新档案法背景下档案工作的信息化发展研究

胡凌雁

湖南城建职业技术学院

一、研究背景

十三届全国人大常委会第十九次会议6月20日表决通过新修订的档案法，将自2021年1月1日起施行。新档案法的落地实施，将我国档案事业的建设带到了一个新高度，使得我国档案事业发展到了一个新纪元。从新档案法的落地实施到现在，经历了将近八个月的时间。在这多半年的时间当中，我国多个地市的档案管理部门也在积极地推动档案事业的优化创新，其中尤其需要提出的就是，很多地区在档案信息化建设事业发展的层面上都取得了比较显著的成绩。可以说，新档案法也是充分契合我国信息技术和科技水平高速进步的背景环境而出台的一个新制度、新法律和新约束。新档案法的落地实施，对于广大的档案管理工作者而言，既是一个新的契机，也是一个新的挑战。如何在新档案法的宏观环境之下实现我国档案工作的信息化建设进程、实现我国档案事业的信息化质量提升，这是每一个档案管理工作者都应该关注的核心问题之一。但是从当前的发展现状也可以十分清晰地看出，目前关于档案事业信息化建设发展领域还是存在着一些短板和不足。为此，文章在研究进行的过程当中，首先对新档案法的基本背景环境进行了阐述，之后为我国档案工作的信息化进程的加速提出了一些具有针对性的对策和建议，以期能够通过这些措施的落地实施，真正地为我国档案事业的信息化建设搭建一个坚实的平台支撑。

二、新档案法的核心要义阐述

十三届全国人大常委会第十九次会议于2020年6月20日表决通过新修订的档案法，将从2021年1月1日起开始施行。新修订的档案法中明确规定，一切国家机关、武装力量、政党、团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务和责任，享有依法利用档案的权利。国家鼓励和支持有关科技工作者从事档案科学研究和技术创新，促进科技成果在档案收集、整理、保护、利用等方面的转化和应用，推动档案科技进步，促进其更好的发展。

新修订的档案法将通过完善有关档案的管理体制机制，健全档案管理的相关制度，推动档案的开放与利用。其中明确规定，将档案向社会开放的期限由过去的三十年缩短为二十五年，也要求档案馆通过不断完善利用制度和规则，创新服务形式，强化服务功能，提高服务水平，为国家机关制定法律、法规、政策和开展有关问题研究提供支持和便利。工作中，我们通过对比发现，相比过去的档案法，新修订的档案法增设“档案信息化建设”和“监督检查”等两章内容，这些内容有利于加强档案信息化的建设，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。新修订的档案法，在增加档案监督检查的规定方面，明确了有关监督检查事项，完善监督检查的各项措施。同时，新修订的档案法完善了法律责任，对损毁、擅自销毁档案，擅自复制属于国家所有的档案，不按规定向社会开放、提供利用档案，发生档案安全事故后不采取抢救措施或者隐瞒不报、拒绝调查等等有关行为，明确了相应的法律责任。

档案是党和国家各项工作和人民群众各方面情况的一个真实记录，作为一种重要的原始资料依据，其重要性不言而喻。新修订的档案法是充分契合我国档案事业发展的一部新规范，也是充分符合我国信息化建设发展进程的一部新规范，新修订的档案法也是我国新常态发展环境中的一部新规范，对我国治理体系和治理能力现代化起到重要的促进作用。在新时代，对于我国广大的档案管理组织机构以及从事档案管理工作的人员而言，要深入学习新档案法，理解其中的内涵和要义，要做到把握精髓、身体力行、不断实践、积极创新，只有这样，才能够真正地让新档案法发挥其真正的价值和作用。在整部档案法当中，尤其需要提出的就是将“信息化建设”摆在了战略发展的高度之上，特别提出了档案事业信息化发展的目标和路径。围绕着这一部分内容，展开了本文的探索和研究。

三、新档案法背景下档案工作信息化发展策略研究

（一）加强制度建设是根本

制度，从内涵上来进行分析，其涵盖的内容要素是十分丰富的：法律条文的内容、单位组织工作规章的内容等等都可以归入到“制度”的范畴当中去。当前，我国法制体系逐渐完善，在法治社会时代，这也就可以成分彰显出制度的重要作用。小到一个几个人的单位组织，大到中央机关，任何一个单位失去了制度的支撑，势必难以实现科学化、顺畅化、持续化的发展和进步。档案事业也是如此。可以说，我国各个地市的档案馆都已经针对档案管理工作的内容、档案管理的工作流程等等出台了专门的制度规范，但是专门针对档案工作信息化发展的制度文件却并不是很多。在新档案法的背景之下，要想真正地实现档案事业的信息化发展进程，要想推动档案事业信息化的高质量发展，制度的后背支撑作用势必不可少的。标准统一、规范约束健全，才能够让档案工作的信息化进程更加精细、更加规范。对于各个地市的档案管理而言，档案工作信息化制度的优化包含的内容也是十分多元的，例如信息化档案管理工作的具体操作流程是如何的、信息化档案管理工作应该如何进行责任的界定和分配等等。总之，所有的这些内容，都应该进行细化。因此笔者认为，其一，要将档案工作的信息化发展制度从整个档案管理工作制度当中剥离出去，也就是说要制定专门的档案工作信息化建设制度、信息化工作流程等等制度规章；其二，要将档案工作的信息化发展划分成为多个不同的模块，针对每一个模块都设计出专门的制度和规范，例如，信息化管理职责分工模块制度体系、信息化设备维护使用模块制度体系等等。总之，档案工作信息化发展的制度越细化，其发挥的约束性作用就会越强，在带动档案工作朝着智能化领域发展的过程当中越能够发挥更为突出的价值作用。

