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大数据背景下电子档案管理创新途径

2021-08-31王春雨

科技风 2021年15期
关键词:电子档案管理创新有效途径

王春雨

关键词:大数据;电子档案;管理创新;有效途径

在信息化技术支持下,大数据时代已然到来。大数据早已成为社会发展与变革的“催化剂”。特别是档案工作,以往档案管理方式相对落后,并不符合社会发展趋势。而在大数据技术支持下,档案管理方式逐渐变革,逐渐迈向电子档案新形势。在当前的自动化办公模式中,电子档案管理方式相对常见,合理应用电子档案管理方式,能够发挥电子档案的便捷性与诸多优势。要想做好档案管理工作,使档案管理作用得到充分发挥,为档案管理行业健康发展打下坚实基础。

1电子档案管理工作的重要意义

就电子档案管理工作进行分析,档案所包含内容诸多,其中,主要以企业信息、人力资源信息为主,传统档案管理多为纸质资料,大量的纸质资料极易产生丢失与破损现象,一旦出现此类问题,极易影响企业稳定运行,不利于企业人力资源管理工作开展。要想强化档案管理工作,提升档案管理效率与质量,在档案管理过程中应结合大数据技术,将各类信息汇集为电子档案,进而做好档案管理工作,借助大数据技术做好档案信息的管理与保存工作。就目前档案管理工作进行分析,大部分档案多以电子形式存在。将各类档案聚集在一起,有利于做好档案管理工作。电子档案管理模式有利有弊,优势为档案保存效率、应用效率得到提升,而劣势则为网络环境复杂,如管控不当,或是电子档案管理平台受到攻击,都会增加企业或是个人信息泄露风险,不利于维护档案安全性,难以保证大众信息私密性,不利于维护现代社会发展与进步。因此,在新形势的档案管理工作中,应选择适合的管理方式,充分发挥电子档案管理作用,提升档案管理质量。

2分析电子档案管理工作存在的问题

2.1管理人员水准不齐

大数据出现时间相对较晚,部分管理人员并未意识到大数据技术重要作用,亦难以将大数据技术与自身工作相结合。部分企业电子档案管理人员,其电子档案管理水准相对较低,很多企业内部电子档案管理人员并不是专职岗位,多为其他岗位人员兼任。这些兼任的工作人员,有着各自工作,难以花费更多时间与精力去学习大数据技术,难以将大数据技术与电子档案管理工作相融合。再加上,部分企业的档案管理人员年纪偏大,难以接受电子档案管理方式,更难以适应电子档案管理工作所提出的全新要求。受到这些因素影响,导致电子档案管理人员水准不齐问题出现,最终影响电子档案管理工作开展,难以发挥电子档案管理工作应有作用。

2.2电子档案管理设备落后

部分单位在档案信息管理工作中,并未投入充足资金,致使大数据设备更新不及时。电子档案管理设备落后,势必会影响电子档案管理工作开展。再加上,很多企业档案管理方式相对传统,多为人工管理模式,即便引入电子档案管理设备与平台,这些设备与平台依旧形同虚设,难以发挥电子档案管理设备与平台应有作用,严重阻碍企业电子档案管理工作开展,不利于实现电子档案管理与创新。

2.3电子档案管理制度有待完善

就当前的电子档案管理工作进行分析,部分企业多应用传统档案管理方式,并未结合大数据时代背景,对传统档案管理方式加以优化。此种现象,是不会导致档案管理工作制度不完善,档案管理流程不规范等诸多问题。企业对传统档案管理所存在的问题并未进行及时分析,致使档案管理工作较为随意,无规范管理制度。企业档案管理制度不完善、不科学,势必会影响企业档案管理效率,降低档案管理质量,在档案管理工作中出现信息遗漏或是档案破损等诸多问题。档案存在破损与丢失问题,不利于企业管理与评估工作开展,更难以在企业内部推出电子档案管理方式,无法应用档案价值,难以创新传统档案管理方式。

