文书档案;管理;建设

信息技术的发展，改变了我们的生活，也催生了新的产业生态。随着现代社会信息数量的不断增多以及大众阅读方式的转变，文书档案管理行业在新时期面临了极大的挑战，如工作内容的剧增、工作安全性降低、工作效率低等，要想解决这些问题，我们必须充分利用网络和信息技术，完成文书档案工作的信息化建设，才能够适应现代化社会，为本行业注入生命活力。

一、利用信息技术完成档案的数字化转换

进入21世纪，我们迎来了信息化时代，信息在数量上呈现爆炸式增长，在形式上呈现电子化趋势，档案作为信息的一种重要表现形式，必须与时俱进改革自己的工作模式才能够满足时代对于信息管理的要求，因而信息化建设是档案管理工作开展的重要手段。

传统档案管理模式下，信息只能借助纸质载体存在，我们都知道纸质载体对于保存的条件有极大的要求，纸质对于文字的承载量也有限，如何在大量的信息之中找到我们所需要的，成为摆在我们面前的一个难题。在信息化时代，为了扩大信息的容量、提高查阅的效率，信息化建设的第一步，则是要利用信息技术完成档案的数字化转换，建立系统化的档案数字信息库，为之后一系列的工作奠定基础。利用信息技术完成档案的数字化转换，在技术方面比较成熟了，借助数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术，我们可以把纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档的文件转为电子档案，各个部门乃至地区的电子档案经过整理和归纳，形成有序的档案数字信息库。为了更快速找到我们需要的档案信息，完成档案信息数字化之后，我们还要设计数字化的档案目录，有了目录之后我们就能够依靠关键字的检索，更便捷找到所需的内容。

二、利用信息技术构建系统化文书档案库

在传统的档案工作模式下，我们为大众提供信息服务主要是开设实体的办公场所，有需求的人来到实体场所按照一定的规则和程序，查阅自己所需要的文书信息。随着信息社会的不断发展，民主对于文书档案的信息需求越来越多元化，对于服务的品质也要求越来越高。这就要求我们，借助信息技术不断丰富我们文书档案信息库，拓宽我们的信息服务渠道，提供更加优质的服务。

首先，我们要要强化信息采集和通信技术，不断引入新技术，如目前投入研究的光电扫描技术、光纤通信技术等，来搜集更多的文书档案信息，构建一个类型多样、形式多样、主题多样的档案信息库资源，才能够满足民众的信息需求。其次，探索更为强大的存储技术，在现代社会的u盘、光碟、录像带基础上，我们要不断探索云存储技术，才能够应对社会爆炸式增长的信息现状。最后，拓宽我们的信息服务渠道，我们不仅仅要采取旧有的实体管理形式，在这一基础上还要开展档案信息的网络化建设，利用网络渠道来为大众提供多样化的信息服务。如网站建设。很多机构已经建立了自己的门户网站，在网站内部整合了一个区域内档案馆、室的档案数字化信息，按照某种次序展示，大众只要通过身份认证或注册登录网站后，按照自己的需求选择页面，通过网络链接就能够找到需要的档案信息。如建立官方微博和微信公众号，定期在这些平台上会发布、分享一些文书档案信息，还能够和社会公众进行互动交流，不仅仅整合发布了档案信息内容，还可以及时了解公众的信息需求，制定相关的内容，更好地满足民众的信息需求。

三、利用信息技术加强文书档案安全管理

随着文书档案储存形式和传播形式的多样化，与之而来档案的安全风险也不断增加。这就要求我们，推动文书档案的信息化建设一定要加强安全管理，维护信息的安全、保障民众的利益。

文书管理机构一方面要注重对于纸质档案的存储和保护，按照严格的程序和规则借阅档案;另一方面，也要加強对于电子档案的保护，也不是随着电子文档数量的增多，对电子文件的管理和保护更是应该放在重要的地位。在电子档案保护方面，我们可以利用元数据标准的制定、著录与标准标引标准的制定以及信息加密与备份等各类安全保护技术。当然，除了信息技术的运用，我们还需要政府出台专门的关于文书档案管理工作的法律法规，营造应该健全、完善的法制环境，为文书档案管理行业的发展提供一个外部支撑环境。

总之，在社会信息化的时代背景下，我们要想推动传统档案管理工作实现突破和创新，需要充分利用网络技术，加强档案管理工作信息化建设，才能更好地发挥档案的功能。

参考文献：

[1]徐微微.试论基于办公自动化下的电子文书档案管理方略[J].吉林化工学院学报，2019，36（04）：104-106.

[2]罗文妍.浅析文书档案管理工作的创新[J].东北农业大学学报（社会科学版），2011，9（03）：117-119.

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