（二）实现资源整合是关键

资源，实际上就是各种内容要素的总称。在我国所有的行业领域当中，谈到资源，笔者相信，没有任何一个行业领域可以和档案事业当中所蕴含的丰富资源相媲美。可以说，档案事业资源的丰富化，既是优势，可以为社会、为民众提供更多有价值、有意义的丰富资源；也有不足，主要表现在档案资源的管理需要耗费大量的人力、物力、财力资源。但是随着新档案法的出台落地，原本的短板和瓶颈似乎在一夜之间就被迅速打破。正是由于具备了信息技术的支撑、网络技术的引导，才让档案事业能够在资源的高度归集和整合的工作当中效率不断提升、质量不断优化。因此，在新档案法的背景之下，就要关注各种档案信息资源的整合与共享。档案工作在持续发展进步的过程当中，不同区域发展的历史属性不同，因此所形成的各种档案资源也是各有差异的。要想针对某一个领域的档案进行单独的收集、整理，恐怕需要耗费大量的时间成本。为此，要让广域化、多维度的档案信息收集成为可能，并积极地发挥其优势亮点作用。基于当前互联网、大数据的宏观环境，档案工作人员可以对档案收集的工作划分成为不同的等级，即在关键等级档案的收集上要实施“智能化+人工作业”的双重模式，以确保档案收集工作的高速化和高质量化。社会在逐渐向前发展的过程当中总是会产生更多的档案资源，这种大数据、信息化的工作模式，从本质上来看真正地为从事档案管理的工作人员压力的降低创造了良好的环境支撑。

（三）注重人才培养是支撑

任何一个行业要想获得发展和进步，都不能够忽视“人才”的优势作用。基于新档案法的背景之下，档案工作的信息化发展进程，也需要高素质人才作为支撑和保障。拥有高素质、经验丰富的档案管理人才，才能确保各项决策的科学性，才能够确保档案事业的高质量性。为此，要充分遵循“注重人才培养”这一个基本原则。具体来说，档案人才培养工作的发展和进步，主要可以从以下的两个主体层面来进行。

一方面，从档案管理组织机构的主体维度上来进行分析，要尽可能地为广大的档案管理工作者创造一些学习的机会和调研的机会。要将“课堂式培训学习”与“调研式外出学习”进行高度整合。通过专门的客座培训活动，可以让广大的档案管理工作者读懂新档案法当中的新规定、新方式和新要求，可以让广大的档案管理工作者掌握更多的工作新思路、新方法。通过外出调研学习，可以让广大的档案管理工作者接触更多的新生事物，学到先进的档案管理的新手段。

另一方面，从档案工作人员主体的维度上来进行分析，广大的档案管理工作者要积极地树立“终身学习”的良好理念，要充分利用闲暇时间去接触新档案法的内容，去接触档案管理的新路径等，来更好地开展档案管理相关工作。

档案管理工作人员自身技能和职业素养的提升，是一个持续发展、动态变化的过程，也是无时无刻不能够放松警惕的要求。只有强化档案管理工作人员的基本素养和不断提升业务水平，有效夯实档案管理人才基础，才能为档案工作的信息化发展创造更多的可能。

四、结语

社会总是在不断向前发展着，时代也总是新旧交替着，信息技术在全新的背景之下更是呈现出了蓬勃发展的良好态势。可以说，互联网、大数据、新媒体等等多元化的新技术已经对各个行业都产生了极为深刻的影响作用。档案工作也是如此，在信息技术的宏观环境之下既面临着全新的机遇，自然也要承担一定的压力和挑战。新档案法的落地实施，对未来我国档案事业的发展提出了新要求，寄予了新希望。同时，新档案法对档案工作的信息化未来发展的方向有了更加明晰的规划，提出了极为明确的要求。这实际上也是给从事档案管理工作的相关从业人员以启发，未来的档案工作要创新、要优化，一定要充分利用信息技术的优势作用。笔者在对自身多年的档案工作经验进行梳理总结以后，提出了自己的一些想法和观点：首先，要遵循“加强制度建设是根本”的基本原则，完善档案管理制度、档案管理流程，为档案工作的科学化发展提供制度支撑；其次，要遵循“实现资源整合是关键”这一个基本原则，从多个维度上进行信息的采撷和整理，为社会、为民众提供更多有益资源；最后，要遵循“注重人才培养是支撑”这一个基本原则，充分发挥档案事业信息化建设过程当中的人才支撑和智力支撑。总而言之，我国档案工作要想朝着信息化的方向发展和进步，就要采取多种方法和策略，就要发挥多方主体的作用。集思广益，不断创新，披荆斩棘，敢于探索，这才是未来档案工作步入正规化管理的一个制胜“法宝”。