以利用为导向的科研电子文件管理体系研究与实践

2021-08-24中国电子科技集团公司第十研究所朱烨

区域治理 2021年18期

关键词：管理体系利用档案管理

中国电子科技集团公司第十研究所朱烨

随着科研单位信息化水平的不断提升，近些年众多科研单位围绕科研生产主业务建设了许多的业务信息系统，其中产生了大量的电子文件，使得档案工作的主要管理对象正日益由传统的纸质文件转为电子文件。

随着信息化技术的持续深入应用，用户对于档案的利用需求逐渐由纸质档案借阅向电子文件及电子档案网络化利用转变。利用归档的电子文件能够直接借鉴以往科研项目研究成果，有助于提高研发效率，缩短研发周期，支撑科研生产及科技创新等工作。

一、科研电子文件利用过程中存在的问题

由于部分管控手段的缺失，对科研电子文件的利用也造成了较大的影响，具体表现在以下方面：

（一）可利用的电子文件资源离散

虽然国家相关的档案管理标准均要求：业务系统中办理完毕且具有归档价值的电子文件，应通过归档接口纳入档案管理系统进行管理。但由于种种原因，很多业务系统建设时仍然缺少归档接口，使得大部分电子文件未纳入归档管理。在这种分散管理模式下，电子文件资源处于离散状态，归档率低或没有归档，造成可利用的电子文件资源有限，不仅给用户查找带来不便（或不知道文件存储在哪个系统中，或受限于系统权限无法查询），也不符合国家档案管理相关规定的要求，难以真正发挥电子文件价值。

（二）电子文件利用过程缺少安全技术手段保障

由于缺乏有效的防扩散技术手段，现有电子文件资源提供在线服务时受到限制（或下载到本地后无法控制，或不开通下载），难以开展多层次利用服务。各业务系统中的电子文件利用一般受限于项目团队内的人员权限，缺少针对跨团队的文件利用赋权，不利于系统间或系统内电子文件的共享利用和知识经验的借鉴。

由于缺少对电子文件利用的控制手段，也造成了利用服务模式单一的问题，只能被动地提供查询检索服务，无法针对用户需求实现电子文件资源的共享利用与主动推送。

二、以利用为导向的科研电子文件管理体系的构建

为改善科研电子文件离散、利用不足的现状，充分发挥科研电子文件的价值，应从科研项目全生命周期着眼，分析每个阶段形成的文件，根据科研档案管理的要求对相关的电子文件进行梳理，逐步建立融合化的科研生产电子文件管理体系。

整体建设思路为：明确科研电子文件归档范围，制定科研生产电子文件归档管理要求，构建科研生产电子文件集中统一的管理框架；整合各业务系统文件资源，建立基于项目的电子文件数据库；通过扩展现有档案系统功能，建立电子文件利用中心，创新利用服务手段，为电子文件的广泛利用提供资源保障（见图1）。

图1 科研电子文件管理体系总体建设思路

（一）科研电子文件管理体系整体框架

基于对科研电子文件特点的分析与研究，建立完整的档案管理体系，不断完善规章制度，优化管理方式，提升电子文件的管理效率，有效维护电子文件的完整与安全，保证电子档案的有效利用，使得档案管理工作与科研单位各项工作协调发展。通过电子文件管理体系的建设，使得设计人员能够在项目研究初期便知晓该项目所属电子文件的归档管理范围与归档时机，熟悉电子档案归档管理流程，为管理层提供齐全的归档管理视图与档案信息资源，支撑科研、生产等各项工作（见图2）。

图2 科研生产电子文件管理体系整体框架示意图

（二）科研电子文件前端控制与全程管理流程梳理

将科研电子文件从形成起就纳入档案管理的视野，把电子文件形成、电子文件处理、电子文件归档和电子档案管理作为一个整体，统一规划、统一设计、统一流程、统一标准，确保文件机构内部、文件机构之间、文件与档案机构之间有关电子文件信息的及时流动与管理，实现电子文件和档案一体化管理的无缝衔接（见图3）。

图3 科研电子文件前端控制与全程管理流程图

以科研文件中的质量数据为例，通过对质量数据类型的分析，开发了结构化的产品质量树对产品全生命周期的质量数据进行管理，能够支持多种数据的录入方式，可以采用结构化、标准化的检验模板进行数据记录，数据记录支持采用移动式手写屏幕方式采集数据，也支持自动测试产生的数据，同时兼顾扩展运维阶段相关记录的追加，能够通过扫描或者导入进行检验数据的导入，能够进行权限或版本控制，并能有效解决数字签名的可靠性，通过一系列的有效方案解决质量过程数据填写效率低下、查询效率低下、数据电子化保存等等问题（见图4）。