信息化在高校档案管理中的应用研究

朱丽红

摘 要：文章以高校档案管理作为切入点，立足于信息化技术的应用，分析当下高校档案管理中存在的不足，并探讨信息技术在其中运用的可行性，阐述应用的方法和措施。

关键词：信息化;高校档案;管理

0    引言

随着素质化教育和新型课程改革的深入发展，国家在宏观上对学校建设的要求也有了更加明显的调整和转变，不再以人工信息处理模式为本位，而是更加强调先进技术和手段的运用，这种变化也给高校的改革提供了新的思路和依据。而档案管理作为记录高校发展历程，反映高校人才队伍建设情况的重要基础，在这种情况下也应当受到更加高度的重视和关注，特别是就档案管理的创新来讲，要尤为强调与信息技术的深度结合。

1    分析高校在档案管理中存在的问题和不足

从高校的档案管理工作来看，其自身牵涉到高校各种类型的日常活动，并且也涉及学生的成长和发展，档案信息化的建设能够让高校构建数字化校园，拓展高校档案管理的模式和渠道。虽然这两者的结合已经取得了一定范围内的共识，但在具体实践的过程中却仍旧存在一些鲜明的问题和缺陷。

1.1  融合度不高

虽然有相当一部分高校都针对档案管理引进了多样化的信息技术，但从档案管理的工作实效性来看，信息技术的应用程度并不够深入。具体表现为，首先，高职院校的档案管理平台没有凸显出互动性的特点，虽然实现了对电子文件的数字化处理，但这也给平台带来了更加多样的文字信息，然而数字技术并没有对这些文字信息进行深入的分析，这就使得高校的档案管理人员无法深度了解信息需求者的要求和期待，阻碍了高校档案管理的调整和转型。例如，如果学生想要通过档案管理系统平台查阅与自己有关的信息和数据，只能按照系统给定的范围和要求输入，然后再由系统筛选出相关的数据。若是系统无法检索到学生输入的信息，往往不能将这一情况进行记录和反馈，这就破坏了学生的查询体验。同时，部分高校在选择电子档案文件格式的时候，也存在一定的误区，导致信息需求者在查阅的过程中，只能把相关的文件转成特定的格式才能继续进行阅读，这就大大降低了档案信息利用的效率和速度，也降低了查询的质量[1]。

1.2  设施不够完善

硬件设施和软件系统自始至终都是支撑信息技术在档案管理中应用的核心基础。但不可否认的是，有相当一部分高校却并没有针对自身的系统进行完善，没有购入更加先进的硬件设施，也没有打造特定的信息运行中心，没有针对硬件设备投入足够的资金，在这种条件的限制下，高校对档案信息化建设的热情也会受到打击。另外，即便是部分高校构建了信息管理系统，但这一系统的使用率却并不突出，这一问题的根源就在于基础硬件设施的不完善。虽然的确有部分高校购置了相关的设备和器材，但仍旧没有弥补，扫描仪和打印机等关键设备的欠缺。以上这些也足以说明，设备结构的不完善会阻碍信息技术的应用和普及。与此同时，高校在档案管理的过程中，通常會建设相应的数据库，但这些数据库的管理和运行却缺乏统一的平台基础，所以也给信息的传递和共享带来了严重的阻碍。而不同的机构在负责自身档案管理的时候，也会出现一些矛盾和冲突，例如，学生的档案管理大多都是由学生处负责，而教师的档案管理由人事处负责，教学工作的安排是教务处负责，这些档案在内容上都存在明显的区别，所以应用的软件也不尽相同，这就在很大程度上降低了信息的共享性[2]。

1.3  安全性不足

虽然档案的信息化管理可以为需求客户提供更大的便利，但网络本身就具有明显的开放性和复杂性特点，所以平台的运行也会受到许多不安全因素的干扰，高校的档案信息也面临着被泄露和被盗取的风险。但不可否认的是，部分高校档案管理人员并没有具备过硬的专业素质，他们在技术因素的限制下，也无法采取及时有效的安全技术防范措施，这就给信息泄露提供了温床。

2 分析信息技术在高校档案管理中应用的可行性

2.1  重视程度有所提升

科学技术的发展已经实现了深度的普及，并且也成为群众生产生活的重要组成部分，在这其中，教育领域也自然不会例外，档案管理的信息化建设已然成为高校建设工作的重要组成部分，能够充分体现出高校自我发展的水平和素质。目前，越来越多的高校管理者都已经认识到校园信息化发展的重要性，档案信息不仅能够印证高校发展的轨迹，同时也能够拓展高校教育的服务渠道。而信息化管理系统的完善，能够充分发挥出信息的价值和作用。也就是说，思想和意识的转变能够为档案管理的信息化发展提供重要的理念保障，也能够完善相关的建设组织[3]。