3大数据背景中创新电子档案管理的有效途径

3.1提升档案管理人员综合水准

要想使大数据技术得到合理应用,提升电子档案管理水准,在实际工作中,首先,应以提升管理人员综合素质为主,只有这样,才能提升档案管理人员的数据信息的处理与分析能力。与此同时,在大数据时代背景下,还应做好人员培训工作,以提升人员综合素质为主要工作,并在这一基础之上,构建完善数据库,发挥档案数据库作用。在这一过程中,作为企业的管理人员,应给予电子档案管理工作高度重视,聘请专业人才做好数据库的维护与更新工作,确保电子档案数据库稳定运行,更好地支持电子档案管理工作。其次,应结合大数据时代要求,创新传统档案管理方式与理念,只有结合大数据时代背景,借助大数据技术,优化以往档案管理方式,在大数据时代背景中,引入更多先进技术,在档案管理工作中,采用全新管理理念,进而构建高素质档案管理队伍,使其掌握电子档案管理所需专业知识,以此为基础,不断提升档案队伍管理人员综合水准,满足大数据时代对档案管理人员提出的全新要求。最后,为保证档案管理工作顺利开展,在实际工作中,还应结合以往档案管理工作存在的问题进行分析,不断优化以往档案管理工作存在的问题,满足档案管理工作创新要求,创新以往档案管理途径,为电子档案管理工作开展打下坚实基础。

3.2增强电子档案管理设备与人力投入

在大数据时代背景中,要想创新以往档案管理方式,并提升档案管理质量,在实际工作中,必须要增强电子档案管理工作所需设备,增加设备投入,首先,应做好设备选择工作,在设备选择工作中以计算机设备为主,选择具有存储功能的计算机,在设备选择工作完成后,应结合电子档案管理工作要求,引入电子档案管理系统,并将电子档案管理系统安装至计算机设备中,为后续电子档案检索、分析等各项工作开展提供可靠平台。与此同时,在电子档案系统选择前,需要结合企业内部电子档案管理工作实际要求,选择适合的档案系统。要想完成此项工作,需要不断强化人员管理,引入更多专业能力强的档案管理工作者,充分发挥电子档案作用,提升档案信息应用价值。最后,在传统档案创新工作中,需要引入复合型人才,并在大数据背景下,创新以往档案管理工作模式,不斷优化传统档案管理方式,以创新为基础,做好电子档案管理工作,最大限度提升电子档案管理工作效率。

3.3优化以往档案管理体系

在大数据时代背景中,要想不断提升档案管理质量,创新档案管理方式,在实际工作中,逐渐引入大数据技术,构建电子档案管理新体系,使电子档案管理工作得到大幅度提升。要想创新传统档案管理方式,规范档案管理行业发展,在实际工作中,应重点关注本单位档案管理工作实际情况,结合本单位情况进行分析,构建适合企业、符合时代发展的电子档案管理体系,进而统一档案管理标准,优化以往档案管理方式,并在大数据技术帮助下,做好档案数据收集、存储与分析工作等,并在这一过程中,遵循全新档案管理体系,做好档案管理监督工作,更好地规范企业内部档案管理工作,提升企业档案管理质量。与此同时,在档案管理创新工作中,还需要借助考核与评价等不同方式,充分调动电子档案管理工作人员积极性,使其主动投身于电子档案管理工作中,并在考核与评价方式帮助下,不断提升自身电子档案专业知识与管理技能,在大数据时代背景下充分发挥自身能动性,优化档案管理方式,激励并促进档案管理人员成长,创新以往档案管理方式,促使传统电子档案管理形式迈向电子档案管理趋势。此外,应结合大数据时代背景,对国内电子档案发展进行分析,结合大数据时代背景,制定适合档案管理的体系,在实际工作中,制定适合电子档案管理创新的体系,在科学、完善的管理机制支持下,规范电子档案管理流程,不断提升电子档案管理质量。最后,应结合大数据时代背景,结合电子档案管理与创新方式,在这一过程中分析国内外档案管理与创新经验,不断创新档案管理工作,进一步提升档案管理能力,创新以往档案管理方式,充分发挥档案作用,更好地为人民服务。在实际工作中,应尽量消除档案管理体系与创新之间的“隔阂”,切实维护档案管理工作开展,创新档案管理途径,在大数据技术支持下实现档案数据信息共享目标,在档案管理与创新过程中,需重点关注档案管理技术,结合档案管理理念与大数据技术,構建档案管理与创新的共享机制,使档案管理与创新工作得到全面优化,消除以往档案管理工作遇到的难题。

4结语

在大数据时代背景下,以往企业档案管理工作弊端逐渐凸显,为解决这一问题,创新以往档案管理形式,拓展档案管理路径。在实际档案管理过程中,应明确档案管理意义,并分析档案管理存在的不同问题,最终结合大数据技术,在大数据技术辅助下,创新以往档案管理模式,不断强化电子档案管理人员培训工作,使电子档案管理人员综合素能得到提升,并在档案管理创新工作中,增加更多的资金与设备,为电子档案管理工作开展提供硬件基础。在完成上述工作后,还应构建科学档案管理体系,规范档案管理工作,拓展档案管理途径,充分发挥电子档案作用,维护社会发展,做好档案管理工作,充分发挥各类档案应有价值。

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