基于新冠肺炎疫情防控下图书馆座位管理系统的SWOT分析

卢媛慧

DOI：10.16660/j.cnki.1674-098x.2104-5640-6479

摘  要：为提升高校图书馆座位管理系统最大效用，本文采用对比分析的方法分析了2020年6～12月贵州医科大学图书馆座位预约人次、实际进馆人次，结合新冠肺炎疫情防控措施，对高校图书馆座位管理系统在新冠肺炎疫情防控下如何发挥最大效用进行SWOT分析，从制度、宣传方法、管理方式、馆员业务能力、技术等方面提出有效的优化策略，以优化实施座位管理制度。

关键词：座位管理  座位预约  图书馆  SWOT分析

中图分类号：G250.7                         文献标识码：A文章编号：1674-098X（2021）05（a）-0189-04

SWOT Analysis of Library Seat Management System Based on the Prevention and Control of COVID-19

LU Yuanhui

（Library of Guizhou Medical University， Guiyang， Guizhou province， 550025  China）

Abstract： COVID-19 is the most effective way to improve the seat management system of university libraries. The paper analyzes the seat reservation times and the actual number of people entering the library of Guizhou Medical University from June 2020 to December. Combined with COVID-19's control measures， the paper analyzes the maximum effectiveness of the seat management system in the prevention and control of COVID-19 in university libraries， and makes SWOT analysis on it. In order to optimize the implementation of seat management system， effective optimization strategies are put forward from the aspects of publicity methods， management methods， librarians' professional ability and technology.

Key Words： Seat management; Seat reservation; Library; SWOT analysis

1  背景

圖书馆作为高校学子的第二课堂，在大学生学习生涯中占有极大比例，由于图书馆座位有限、学生人数较多，一直无法平衡座位与读者占座的问题，尤其是临近期末考试、研究生考试等重要考试，占座矛盾愈演愈烈。故此，许多高校图书馆引进了座位管理系统（座位预约系统），借此避免占座矛盾。

贵州医科大学图书馆2017年试运行座位预约制度，在2018年9月正式实行座位预约制度，入馆读者均需使用座位管理系统选座入馆，极大地缓解了占座矛盾、减轻了读者因资源不均带来不好的心理状态，且在人数监控上也起到了极大的辅助作用。2020年新冠肺炎疫情的爆发，对医院、学校、图书馆等公共场所带来了极大的挑战，为做好限流入馆、做到限制开放、做好疫情防控，贵州医科大学图书馆将座位管理系统的限制功能发挥到了最大化功效。

2  疫情防控期间座位管理系统使用现状

贵州医科大学图书馆座位管理系统经过两年多正式运行，在校内已得到了良好的普及，现阶段入馆读者对预约入馆的接受度和认可度已得到了广泛提升，学生预约入馆自觉性、积极性有了大幅提升。新冠肺炎疫情防控下，图书馆强制要求必须先预约，再入馆，在很大程度上避免了人群的聚集，但实际调查下来，仍有部分同学不按规定执行，仍旧按照传统方式直接入馆。如图1将通过对实际入馆人次与预约入馆人次进行对比分析，得出具体现状问题。（说明：7月10日放假，实际开馆10d;8月31日开学，实际开馆1d;国庆节放假7d，10月实际开馆24d。）

2.1 疫情防控期间实际进馆人次

受新冠肺炎疫情影响，2019年寒假后，贵州医科大学图书馆直至2020年6月1日才正式开馆，开馆后严格按照疫情防控相关要求做好防范措施。在读者人数方面，严格限制同时在馆人数不超过实际座位数1/3（贵州医科大学图书馆有4500个座位）。在此情况下，从表1可看出，除暑假外，贵州医科大学图书馆2020年共计接待读者834435人次，日均接待5349人次。其中，12月进馆人次为全年最高，达到6858人次/d。结合现实因素，12月进馆人次最多的原因为研究生考试、期末考试等重要考试影响。进馆人数较少月份为8月（暑假）、7月（暑假）及6月（学生返校初期、疫情紧张期）。

2.2 疫情防控期间座位预约进馆人次

疫情防控期间，为保证进馆人数不超过限制人数，贵州医科大学图书馆通过座位管理系统，将全馆可预约座位限制在1500个左右，并在限制时做好了隔空就座的措施，使读者在使用座位时，前后左右均为空座，避免了近距离接触。疫情防控期间，贵州医科大学读者日均通过预约入馆人次3983人次，春季学期开馆较少，预约人次较少;秋季学期学生返校早、人员流动性小，日均预约入馆人次较为稳定，从9月的4185人次/d到12月的4200人次/d，秋季学期的日均预约入馆人次保持在4000人次以上。