2.2  信息技术的有效支撑

笔者在上文中已经提到过，信息技术的应用能够为档案管理带来明显的效益，而这一效益也获得了越来越多教育工作者的肯定和认可，这一态势就会反向敦促高校引进更加先进的技术和手段。在这其中，信息技术在档案管理中的应用进步，大致可以从3个方面来论述。首先是软件的完善，档案信息管理系统的内存越来越大，能够灵活处理更加海量的数据，并且也能够保证运行的效益，避免出现卡顿的问题。其次是网络系统的完善，校园网的功能已经得到了拓展，所以档案信息平台的运行也拥有了更加完善的技术保障。最后是信息资源共享率的明显提升，这也敦促高职院校发展的完善。再加上，社会范围内的教育资源本身就呈现出了共享的趋势，所以高校也应当注重对平台的完善，为后续的信息传递做足准备，强化与其他高校之间的交流和沟通，互相借鉴有益的经验教训。

2.3  档案管理人员水平的进步

近些年来，高校对自身信息化建设的要求越来越严格，所以也提高了对队伍建设的重视和关注，档案管理人员学习了更为先进的理念和知识，自身的信息技术水平也有了较为明显的进步。另外，高校也针对队伍的建设，设计了相应的培训方案，推动档案管理人员接受系统的锻炼。同时，档案管理人员自身的意识也在不断调整，他们对信息化的理解更加深入，也已经充分把握档案管理信息化建设的现实意义和必要性。所以，从职业生涯的角度来看，档案管理人员也在更加积极的提高自身的综合素质，优化现有的业务水平，从而适应时代发展的潮流和趋势。

3    分析信息技术在高校档案管理中应用的方法和措施

3.1  树立档案意识

高校应当树立信息化管理的档案意识，要加强对档案管理人员的教育和引导，强化对内部信息化的宣传，而在宣传的过程中要力求三个到位。首先，管理层和档案管理人员需要让自己的认识跟上时代的潮流和脚步，管理者不仅要把档案信息化建设作为自身工作的重要组成部分，同时也需要把这一环节当作高校长期发展的有效推动力。其次，高职院校应当设置专项的资金，要加大财力的投入，不仅要为档案的信息化建设做足前期的准备，同时也要考虑到档案后期的维修和保养，提高人力资源和物力资源的分配效率，设置试点项目。最后，高职院校应当保证自身的管理到位，要完善现有的档案工作流程，档案管理人员也应当明确自身的职责和使命，认真执行各种任务和命令。

3.2  构建资源共享平台

高校应当充分利用云技术，从硬件设施和云管理平台出发，设计出合理的云档案管理应用程序。在这其中，基础的硬件计算设备主要包括网络交换器、计算节点等等。而云管理平臺主要针对的是硬件设备的应用，能够有效集成各种器材的功能和技术。就云档案管理应用来看，其自身主要针对的是各类信息用户，采取相应的操作手段管理软件。而这一平台的构建，不仅可以提高信息传递的速度，同时也可以打破不同部门之间沟通的壁垒，让档案信息从传统的封闭状态中脱离出来，避免重复管理问题的出现，降低高校信息化建设的投入和成本。

3.3  完善安全性保障体系

高校应当充分认识到，信息技术应用的双重属性，既需要明确信息技术能够带来的帮助，也应当关注信息技术在应用中存在的安全漏洞和缺陷。特别是信息的泄露和丢失问题，档案管理人员应当针对档案资料的类型，对其进行等级和层次上的划分，然后对档案资料进行加密保护，设置不同的使用权限，并对访问者的身份进行识别，以此来排除外界不法分子的干扰和入侵。当面临版本更新不兼容，储存在载体损坏这一类问题的时候，高校应当扩大自身校园网络的覆盖范围，而且要把握好资料，利用设置的尺度，既要保证机密的安全和稳定，也要保证信息查阅的便捷和迅速，方便使用者的操作和搜索。除此之外，高校也应当设置相应的防火墙，或者是安装杀毒软件，对档案信息管理平台进行阶段性的排查和检测，探究平台的运行情况，一旦发现问题，要及时采取措施进行解决。

4    结语

综上，持续性推动信息技术在高校档案工作中的应用是合理且必要的举措，这是调整高校信息处理模式的应有之策，也是提高高校信息化发展水平的有效措施。本文通过档案意识的树立，资源共享平台的搭建，安全性保障体系的完善，能力的训练这几个角度论述了信息技术的应用方法和举措，充分结合了高校素质化建设的基本方向和诉求，能够帮助高校解决在档案管理中遇到的问题，具有合理性与可行性。在未来，档案管理人员也应当从更多的角度去寻找优化的方法。

[参考文献]

[1]蒋明子，潘博.浅谈信息化技术在高校档案管理行政中的应用[J].产业与科技论坛，2019（11）：264-265.

[2]肖鸿强.高校人事档案信息化管理中大数据技术的运用研究[J].办公室业务，2019 （11）：57.

[3]刘昊天.高校人事档案信息化管理中大数据技术的应用[J].科技视界，2020 （12）：163-165.

（编辑 何 琳）