高校档案收集工作长效机制策略研究

熊玉阁 熊国雷

一、高校档案收集工作存在的问题

（一）档案收集归档意识不强

高校档案收集需要学校各相关主体和部门的配合。由于相关工作人员，尤其是高校档案产生部门工作人员档案归档意识不强，缺乏归档意识，导致部分应该归档的档案资源缺失，影响档案收集的数量和质量。

（二）高校对档案工作重视不够，经费投入不足

高校在实际工作中，比较重视学生教育教学、科学研发和社会服务，认为档案工作只为这些核心工作服务，即档案材料凭证保存工作，对档案工作重视度不高，对档案工作发展的需要，包括场地、设备、人员配备和档案开发及编研等投入不足，从而制约档案工作的转型升级，导致档案资政和育人功能发挥不出来。

（三）档案工作队伍力量不够

高校在档案收集中未建立起部门立卷制，未将各业务部门及二级学院纳入档案管理体系。各业务部门及二级学院未指定档案工作专人，高校档案工作队伍不健全，档案工作人员教育培训不到位，档案管理人员专业素质不高，档案收集业务无法延伸到各业务部门和二级学院，导致档案收集的全面性不够，未按时未按要求规范收集，严重影响档案收集工作质量和效率，影响高校档案工作的高质量发展。

二、构建高校档案长效收集机制的策略

（一）建立健全档案收集工作体系

1.坚持系统观念，构建档案收集管理体系

（1）坚持档案工作的政治定位，加强档案收集工作的领导体系建设

高校要坚持和完善党对档案工作的全面领导，将党的领导始终贯穿高校档案工作“十四五”规划实施全过程，为顺利实现全国档案事业“十四五”各项目标任务提供坚强保证。高校要全面落实档案工作的规划实施组织领导责任，加强档案工作的顶层设计，建立统筹协调的工作机制，确保档案工作经费，将档案事业纳入发展规划，纳入目标考核、检查评估、专项督查的内容，制订学校档案工作“十四五”规划，及时研究部署和协调解决档案工作的重大问题。

（2）深入推进并完善部门立卷制度，将学校内部各业务主管部门和二级学院纳入档案管理工作体系

高校要完善档案收集的管理体系，实施部门立卷制度，明确各业务部门和二级学院档案管理的主体责任，强化各部门档案事业发展的职责，加强各业务部门和二级学院档案收集工作履职能力建设，推动各部门将档案工作纳入年度工作计划，要求各部门对本单位内部产生的档案进行收集、整理、归档。档案管理部门负责督促指导各部门按照档案材料入馆范围和规范要求，制订各部门档案收集工作检查监督制度。

2.完善档案收集工作的制度建设，加强制度保障

建立健全档案收集制度标准及规范。以贯彻落实新档案法为契机，做好高校现行档案管理制度的存改废，保持高校档案工作制度与新档案法配套，以制度形式明确档案收集范围、收集标准及移交程序;规范档案监督检查等方面的制度和政策，修订和完善学校档案年度考核评价指标体系，改进文件材料归档整理年度检查办法，制订部门档案立卷实施办法。在档案收集方式上，高校应建立健全档案长效收集，涵盖常态化档案收集方式、重大专题专项档案收集方式、高校档案社会征集方式，明确学校各部门职责，要求各部门确立本部门档案管理制度、归档范围及部门档案工作负责人，推动学校档案材料应收尽收、应归尽归，拓展学校馆藏档案资源。

3.加强档案收集工作队伍建设

做好档案工作，必须有一支高素质的专业化干部队伍。高校档案工作队伍是高校高质量完成档案收集工作的组织保障。

加强档案工作队伍的教育培训，全面提升档案工作人员的政治素质和业务能力。高校要有全局观，全面掌握档案工作队伍的基本情况，做好档案工作队伍建设的布局，加大工作队伍建设的投入，在工作实践中发挥高级人才的人力资源优势，实行档案工作“傳帮带”和“老带新”机制，让档案工作人员真正成为政治上的明白人、档案工作的内行人，提高档案收集整理工作的能力，努力打造一支政治强、业务精、作风硬、纪律严的高素质档案专业人才队伍。

完善档案工作考核机制。高校要弘扬劳模精神、劳动精神、工匠精神，制订高校档案工作业绩考核制度，对档案工作业绩进行量化考核，根据档案工作业绩考核结果，开展档案人才的表彰工作，树立先进典型，激励引导高校档案工作者争当新时代最美奋斗者，建功新时代、奋进新征程，凝聚起推动档案事业发展的磅礴力量。

（二）打造安全便利的档案收集网络平台，强化档案收集工作的科技支撑

档案科技与信息化是推动档案事业转型发展的重要驱动力，要充分发挥科技创新在档案事业发展中的支撑作用，加快实现以档案信息化为核心的档案管理现代化。高校要与时俱进，创新档案收集工作方式，加快推进档案信息化战略转型，充分利用云计算、大数据、区块链、物联网、移动互联网、人工智能等技术和档案工作的深度融合，加大运用现代科技手段的力度，推进档案收集网络平台建设，推动档案收集工作向创新化、科技化发展，使得档案收集工作普惠化、便捷化、远程化。

加快推进档案资源数字化建设进程，进一步完善电子档案采集、整理、归档工作机制，对库存资源实行“存量数字化”，高校档案收集工作的网络平台要对接学校相关业务系统，实现学校电子档案全流程收集，做到高校档案“增量电子化”，简化档案收集流程，提高馆藏档案资源数字化率，为档案信息化建设、档案开放、档案保护、档案编研打好基础。

（三）构建高校档案安全红线和底线，建立档案监督检查机制

档案安全本质上是政治安全，档案安全涉及国家各个领域、各个方面的安全，不管是损毁、遗失档案实体还是泄露档案所记载的特定信息，都将造成无法弥补且难以估量的损失。高校要强化档案安全意识，健全档案安全工作机制，建立和完善档案工作责任制，切实担负起主体责任、领导责任和监管责任，对各业务部门和二级学院及档案工作队伍加强档案安全教育，让档案安全意识入脑入心入工作实践，落实档案存取要求，探索创新档案收集工作监管方式，充分运用信息化手段和远程网络平台，找准档案收集工作的薄弱环节，加强对档案工作的日常监管，严守安全底线，确保收集档案不遗漏不缺失。

参考文献：

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[3]陆国强.推动档案事业在高质量发展轨道上迈出坚实步伐——在2020年全国档案局长馆长会议上的报告[J].中国档案，2021（01）：19-25.

[4]胡莹.高校档案管理存在的问题与对策研究[J].兰台内外，2020（20）：55-57.

作者单位：海南大学档案馆（校史馆）  洛阳铁路信息工程学校