2.3 预约进馆人次与实际进馆人次对比

贵州医科大学图书馆座位管理系统包含Web、微信公众号、预约机三个客户终端，按照疫情期间入馆流程，读者在进馆前必须使用微信端或Web端提前预约座位，并凭借预约信息刷卡入馆，但在实际情况下，仍有部分同学未能按照规定预约入馆。从图1可以看出，从2020年6月开馆以来，每月预约进馆人次均低于实际进馆人次;从表1、表2可知，2020年贵州医科大学实际的日均进馆人次为5349人次，日均预约进馆人数仅为3983人次，仍有部分同学未能通过座位预约的方式选择座位。通过实地调查发现部分同学以未带手机、借用已使用过的预约信息等方式入馆，在很大程度上增加了疫情防控期间的管理难度。

3  疫情防控下座位管理系统的SWOT分析

SWOT分析法是一种常用的竞争情报分析方法，是指对自身资源能力的优势（S）与劣势（W）以及面临的外部环境中的机会（O）与威胁（T）进行综合分析，聚焦优势资源，避开威胁，利用机会，取得成功[1]。本文利用SWOT分析方法，对高校图书馆座位管理系统在新冠肺炎疫情防控下如何发挥最大效用进行分析，从而提出有效地优化策略。

3.1 优势分析

高校图书馆作为高校的文化阵地，在师生心目中占有极其重要的位置。根据高校图书馆内在条件，座位管理系统具有以下3个优势：一是缓解了占座与资源不均的矛盾。贵州医科大学图书馆共4500个座位，高峰期入馆人数接近座位数，通过微信公众号、读者服务群留言得知由于占座造成的资源浪费引发了同学们的不满情绪，使用座位预约管理系统后，学生凭预约信息就座，保证了座有其人、人有其座。二是解决了新冠肺炎疫情防控下，人与人之间保持一定社交距离的问题。贵州医科大学图书馆座位管理系統在正常时期是面向读者开放所有座位的预约权限，新冠肺炎疫情防控下，为解决读者扎堆问题，贵州医科大学图书馆采用限制开放的措施，仅开放了全馆座位的1/3，并保证3人桌仅有1人能预约、4人桌仅有2人能预约且为对角线就座，实现了读者就座时前后左右均为空座。从管理上解决了座位管理的难题，从财政上消除了购买物理隔离板的经费压力问题。三是解决了新冠肺炎疫情防控下，同时在馆人数不超过总容量1/3的问题。贵州医科大学图书馆座位管理系统具有图书馆官网预约、图书馆微信公众号预约、座位预约机预约3种方式，疫情防控期间，勇预约机预约，读者必须在入馆前通过微信端或Web端提前预约座位，并通过门禁、保安认证方可入馆。当馆内1/3的可预约座位全部预约完毕后，必须在其他同学离开图书馆释放座位后才可预约进馆，在有出才能进的循环下，保证了同时在馆人数不超过馆内总容量的1/3，切实解决了馆内人员密集的问题。

3.2 劣势分析（W）

新冠肺炎疫情防控下座位管理制度的劣势主要有以下几个方面：一是系统自身兼容性，由于封闭式管理导致大多数学生在课后都选择进馆自习，高峰期学生集中入馆导致座位预约系统卡顿、崩溃等现象频繁出现;二是网络问题，我校网络在高峰期难以支撑图书馆座位预约系统的正常使用;三是学生按照座位号就座的自觉性较差，部分读者在预约座位后，并没有按照预约的座位号就座，造成了坐错其他读者预约的座位、其他读者被迫又坐到第三位读者座位的恶性循环;四是需要更多的管理人员监管预约信息的有效性，疫情防控期间，部分读者凭借过往预约信息的手机截图进入图书馆，给座位管理带来了新的挑战。

3.3 机会分析（O）

一是当今社会信息技术发展迅速，座位管理系统的运行，从技术上推动了图书馆的传统服务模式;二是智慧图书馆的广泛建设，智慧图书馆本质就是图书馆为了适应技术创新、服务创新而开展的创新行为[2]。座位管理系统作为图书馆引进的新技术、新管理模式，是智慧图书馆建设的重要基础，在智慧图书馆的技术、服务创新下，大力推行座位管理制度是大势所趋，也是服务创新。

3.4 挑战分析（T）

智慧图书馆背景下，座位管理系统等新型图书馆系统的使用给高校图书馆带来了不少挑战。一是技术保障问题。新冠肺炎疫情下，遇到系统故障而馆员无法解决时，仅能依靠设备工程师远程指导图书馆员自行解决系统故障，提升馆员技术能力才能切实加强技术保障;二是管理问题。新冠肺炎疫情下，除了日常服务与管理外，还增加了疫情防控的要求，对高校图书馆的基础服务带来了新的挑战，对座位预约制度也带来了新的挑战座位管理系统面对读者群人数多，使用量大且集中在晚自习和下午下课后，届时入馆人员较多，管理难度较大等情况，建立长效管理机制势在必行。

4  座位管理制度发展策略

4.1 建立长效管理机制，杜绝朝令夕改

图书馆座位管理系统在读者服务中的应用的应用既要充分体现在智慧图书馆的建设上，更要体现在制定科学可行的长效管理机制上。座位预约制度必须是一个长期运行的制度，必须建立好长效管理机制，在读者预约进馆过程中，遇到违约、黑名单、登录错误等问题时，须有长效机制解决以上问题。此外，在疫情防控期，通过长效管理机制，才可正确建立起疫情等突发应急事件的应对方式，确保读者在紧急情况下有应对措施地入馆。另外，座位管理系统的投入使用，必须有章可循，确保读者遇到任何问题均能在管理制度上找到相应对策。

