现代信息技术对企业档案管理的影响与对策

陈卓

【摘要】    随着社会的发展，互联网信息技术的迅速发展，使得这种科学技术被逐渐被应用到各行各业中，为了适应时代的发展，企业档案管理改变了传统的管理模式，尝试将信息技术引入到管理之中，不仅推动了电力企业在档案管理方面的發展，还提高了对档案的管理以及利用的效率，使得企业获得的利益有所提升。本文通过在现代信息技术下对企业档案管理的影响进行简单的描述，进而分析企业档案管理的发展现状，最后合理的将信息技术应用到企业档案管理之中。

【关键词】    现代信息技术    企业档案管理    影响    对策

引言：

随着各种企业的迅速发展，企业管理工作显得尤为重要，在管理的过程中档案发挥着重要的作用，首先企业的发展经过了漫长的发展过程，能够客观的记录企业的发展历程，其次，在企业运营过程中可能会突发某些重大的事件，可以参考其中的案例来解决当下遇到的困难，最后促进企业的正常发展。但是随着信息技术的广泛应用使得企业档案在一定程度上受到了冲击。因此要改变传统的企业管理模式，针对现在的发展时局制定合理的企业档案管理方案，保证档案信息的真实有效，从而促进企业在市场中能够占据一定的地位，获得更大的效益。

一、企业档案管理的发展现状

1.1缺乏对档案管理的认识

目前，企业管理者以及企业中的相关工作人员对于企业档案管理方面的认识的比较浅，并没有意识到企业档案管理的重要性，缺乏创新意识，使得企业档案的管理模式依然比较落后，同时企业为了在市场上能够更具有竞争力，就会将企业管理的关注点放在经济的获利上，从而对于档案的管理比较疏忽，此外在企业的内部对于档案管理方面的体系还不完善，严重阻碍了管理工作的实施，员工的工作态度也存在一定的的问题，对档案没有深度的了解，对于领导者的能力也存有一定的质疑，由于在管理档案的过程中缺少创新，大部分仍然采用传统的企业档案管理方式，在实际操作过程中工作的流程比较复杂，员工对此会出现消极怠工的情况，无法激起员工的工作热情，从而导致企业整体效益比较低。

1.2管理体系以及设备整体落后

在企业的发展过程中，依旧按照传统的档案管理模式，无论是档案的录入或者是借出都需要经过复杂的工作流程，设备的落后导致工作的难度比较大，工作人员承受的压力较重，并且随着信息技术的迅速发展，对档案的管理体系提出了更高的要求，但实际上我国对于档案管理的改革还处于起步的阶段，规范与标准还没有统一，基础的设备还未完善，信息无法达到共享与开放的目的，简言之就是并没有发生多大的变化，使得企业档案管理体系已经无法满足社会的需求，信息技术也并没有完全融入到企业档案管理中，档案信息的价值被大大降低，企业的收益也受到了一定程度的影响。

1.3数据信息缺乏共享性

传统的管理模式下，企业管理分成各个部门，导致档案数据信息比较分散，没有形成统一的网络结构体系，导致各个部门只能了解到自己内部的档案信息，对于其他部门的档案信息基本不太了解，在第一时间内对于重大事件的数据信息分享上无法有效的传达，数据的共享性比较差，导致企业日常的管理工作无法正常顺利进行，同时各个部门都具有自身的独特性，内部的之间缺乏相互沟通，对其他部门传达信息的积极性较低，各部门缺乏有效具体的数据共享，这严重阻碍了信息技术的发展。

二、加强信息技术在企业档案管理中的应用

2.1强化管理理念的认识

现代信息的迅猛发展，给各个企业都带来了一定的冲击与机遇。对于企业档案的管理也提供了一定的便捷，强化管理理念是社会发展的必然要求，不仅能够有效的促进企业的生存与发展，也能够为企业提供克服挑战的依据，从而为企业在市场中能够更加具有竞争能力，其次，档案工作的正常运营需要进行指引以及各个环节的相互配合，只有做到这样有利于企业档案管理一体化的有效实施。随着互联网科学技术的广泛使用，企业为了提高在市场上的竞争力，就需要适应时代的需求，合理的将信息技术应用到企业档案的管理之中，企业档案作为企业管理的核心，应当加强对其的认识。首先，信息的共享开放使得企业的生产者拥有更大的自主权利，能够打破固有的传统观念，将档案的工作流程加以简化精确，其次，在日程生活中，管理档案的工作人员需要转变传统观念，信息的复杂多样，企业档案也要做到与日俱进，将档案管理的模式进行一定的创新，保证档案合理完整的情况下能够提高其的工作效率与质量。最后工作人员可以引入先进技术，有利于完善企业档案管理模式，促进企业获得更大的效益，能够在市场上占据一定的地位。企业在平时的运营过程中，需要外界的指引加以完善，因此企业要根据新时代对企业的新要求来制定企业的新思想，在其的引导之下能够促进工作正常的发展，之后对于工作人员要加强其传统管理思想理念的转变，能够认识到档案管理在企业中的重要性，他不仅仅是记录这着企业发展的历史，他还是在新时代遇到挑战可以查询从而提供解决方案的具体依据，而信息技术的利用能够在查找或利用时更加方便快捷，利用先进的管理理念，提升档案的管理地位，不断完善新时期管理工作，能够使管理更加规范准确。

