“放管服”引擎下高校差旅费报销的管理研究— 以T大学为例

王争妍 陈洋琴 同济大学财务处

引言

为推动高水平大学和学科进入世界一流行列，加快高等教育治理体系和治理能力现代化，提高高等学校人才培养、科学研究、社会服务和文化传承创新水平。中共中央、国务院作出重大战略决策，统筹推进世界一流大学和一流学科建设，到2020年，若干所大学和一批学科进入世界一流行列，若干学科进入世界一流学科前列。在“双一流”建设的不断要求下，高等院校的综合实力水平在不断攀升。随着高校科研教育事业规模的发展壮大，由此产生的科学考察、社会调研、交流访问和实习实践等也逐渐增多，差旅活动作为其载体日益频繁，差旅支出占高校财务支出的比重日渐升高。

一、T大学差旅费支出现状

T大学作为一所规模庞大，教学与科研并重的综合性大学，有29个专业学院、8家附属医院，国家级研究平台17个，省部级研究平台63个，国家级人才培养基地、创新试验区44个，2017年，T大学被列为国家世界一流大学建设A类高校。近年来，T大学收入和支出均呈现不断增长的趋势，学校的教学和科研水平不断提高，财务管理工作也越来越复杂。

如表1和图1所示，2016-2019年间T大学差旅支出不断升高，差旅活动日趋频繁，差旅支出占年度总支出的比重也在逐渐升高，差旅支出成为高校各项支出中的一项重要的经常性工作。加强高校差旅费支出的管理，对于高校财务管理具有十分重要的意义。

表1 2016-2019 T大学差旅支出情况表（亿元）

图1 2016-2019年T大学差旅支出情况图（亿元）

二、T大学差旅费管理现状

为加强差旅费支出的规范管理，贯彻落实中央八项规定，发扬厉行节约的宗旨精神，2016年T大学在《中共中央办公厅、国务院办公厅关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》的指引下，结合实际情况，制定差旅费管理办法。

差旅费是指教职工或学生等临时到常驻地以外地区因公出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。出差前需要履行单位审批手续，填写出差申请单，经负责人审批同意后方可出行。其中，城市间交通费、住宿费按照人员类别进行了等级确定和标准划分。人员类别划分根据技术职称和管理级别进行，不同类别人员对应不同的交通工具标准，均凭发票报销。住宿费参照国家有关文件，按照人员类别分别确定了31个省市的住宿费限额标准，相应人员的住宿费只能按照限额标准内据实报销，参加会议或培训入住指定酒店的除外。伙食补助费是按照包干制进行，按照出差自然天数每人每天100元的伙食补助标准，会议或培训含餐的要扣除相应的补助天数。市内交通费可以选择凭实际发生票据据实报销，也可以选择包干制，按照出差自然天数每人每天80元的交通补助费用，15天以上补助减半，会议和培训期间无补助，自驾期间无补助。

在此基础上，为贯彻落实党中央、国务院关于进一步推进简政放权、放管结合、优化服务的决策部署，2017年T大学关于科研和“四技”项目出差制定了新的标准，其中城市间交通费规定50岁以上正高级职称人员出差，由负责人审批同意后可以乘坐飞机公务舱。住宿费将全国31个省区市的标准简化分为北上广深和其他两个标准，相应提高了各人员类别的住宿限额，如表2所示。

表2 科研和“四技”项目差旅住宿费限额标准

2019年，在“放管服”政策的持续指引下，学校逐步从微观管理过渡到宏观指导。为给科研项目报销松压减负，T大学对科研和“四技”项目差旅住宿费推行了包干制和限额标准上浮政策。对于往返行程完整，且时间在一周以内的差旅，可以选择住宿费包干。差旅报销时，无须住宿费发票，直接按照差旅费管理办法的住宿限额标准予以发放包干住宿费。此外，对于“四技”项目按发票据实报销差旅住宿费的，可以按照科研和“四技”项目差旅住宿费限额标准上浮130%据实报销。

