“智能+”时代档案管理方法创新探讨

纪丽萍

摘要：档案信息的保存和处理，作为一项较为复杂和繁重的工作，在具体实施时，面临着多方面的限制因素，而为了让档案更好的服务于社会和人民，就需进一步改革和转变以往的档案工作方式，结合信息化和大数据时代背景，增强对信息数据的利用率，从而达到对档案的信息化建设，并极大的提升档案服务质量，将更多更有价值的信息提供给人们，从而促进社会的进一步建设和发展。

关键词：智能化;档案管理;创新

一、新时代信息智能化背景下事业单位档案管理的特征

（一）智能化档案为管理对象

在新时代信息智能化背景下，事业单位档案资源也逐渐实现了信息化，事业单位越来越少的利用纸质档案，不断增加智能化载体档案，技术人员可以在计算机中存储这些档案，智能化档案具有一定的虚拟性，这类档案可以实现复制和传输等功能。

（二）收集利用为管理核心

在管理纸质档案的过程中，管理人员需要加强信息管理档案，但是落实信息化档案管理工作，事业单位需要加强整理和保管档案，因此也改变了事业单位档案管理工作的对象，不断增加了智能化档案的数量，事业单位档案管理工作的重点是高效管理和利用信息化档案。

（三）档案利用方式的信息化

事业单位在利用纸质档案的过程中，档案管理人员需要来到档案室查阅档案，降低了档案利用率。在新时代信息智能化背景下，可以利用计算机形式呈现出智能化化档案，提高了档案查阅和利用的便利性，在网络化应用阶段，可以使档案工作的效率和质量进一步提高。

二、新时代信息智能化背景下事业单位档案管理的现状

（一）档案管理方式滞后

在新时代信息智能化背景下，逐渐突出了事业单位档案智能化的重要性，事业单位在日常经营生产中会不断出现各种智能化信息资源，在实际利用当前的档案管理模式中，因为智能化化建设工作具有滞后性，无法满足时代发展的需求。一些事业单位虽然建立了自动化办公模式，但是因为事业单位档案管理工作具备保密性，再加上事业单位档案管理工作并不会直接产生经济效益，因此一些事业单位并没有构建专业化的档案管理信息化平台，没有及时归档电子档案，无法完整的存储事业单位档案信息。

（二）网络安全问题

事业单位利用信息化技术的阶段，事业单位需要正确理解信息化技术的利弊，高效管理和利用档案，但是同样也威胁到档案安全性。事业单位经常会泄漏档案信息，影响到事业单位信息的安全性。实现事业单位档案管理工作的信息化，需要完善安全基础设置，保障网络信息安全性。促进新时代信息智能化背景下事业单位档案管理工作可持续发展。

（三）档案服务信息化程度低

事业单位档案管理工作的目的是开发运用档案信息，同时可以为事业单位战略发展提供可靠性的参考数据。但是当前很多仍旧注重保管和整理档案信息，降低了事业单位档案管理信息化程度。在新时代信息智能化化背景下，档案信息逐渐实现了智能化，对于事业单位档案管理工作也提出了更高的要求，事业单位不仅要归档整合档案，同时也要集中查阅档案，提高档案信息搜索和应用的便利性。

（四）电子档案真实性问题

传统的纸质档案具有较高的真实性，因为档案的载体是纸质，因此在记载和保存档案信息的过程中很难发生虚假问题。但是针对电子档案类型，因为信息技术具有虚拟化特征，因此很容易引发各种问题，尤其是真实性问题，一方面很难确定信息的原始性和真实性，另一方面在保存信息的过程中，如果发生了其他问题，也会影响到档案信息的真实性，被他人篡改之后很难被察觉。

三、新时代信息智能化化背景下事业单位档案管理创新措施

（一）提升档案工作者的综合素质

为了创建更加完善和全面的档案信息库，首先需建立一批具有较强工作能力的档案工作者团队，尤其是在大数据时代下，对档案信息的利用和工作方面都提出了更高的要求，不再是简单的装订和查阅，因此档案人员需著眼于档案的数据方面，借助大数据来促进和完善档案馆的管理和服务工作。为此，在大数据时代下，档案人员需逐渐转变为“数据科学家”，完善自身的综合技能，一方面需具备全面的数学知识，能够创建数据模型，另一方面能够借助信息技术创建数据模型分析系统，最后还需对数据进行处理和分析，并总结出自己的独到见解。此外，还需要做好相关工作人员的培训功能，丰富其档案管理专业知识，强化也操作技能，尤其是各种先进的管理方法、仪器设备的操作方法等，使之更好的迎合社会发展需要，更好的满足档案管理需要，更好的为档案管理工作而服务。

（二）积极推进知识化和智能化化的馆藏档案方式

大数据时代，需积极转变馆藏档案的存在形式，使其不再是以往的纸质档案和无法处理的电子档案形式，而应是包含数据信息的智能化形式，应将馆藏转变为一种最基础的数据资源，而不仅仅作为被查阅者。为此，档案部门需注重馆藏的智能化化工作，并提升其对内容数据的建设能力，实现馆藏数据资源化建设。提升档案管理高度，使其转变为知识管理，从而作为数据基础，以供大数据时代的档案管理和服务工作参考。

（三）建立管理服务平台

在新时代信息智能化背景下，为了高效管理档案资源，事业单位需要优化档案管理形式。利用信息技术整理事业单位内部数据，构建智能化档案管理服务平台。事业单位利用智能化化档案管理平台，可以及时管理和发布档案信息，同时可以存档电子档案。事业单位需要改进档案管理流程，保障电子档案安全性，提高事业单位档案信息的规范性，保障信息化管理效果。事业单位完善管理服务平台，需要利用平台拓展性，集成利用事业单位自动化办公系统，可以自动归档事业单位电子档案。事业单位需要利用智能化档案管理模式，完善档案信息管理系统，详细的记录档案数据，促使事业单位高效利用信息，科学的配置事业单位档案资源。同时需要通过数据分析，满足事业单位信息需求，进一步丰富事业单位档案管理功能。

建立档案信息服务平台，不仅需要高速的传输信息，还要完善安全保障系统。利用网络技术实现事业单位档案管理工作的智能化。全面收集实体档案信息和智能化档案信息，通过分类汇总，保障档案信息的安全性，建立档案信息查询平台，有利于事业单位高度共享资源，不仅可以提高事业单位档案信息的真实性，同时可以实现事业单位档案资料的智能化，帮助用户便捷的获取信息，提高事业单位档案管理工作效率。

（四）强化应用系统建设

因智能化档案信息不仅多样而且还十分复杂，只有将各个系统综合在一起，方能将其功能最大化发挥出来。首先，针对业务系统而言，需要内嵌保管期限表、归档范围以及电子文件分类方案，并且还应具备半自动或者全自动鉴定电子文件归档范围、划定保管期限等功能，可以高质量的完成格式转换等功能。其次，具有能够管理多门类档案的功能，合理划分档案门类，采用软件界面档案门类树罗列准确。另外，还需要指出的是，系统还需要具备音响、文书等档案门类管理。最后，系统应能够对文书、照片、录音等类型的电子文件急性自动或手动收集的功能，具有能对传统载体归档文件等进行辅助接收、采集的功能。只有具备上述功能要求，才能使档案工作变得更为高效、先进。

四、结语

我国不断改进和完善信息化技术，为了事业单位工作效率，事业单位需要重视档案管理工作。在新时代信息智能化背景下，在事业单位档案管理工作中充分利用信息技术，创新档案管理工作模式，进一步提高事业单位档案管理工作的信息化水平，为事业单位经营发展提供针对性的数据。

参考文献

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