例如：信息化现代技术的发展，对企业管理提出了更高的要求，为了使企业能够获得更大的效益，首先需要加强对相关工作人员管理理念的强化工作，管理者应当时刻关注社会信息的动态，改变传统的落后的思想观念，打破固有思维方式的束缚，打造一批能够满足社会需求的现代化人才队伍建设，提高整体素质的同时能够掌握更加熟练的技巧，从而将档案管理方式以及流程更加便捷，通过利用新的管理理念，根据不同岗位部门对档案的要求，培养全方面的管理型人才，加强对他们的培训，提高他们的专业能力与技巧，使得管理者能够适应现代化信息技术下企业的发展需求，能够根据精确的档案管理流程合理科学的管理档案，在日常实际的管理过程中，逐渐改变固有的管理理念，加强对管理模式方法的探索创新，提高企业的竞争能力。

2.2完善设备管理

随着社会信息技术的发展，先进的档案管理设备能够顺应时代发展的需求。科技的迅速发展使得信息的来源或渠道错综复杂，所传递的信息内容丰富，样式多样，与传统的档案管理模式相比，信息化社会化的管理模式会使得档案信息发生相应的变化，能够不受时间以及空间的约束，能够更加方便快捷的查找并利用相关的信息，而现代技术的应用到企业档案的管理中，使得档案管理的模式，方法都得到了一定的更新与完善，更加提高了档案信息的共享性与时效性，此外，有利于加快一体化现代管理系统的建设，提高档案信息的真实准确性，提升信息的质量。同时还能够提高档案管理的水平与质量，从而提高企业工作的效率，因此为了满足现代化信息建设的需求，必须将企业的管理与信息技术相结合，可以引进大量的先进设备，对原有的设备加以完善与更新，其次为了企业的利益以及今后的长远发展还可以引进先进的技术人员对设备进行实时检查，促进企业的发展。

例如：在档案管理的工作中，首先要对企业的设备加以完善优化，对于纸质档案要加强对其的保存与复印工作，这是就需要对档案的录入设备以及复印设备加以完善优化，保证其正常的运营，避免造成档案信息的错误以及缺失，其次引进先进的技术人员要对管理人员对现代先进设备的操作加以引导，使其能够逐渐了解并掌握相关的知识以及具体的操作流程，保证数据能够有效的被保存下来，在操作上也足够的规范。最后相关部门可以利用不同的渠道，鼓励管理人员对于已有设备进行创新，拥有属于企业自身独特的产品以及核心技术。时刻关注社会发展的动态能够及时对设备加以完善优化，进而应用到日常生活中，使企业档案管理工作能够顺利的开展，打造更为完善的设备，促进企业逐渐满足社会的需求。

2.3提高综合素质的培养

企业在日常生活中能够正常运营，需要工作人员的辛勤付出。将现代信息技术引入到企业档案管理体系中，能够使工作人员在意识上有较浅的转变，意识到新时代已经到来，传统的思想管理无法满足社会的需求，其次，为了能够不与社会脫节相关工作人员需要提高自身的技能，由于每个人都能力或多或少存在着一定的差距，因此需要对人员进行能力的划分，从而负责档案的不同方面，提高人员的利用率。最后，原有的知识储备可能无法满足当代企业发展的需求，因此相关员工要学习先进的管理理念，加强对信息化建设的要求，掌握具体的操作流程，从而能够促进人员素质的提升也有利于数据信息的真实准确。为了能够合理的将现代化信息技术融入到企业档案管理中，需要加强对管理人员知识与技能的培养 从而提高管理人员管理能力，同时企业中对于档案管理的不同部门应当加强相互之间的合作交流，进而对档案进行分类整理，加强沟通开展业务工作，勇于创新开拓，利用现代化信息技术对档案进行智能化管理，使得查找利用现代化信息更为便捷。

例如：企业在日常经营过程中，要认识到管理人员的重要性，首先，要加强对企业档案管理人员的系统性培训，使其能够意识到信息时代到来下对于其的要求，从而提高他们的学习积极性与主动性，能够更深层的学习档案管理的相关知识，提升他的专业技能，能够对现有的管理模式进行创新与精简，创造出一个更完善的管理系统，同时企业的发展状况实时变化，各个部门对于信息的分享沟通能力比较差，因此，要结合企业自身的发展状况制定属于其的管理系统，可以采取到相关专业的教育机构进行培训，让他们集中培训，能够在内部之间形成团结竞争的良好氛围，从而引起员工的积极主动性，提高他们的综合素质。此外针对各个部门分散的情况，应当加强各自部门与其他部门的合作交流，各部门可以采取联谊或者是聚会的形式来达到信息的共享，从而能够有效的将企业不同类别的档案资料进行完善与整合，提高档案的利用率，也可以利用现代信息技术构建线上的联合合作机制，通过聊天软件来加强各部门之间的沟通交流，完善相关的网络系统，将纸质档案保存在网上，有效的转化档案资源，以及优化资源的管理，管理者根据互联网等对于信息要实时更新，改变传统的思想，开拓创新思维，促进管理工作的有序进行。

三、结束语

现代信息技术的发展使得企业的档案管理工作受到了一定的冲击，但同时也带来了发展的机遇，从而使企业能够在市场上更加具有竞争力。本文通过对档案管理方面的发展现状进行阐述，其次分析了现代信息技术对于档案的影响，最后根据带来的挑战提出了要强化管理理念，提高工作人员的综合素养以及完善设备三个方面的措施来解决遇到的挑战，从而促进企业档案管理工作的正常运营，能够逐渐适应社会的发展，满足社会的需求。

参  考  文  献

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