大数据背景下煤田地质档案信息化建设要点

肖李娜

甘肃煤田地质局

信息化时代，地区的发展和行业的生产力，不再由自然资源和历史条件所决定，它们已经被各种信息（知识、情报、文献等）所取代，信息十分重要，它早已成为时代的重要资源。有效地开发和应用信息资源十分重要，其直接影响信息化的建设以及发展，大数据背景下，各个行业都必须进行模式变革，只有实施信息化建设才会进步，才能推动企业和行业的全方位发展，这已成为当今信息社会发展的趋势。

一、煤田地质档案信息化建设

（一）煤田地质档案信息化建设的意义

大数据背景下，档案管理部门都应开展档案信息化建设这项基础工作。工作的开展过程也是档案工作迈向现代化的进程。为实现历史与未来的有机联系，档案管理单位应做出战略部署，信息化建设的发展过程，也是档案管理新概念的催生过程。现阶段，新型档案馆不再是单独存在的个体，其作为整个档案信息网络的节点，也是源头，可以接收和利用信息。因此，为使档案工作焕发生机活力，应建立全新的工作机制，实现统一管理[1]，并形成协调、规范、开放的工作理念。

（二）煤田地质档案信息化建设的具体内容

为实现煤田地质档案的信息化建设，就要利用好现代科技，并制定完善的管理制度和科学的管理方法，通过计算机、数据库、刻录机等设备，建立起高效且方便快捷的档案信息系统，以便于接收、统计、检索煤田地质档案。煤田地质档案信息化建设显著提升了档案管理单位的管理效率，可最大化发挥出煤田地质档案信息资源的经济效益和社会作用，以便更好地服务于单位和社会的生产发展需求，最终实现信息资源共享。

二、煤田地质档案信息化建设现状及存在的问题

（一）煤田地质档案信息化建设现状

目前，煤田地质单位的档案管理，主要是对资料的收集、保存和保管。体系不够完善造成了档案利用效率低，保存方式落后[2]。传统的纸质档案使用排架式管理，这样的档案管理存在许多弊端，如纸质档案占用空间多；存储条件要求高；纸质档案容易老化磨损，稍有保管不当就会造成损失，导致原始数据丢失；煤田地质局成立时间长，地质资料多，管理难度更大；沿袭传统管理模式，管理落后，技术上无法实现信息共享，也给查询造成了诸多不便。

（二）煤田地质档案信息化建设存在的问题

目前，煤田地质单位的档案信息化建设程度低，只做了煤田地质档案的目录录入工作，还有大量的问题和困难需要解决，信息化建设还有很长一段路要走。

1.档案管理人员观念落后

现阶段，许多档案管理人员在实际管理中，不使用电脑和网络查询，他们更愿意用脑记、用手翻，这样的管理方式也就造成了档案信息化建设的缓慢。

2.煤田地质档案管理人员素质参差不齐

目前，许多煤田地质单位的档案管理人员并非专业人员，大多数为兼职，仅负责最基本的档案查询工作，在单位中，他们所从事工作繁杂，繁重的工作造成他们无法只专注于档案管理；而且许多单位的档案管理人员，年龄结构老化[3]，且普遍学历不高，这样就造成，即使他们档案管理时间长，熟悉档案管理知识，知道管理的原理、方法和技术，但由于对计算机不了解，又缺少培训，造成他们不能了解电子档案，更不可能了解其形成、信息存储、传输、检索和利用技术。相反，一些年轻的档案管理人员，虽然熟悉计算机技术，他们又缺少档案管理的基础知识，更不了解档案管理原则和管理环节，这类现象普遍存在。

3.煤田地质档案管理设备过时

髓母细胞瘤：10例为实性肿块，2例为囊实性肿块，圆形或类圆形，边界较清，T1WI呈等低信号，T2WI呈等高信号，信号不均匀，瘤周水肿较轻。增强后实性肿块呈明显不均匀强化，囊实性肿块呈明显不均匀强化，囊变区无明显强化（图1），均出现不同程度脑积水。

由于单位普遍存在档案管理意识薄弱，资金投入少，从而使档案管理设备和专业技术人才缺乏，导致档案工作难度大，甚至可能造成人员流失。少部分单位到现在也没有设立独立的档案管理室，将档案资料随便堆放，杂乱无章。有的虽然设立了档案管理室，但极其简陋且空间较小，只摆放了简易的木质档案柜和档案架，甚至门窗都已破损。这样的档案管理环境，根本不能满足档案管理的现代化要求。有的单位虽然配备了档案管理室，购置了档案管理设备，但又不重视培训，档案管理人员不会使用设备及软件，这些设备也只是摆设。

三、加强煤田地质档案的基础设施建设

（一）完善基础设施

只有完善煤田地质档案信息化基础设施，才能保证煤田地质档案的信息化建设，才能满足各项档案所需的系统建设。因此，煤田地质档案管理单位，应转变陈旧的观念[4]，做好资金保障，只有及时转变观念，并在资金上给予倾斜的同时做好统筹安排和资金管理，才能满足现阶段档案建设的要求，最终实现档案信息化建设。与此同时，也需要我们设立专项资金，定期维护各种设备，保证其正常运行。

