赋能时代看档案信息化未来走向

2021-09-09梁杰

档案天地 2021年7期

梁杰

二十一世纪是赋能社会的时代，我们面对更多的挑战，人工智能、数字技术赋予我们工作和生活领域更多的智慧和能量，被我们称做“赋能时代”。赋能时代的档案管理领域，也同样接受着人工智能和数字技术的赋能，档案信息数字化、人工智能查询、数字档案馆等高科技档案管理技术在政府机关、企事业单位、文化交流等各领域发挥着巨大的作用，为我们的经济运行和社会保障提供着准确的信息、数据和决策参考。档案管理工作从过去的传统手工式管理，进入档案信息化、数字化和智能化时代，将人工智能技术和数字技术引入档案管理中，将是档案管理未来的必然趋势。

一、档案信息化的概念

什么叫档案信息化？档案信息化是指在档案管理活动中，由国家档案建设管理部门统一规划和组织，全面应用现代信息技术，对档案信息资源实行数字化管理和利用。档案管理模式实行以档案实体管理与数字化存储和提供服务并重模式，使档案工作向规范化、数字化、网络化、社会化推进。

二、档案信息化建设的历史进程

档案信息化建设是一项复杂的综合性的新技术，包括档案信息数字化、档案网站建设、数字档案馆建设。传输技术、多媒体技术、数据库技术和网络技术等技术在档案信息化建设中正在广泛应用。二十世纪以来，档案应用技术的研究、开发和运用取得了举世瞩目的成就，其中包括计算机档案管理系统、主题词智能标引和检索集成化系统、档案馆库房微机自动化监控系统、文书处理和档案管理一体化系统、图文光盘多媒体档案信息系统等多项系统和软件，与其对应的相关工作标准和规范同时出台，我国的档案信息化系统建设全面开启，与办公自动化系统、业务系统相衔接。

以上海为例，纵观上海市档案管理信息化进程，无不映射着我国科技进步、科技创新的新思路：

（一）传统档案工作属于纯手工作业，基本靠剪刀、浆糊、笔墨，不停地剪贴、抄写、装订，繁琐又低效。档案制成材料的老化、字迹褪色淡化等化学侵蚀和物理因素，使得传统档案存在着难以长久保存或造成损失的现象。

（二）八十年代中期，美国异军突起的微机技术很快引进中国，一台IBMPC/XT微机身价不菲，耗资6万元，内存却只有640K，硬盘只有30兆，按现在的眼光其性价比低得出奇。但在当时条件却被人们视为“宝物”。档案管理人员凭着极大的热情和探索精神，通过开发微机的操作系统、工具软件和汉字输入方式，完成了档案目录输入、档案查询和打印等基本的“档案管理系统”，实现了档案管理信息化初始模式。

（三）九十年代，随着计算机软硬件技术的不断升级换代，“文档一体化管理系统”“计算机辅助文书立卷改革系统”“档案综合管理系统”等一系列项目应运而生，在上海交通系统等单位，档案部门建立了档案目录数据库，实现了电子文件收集归档并刻录成光盘保存。

（四）九十年代初，计算机多媒体技术崭露头角，上海的黄浦区档案馆、宝钢集团总公司、复旦大学、江南造船厂等单位就先后开发出档案多媒体光盘管理系统，并开始通過扫描录入档案全文或图纸信息。标志着我国档案信息化开始从对目录信息管理深入到对内容信息的管理，使计算机输出实现图文并茂，并探索出存储光盘技术，进一步提升了档案信息化系统的实用价值。

（五）世纪之交，我国电子政务和电子商务建设不断加速，计算机网络技术也迅猛发展，这为档案信息化提供了千载难逢的机遇。档案信息化建设规划与实施项目在全国各个领域获得了强大的发展动力和丰富的信息资源，使档案管理从由传统纸质管理转换为电子文件管理;从归档后管理转向前端质量控制和全过程管理;从档案实体管理转向档案信息管理，档案信息化建设水平得以全面、全新的提升。

三、档案信息化建设未来走向

（一）数字模式。目前，各级各类档案馆（室）大致采用以下两种模式，实行纸质档案和电子档案并重的管理模式，致力于两种载体档案的互连互动，大大提高工作效率的同时，确保电子文件的真实性、完整性和有效性。

1.以“数字城市”为依托，以城市政务网为平台，搭建电子文件归档和管理系统，实行统一的规划、标准和管理，使每一份电子文件从它的产生、流转、办理及归档、著录、统计、编目和利用都实现全程管理、全程监控和一体化管理。

2.在各单位自行开发的不同的OA系统中，产生的各种形式电子文件，需要按照统一的标准，通过网络或硬盘再进入档案部门的电子文件归档管理系统，从而将所有单位、所有电子文件均能接收进馆，实行集中统一管理。

（二）智慧模式。利用网络大数据、人工智能等高科技技术手段，从档案的收集、整理、归档、利用、统计、编研、鉴定和销毁实行智能化管理模式，实现智能化、物联化、网络化为一体的智慧档案馆。

四、档案未来发展进程中存在的问题与解决方案

如何维护电子档案的真实性、完整性、有效性

以法律文书的管理为例，在《关于民事诉讼证据的若干规定》中明确规定，网页信息、电子邮件、手机短信、电子交易记录、通信记录、图片、音频、视频、数字证书等等多种电子数据可以作为证据予以法律支持，但必须以当事人提供的电子数据原件为准，在经过整理确定档案的属性后，从计算机的存储器或其他存储器上，拷贝或刻录到可脱机的存储载体上，有必要的电子文件需要制作成纸质的拷贝件或微缩品，并将两者建立起有关联的标识关系，避免造成当系统发生意外情况时电子文件信息丢失的现象，确保电子数据文件的真实性、完整性和有效性。

五、如何提升档案管理人员的专业素质

档案管理的未来发展方向是信息化、数字化和智慧化，数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段在档案管理工作中将被广泛应用，这对档案管理者来说，打破以往的传统纯手工档案工作，熟练掌握和使用计算机、掌握网络化技术已然是档案工作中必要的基本技能。高素质的档案管理人才队伍建设，亦是档案信息化建设的当务之急：

1.档案信息化建设时代档案管理者应具备的素质

（1）思想素质

档案管理者必须具备更高的思想素质，正确的人生价值观、开放的思想和创新的意识，吃苦耐劳的精神，还要耐得住寂寞，扎扎实实地做好档案管理工作。

（2）职业道德素质

在档案管理活动中，档案管理者应遵守行业的基本行为准则。由于档案管理工作的特殊性，要求档案管理工作者必须具有忠于职守、爱岗敬业、遵纪守法、严守机密、实事求是的职业道德。

（3）具备较强的专业知识

当今的档案管理者，不仅要具备较强的档案专业理念知识，还要掌握必要的网络数据库知识，才能与时代同步，适应需要，才能在提高档案管理水平和档案信息化建设中发挥作用和力量。

（4）具备较强的信息管理水平

档案信息化建设时代，档案管理者必须具备敏锐的洞察、捕捉和利用档案信息的能力，能及时准确地从信息海洋中获取有用的信息，特别是对于那些从事信息开发编辑工作的档案工作人员，要提出更高的要求。

（5）具备较强的创新素质

档案馆已经不再是传统意义上的档案馆，数字档案馆赋予了档案馆新的社会价值。因此，做为档案管理者，面对新的挑战和机遇，在扎实掌握档案管理基础知识的同时，要更新观念，创新思维，以一种新的服务理念、服务方式和管理模式，来解决实际工作中遇到的新情况、新问题，扩展工作思路，是档案信息化建设的必要条件。

参考文献：