4.2 加强使用宣传，切实提高读者自觉性

读者在使用座位管理系统过程中，最常遇到的问题是因其他同学不按预约座位号就座而自己被迫坐到其他位置的恶性循环。基于此问题，图书馆应加强使用宣传，在全校范围内加大宣传力度，将座位管理制度、座位预约管理方法、座位使用规则等方式方法以多样化的方式进行宣传普及。例如，通过图书馆内LED多媒体大屏、图书馆微信公众号、定点到班集体、通过校内官方媒体及其他学生社团组织的官网等方式广泛宣传。切实通过多方位、多渠道、多样化宣传方式提高对读者座位预约制度和座位管理方法的认知度和熟悉度，切实提高读者座位预约方式及按预约座位号就座的自觉性。

4.3 系统管理与人力管理相结合

座位管理系统不能仅仅依靠系统管理和制度管理，必须将座位管理系统与人力管理结合起来。这就要求图书馆工作人员恪尽职守，严格执行图书馆规章制度，增加占座读者的机会成本，使其“占不起座”[3]。此外，还可充分发动图书馆志愿者，将志愿者纳入日常管理者范畴，通过门禁刷卡检查、日常座位监管、占座物资收管等措施，多方面解决座位难题、全方位贯彻座位管理制度，杜绝占座，严防读者不按预约座位号就座的恶性循环。技术成熟时，还可将座位预约系统提升为座位推荐系统，提供个性化的位置推荐服务[4]。

4.4 加强技术投入，确保系统稳定运行

通过技术手段进行格局重塑和空间拓展， 将图书馆与读者以及文献信息资源进行智能互联、深度交互， 为读者提供智能化、个性化的全新阅读服务体验[5]。技术资本也是座位管理制度长效运行的有效投入，座位管理系统的运行与学校网络等密切相关，要保证座位管理系统的长效运行，增加技术投入、维持网络稳定、加强预约终端的维护，切实加强座位管理系统的稳定性。高校图书馆除了技术部馆员可进行日常维护外，还可向学校网络中心借鉴先进、优秀的网络安全、网络维护经验，或者邀请网络中心老师为图书馆进行技术讲解，增加难题解决的成功率。

4.5 加强馆员技能培训，切实解决基础问题

未来图书馆是集人员、知识和技术为一体的学习教育和创造的赋能中心[6]，大数据环境和大数据技术的普及应用，给当代图书馆管理与服务工作带来了新要求和新挑战[7]。座位管理系统的引入是智慧图书馆建设的基础，是大数据应用的基础，对馆员的业务能力有了更高的要求。只有通过加强馆员的业务培训、技能培训，从内部切实加强馆员自身业务素质，将传统借阅服务能力、传统信息服务能力提升为大数据时代的数据服务、技术服务等，提高图书馆人才队伍的专业水准，切实解决座位管理制度的基础性问题。

5  结语

新冠肺炎疫情防控下高校图书馆的服务职能受到了新的挑战，在入馆限制方面座位管理系统带来了极大的辅助作用和有效的占座管理方式。但座位管理系统作为智慧图书馆的建设基础，仍有巨大的升级改造空间，高校图書馆应重视座位管理制度的制定，应切实保障座位管理系统的长期、有效、稳定运行。尤其是遇到疫情等突发事件，高校图书馆更应该将座位管理系统的功效发挥到最大，切实保证限制开放、人员限流、系统隔绝。“互联网+大数据”背景下，高校图书馆更应该立足图书馆基本业务，创新思维、勇于探索，为做好信息服务工作而努力。

参考文献

[1] 刘清华.高校图书馆学科服务的SWOT分析与服务策略研究——以华南师范大学图书馆为例[J].河南图书馆学刊，2020，40（7）：57-59.

[2] 陆康，杜京容，刘慧，等.我国智慧图书馆制度变革研究[J].国家图书馆学刊，2020，29（6）：11-19.

[3] 温红超.高校图书馆读者使用座位预约管理系统的经济学分析——以吉林大学鼎新图书馆为例[J].图书情报工作，2019，63（17）：110-117.

[4] 杨平生.人工智能时代图书馆自适应学习中心的框架构建研究[J].图书馆，2020（12）：61-66.

[5] 左静远.技术拥抱变革智能促进发展[J].新世纪图书馆，2019（3）：5-8.

[6] 邵波，许苗苗，王怡.数据驱动视野下高校智慧图书馆建设及服务规划——兼论“十四五”时期智慧图书馆发展路径[J].图书情报工作，2021，65（1）：41-46.

[7] 薛鑫，邓同玲.浅谈大数据在图书馆管理与服务中的应用[J].文化创新比较研究，2020，4（29）：184-186.