（二）重视电子文件的归档管理

电子文件的归档和管理不仅是国家电子政务的一项基础性工作，也是档案信息资源建设的重要内容。

为落实国家电子政务的要求，各单位应做好电子文件的归档和管理。随着电子档案越来越普及[5]，各级部门都应重视电子文件的积累、归档和管理。并不断健全其归档机制，以实现不同载体文件的同步归档，并对其进行有效管理，从而保障电子文件能够安全运行。特别是对于一些数量较少的档案，要从电子文件归档入手，做好档案管理系统，并将其纳入电子政务管理系统，落实线上归档。想要做好文件的归档，首先要做好文件的收集、整理和管理工作，全面了解各部门已形成应归档的电子文件，将之收集整理，过程中应采取合理手段来保证文件归档的真实和完整。如果我们不采取有效的措施来收集和归档电子文档的话，就有可能造成这部分文件丢失。只有重视电子文件的收集和归档，才会使档案资源变得更加丰富，从而降低单位的档案资金投入。

（三）加快信息化建设进程

只有加快煤田地质档案信息化建设进程，才能增加电子文件数量，从而改变传统的档案存储模式。一个行业中企业的竞争力，取决于其获取信息的速度及准确性。因此，各个单位都应重视信息建设，加大信息化建设力度。各级档案数据库的建设，需要具备接受电子文件的能力和数字化能力，并将各类电子文件加以整合，从而形成档案信息资源库。档案数据库群具有多层次、分布式、标准化等特点，这部分资源在各种信息网络平台共享。现代化数字档案馆服务方式更多样质量更好，信息传递也更全面、更快捷，档案的利用，能不被时间、空间、数量有所限制，在较短时间就能准确获得信息资源。现阶段，档案信息庞大且繁杂，只有档案信息化建设不断加快，才能提高工作效率和管理水平，让相关负责档案的人员，不再进行手工操作，使档案管理从传统逐步迈向现代，最后彻底实现档案管理现代化，这个步骤也是档案事业发展的必然阶段。

（四）根据实际，重点建设

现阶段，数字化档案馆的建设需要大量资金，目前煤田地质系统的经济状况并不适合大规模的数字化建设，所以应该重点建设，对长期具有经济、科学、文化价值的档案、利用率高的档案、开放档案、重点档案进行数字化建设，才符合当前建设的实际。

五、煤田地质档案信息化建设的措施

（一）坚持规范性原则

所有建设都应坚持原则和相关规范，做到“统一标准、统一规范”。计算机设备具有传输和读取的功能，电子文件刚好需要这些功能，因此，也在更多方面（标准、信息的格式、软硬件环境等）提出了更高的要求。无论是档案数字化，还是接受电子文件，都要坚持原则和规范，有统一的标准，使传统载体档案的数字化、电子文件的接收、存储、传输和利用有序、规范，避免碎片化、不相容，以至于重复建设。认识到煤田地质档案的特点并加以整合，按照国家标准研发、推广、应用软件，为保障档案信息交流、资源共享奠定基础。

（二）注重培养人才

（三）重视管理设备配备

地质单位要重视对档案部门管理设备的配备。煤田地质档案管理的信息化建设，离不开现代化设备（计算机、互联网、扫描仪等）的支持，各单位要充分掌握其特点，将其蕴含的缩微、光盘技术应用到档案管理当中来，从而加快数字化建设的进程。

（四）不断提高技术措施

1.建立煤田地质档案目录数据库，提高煤田地质档案检索效率

煤田地质单位应根据本单位地质档案的实际情况，开发符合自身实际的档案目录数据库，实现煤田地质档案的目录检索，从而推动档案数字化管理的发展。该数据库建立后，负责煤田地质档案管理的人员，可以利用该系统，完成资料的检索。例如，输入相应的关键字词就可以查询到相应的资料、类别、编著等。数据库的建设，可以使档案的利用效率得到提高。

2.通过网络技术，实现煤田地质档案的密集管理

传输，是指通过网络技术实现的线上查阅，十分方便快捷。但同时也可能造成煤田地质档案的泄露，存在一定安全隐患。如何保障煤田地质档案的档案完全，并将其高效利用，是每个单位都面对的问题。针对这个问题，实行密集管理可以解决，密集管理即是将资料按照不同种类、级别、层次进行分类，并分别设密的管理。这项管理的实施，使档案的查阅需要相应的访问权限。下载档案资料必须经过相应的审批，只有达到规定，相关档案工作人员才能解密让其下载。这样的技术换代，使煤田地质档案的网络安全建设和管理都得到提高。

六、结语

综上所述，煤田地质档案信息化建设的开展，离不开大数据思想。各单位应重视煤田地质数据之间的关联性，将之整合和扩展。规范统一各类煤田地质档案信息，基于需求整合分析煤田地质数据的关联性，开发信息服务产品，发展煤田地质信息服务，提升煤田地质数据信息的挖掘深度，使煤田地质数据在循环利用过程中产生新的数据，产生价值。