医院文书档案质量管理PDCA理论应用

左善莹

摘要：在医院经营管理过程中，文书档案的管理在整个医院的运作中发挥着不可替代的作用，能实现对复杂档案的人性化管理，采取科学管理方法促进整个医院的经营和发展。医院文书档案具有格式多样、层面广、时间跨度大等显著的特点，如何提高文书档案管理的规范化和标准化已成为亟待解决的问题。PDCA循环作为一种科学的管理过程，已广泛应用于质量管理的各个领域，并取得了显著成效。有鉴于此，本文根据PDCA循环原则，深入挖掘医院文书档案管理面临的困境，并按照PDCA循环原则的计划、执行、检查、行动顺序开展文书档案管理工作，以提高医院文书档案管理水平。

关键词：医院文书档案;PDCA理论;质量管理

PDCA循环是一系列基于计划、执行、检查和行动的活动，以具体的质量工作为目标，促进目标任务的准确实施，推动持续的质量改进。就医院文书档案管理而言，运用PDCA循环模式可以将过去的旧信息转化为新信息，处理文书档案中存在的问题，提高文书档案管理的质量。PDCA循环过程也是高效处理信息的重要体现，在这种模式的指导下，医院可以构建更加完善的现代化管理模式，促进文书档案工作的改革发展。

一、PDCA循环理论概述

PDCA循环是由被称为统计质量控制之父WalterA.Shewhart最先提出，后期被W.Edwards.Deming改进应用于全过程的质量管理[1]。PDCA循环起初被应用到企业管理领域，然后被广泛推广应用，能够有效改善管理水平。PDCA循环质量管理可分为四个阶段：第一阶段“P”所代表的是“plan（计划）”，指在重点分析当前形势的利弊，追根溯源，并结合当前形势详细制定目标计划。第二阶段“D”所代表的是“do（执行）”，指根据第一阶段技术开展各项具体工作。第三阶段“C”所代表的是“check（检查）”，指按原计划进行管理活动，发现具体工作存在的问题。这个阶段主要是检查系统运行情况，以确保“P”和“D”阶段顺利进行，以防出现差异或其他重大问题。第四阶段“A”所代表的是“action（行动）”。指分析执行过程存在的各种问题，在确保计划顺利实施的基础上，达到最终的管理目标。PDCA模式不是单一的循环管理方法，具有连续循环的特点，每一個循环的管理模式，相应的质量管理都会有一定的改进，最终形成一套可以应用于多领域的管理方法。

二、当前医院文书档案管理工作存在的问题分析

大多数医院重视医疗水平的提高，对文书档案管理工作缺乏重视程度，管理工作体系有待完善。第一，部分医务人员对文书档案管理工作认识片面，文书档案管理体系建设滞后，缺少基于大数据、云存储技术的文书档案管理系统，导致管理工作存在着覆盖率低的问题[2]。第二，文书档案管理部门与各科室之间缺乏协调沟通，大量重要的信息缺失，文书档案管理质量低下，无法适应医院改革发展的需求。第三，医院缺乏专业的信息技术人才，导致文书档案信息化建设缺少技术支持，文书档案管理工作的科学性、严谨性不高，无法充分发挥医院文书档案的实际应用价值。第四，文书档案人员往往一人多岗，工作量较大，文书档案管理不能有效实施，无法保障管理工作质量。

三、医院应用PDCA循环理论解决文书档案管理存在问题的具体措施

（一）Plan计划

针对医院文书档案管理过程中存在的问题，应通过引入PDCA循环理念，制定计划阶段的应对策略，具体如下：第一，建立文书管理专门工作组，培养优秀的管理团队，通过团队成员之间的合作，提高文书档案管理水平。第二，积极完善文书档案管理制度，定期开展培训活动和专业讲座，积极构建适合现代化管理模式的制度，以确保计划顺利实施。第三，做好文书档案年度总结归档工作，明确具体分类标准，如医院员工合同协议、聘书、工作计划、会议总结等[3]。

（二）Do执行

第一，设立专门的文书档案管理办公室，加快传统纸质档案向数字化档案的转变升级，提高档案查询的便捷性。已纳入系统的文书档案，未经同意不得更改，并按照分类标准归档。第二，加强文书档案管理人员的培训，打破传统的管理模式和理念，引导管理人员对文书档案管理有更全面的认识。第三，为充实医院文书档案管理人员后备力量，医院可以通过招聘、培养等方式引进专业人员，达到“一人一岗”的标准[4]。第四，对医院档案管理现状进行综合评价，培训全体员工以专题形式开展文书档案规范化工作，从根本上提高文书档案的准确性。

（三）Check检查

C环节主要是检查执行环节任务的完成情况，将其应用于医院文书档案管理，主要是由相关主管人员对月度或季度文书档案管理质量进行检查，并进一步检查计划实施进度，如已完成的项目、未完成的项目等。针对执行环节检查过程中发现的各种问题，及时报告上级部门，为医院领导层决策提供参考依据，合理避免工作风险。此外，对医院文书档案管理工作实行抽查制度，不定期检查文书档案管理计划完成情况。

（四）Action行动

一方面，医院应加大信息化投入力度，增加扫描仪、云储存、数据库等设备技术比重，提高医院文书档案信息化建设水平，加强管理工作的安全性[5]。同时，医院文书档案管理需要加强局域网建设，避免外部网络窃取文件档案信息，为文书档案信息安全提供保障。另一方面，鼓励有关人员在理论知识、法律法规、专业技能方面进行学习，提高自身综合素质，对档案管理人员专业技能实施考核，从而提高医院文书档案整体工作质量。

四、结束语

综上所述，PDCA理论在医院文书档案管理规范化进程中发挥了积极作用，这种管理模式不仅促进了文书档案管理水平的提高，而且在一定程度上有利于医院的创新发展。目前，文书档案管理工作受到医院的广泛重视，在PDCA理论支持下，应不断加强设施建设，积极开展人员培训，逐步完善管理制度，为医院文书档案进一步发展创造良好环境。

参考文献：

[1]郭向.医院文书档案管理中PDCA循环的应用[J].卷宗，2021，11（5）：35.

[2]钟心.医院文书档案管理中PDCA循环的应用[J].城建档案，2020（1）：79-80.

[3]李晓敏，高宁.浅究医院文书档案中PDCA理论的应用及质量提升[J].企业文化（中旬刊），2020（3）：268.

[4]马伟建，徐昊，李磊.医院文书档案管理中PDCA循环的应用分析[J].中国卫生标准管理，2019，10（5）：7-10.

[5]谢虹，李玲.PDCA循环原理在推动医院文书档案规范管理中的初步探索运用[J].医学美容，2018，27（2）：38-39.

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