三、高校差旅费报销存在问题

（一）政策制度冗杂，报销流程烦琐

由前文所述，根据T大学差旅费管理现状可知，T大学关于差旅费管理出台了若干管理办法，有的作为替换性文件，有的作为附加性文件，无论是报销经办人还是财务审核人，都需要对差旅费相关的规章制度进行统筹学习和了解。有的财务经办人获取信息的渠道并不畅通，信息更新整合不够及时，就会导致对政策精神掌握不到位的情况发生，这也为财务报销管理增加了难度。

差旅费管理中，关于城市间交通费需要区分是否为科研和“四技”项目，二者出行交通方式标准有所不同。关于差旅住宿费，综合相关文件，可以分为四个标准，分别对应为非科研和“四技”项目差旅住宿费标准、科研和“四技”项目差旅住宿费标准、科研和“四技”项目差旅住宿费包干制标准、“四技”项目差旅住宿费上浮标准。政策制度的多样性使报销流程愈加烦琐，师生在进行差旅活动时首先需要了解不同的差旅标准，从而选择相应的出行方式和规定标准的住宿，否则就会因为政策制度的差异化导致报销发生错误。政策出台的初衷是为了解决“报销繁”，帮助师生松压减负，从而更好地投入到科研事业中。而冗杂的政策制度却反而占据了师生更多的时间和精力，增加了报销流程的烦琐程度，与初衷背道而驰。

（二）事前审批流于形式，审批权限归属复杂

差旅费管理办法规定，师生在出差前需要履行相应的审批手续方可出行。在实际运用中，此条规范大部分流于形式，经常出现师生在差旅事项完成后，为了完善报销手续，才事后补批出差申请单。很多学院办公室关于出差申请单的管理过于松懈，可以随意拿取盖章。关于审批权限，差旅的事前审批，财务部门并不限定由特定人负责审批，采取谁审批谁负责的原则，这也造成了审批混乱，甚至虚假签字的情况发生。

除了差旅的事前审批，还存在多种情况的审批管理。其中，差旅费预约报销单由项目负责人审批；出差申请单不限定审批人，采取谁审批谁负责的原则；科研和“四技”项目50岁以上正高级出差乘坐飞机公务舱均由项目负责人审批；科研和“四技”项目其他特殊情况，项目组成员由项目负责人审批，项目负责人由二级单位负责人审批；非科研和“四技”项目的特殊情况，均由二级单位负责人审批。

差旅费报销的审批权限按照不同性质和类别有着不同的权限归属，这使得财务经办人在办理报销时，往往因为审批人有误而往返跑。大多数经办人并不能在报销时很好地区分审批权限归属，都是在报销出现问题收到退单后，由财务审核人告知正确的事项审批权属人，再进行相应的补办审批流程，很大程度上浪费了时间和精力，降低了财务报销的效率。

（三）财务经办人专业性不足

每个项目的报销需要有财务经办人，项目负责人本人作为财务经办人时，由于其科研及教学任务重，很少有精力去学习所有的财务政策法规和具体的报销规定。所以很多老师选派学生作为其课题组财务经办人，而学生随着毕业等问题，会出现财务经办人频繁更换的现象。财务经办人的高流动性使得经办人对财务报销制度和知识的掌握参差不齐。由于制度了解不透彻，差旅费报销就会频频出现问题。目前很多项目组已经聘请了专门的财务助理，帮助课题组完成财务报销事宜。但是财务助理的覆盖面依然不够广，并且财务助理培训机制仍然不够健全，有些财务助理的专业水平不足，导致报销质量低下，缺材料，缺审批等问题频有发生。

（四）包干制需手工核算，财务效率低

目前差旅费报销能采取包干制的有伙食补贴、交通补贴和住宿费三项内容。由于网上预约系统并不能识别出差旅活动是否达到包干标准，不能智能计算出正确的包干金额，使报销时财务审核人员需要手工核算正确包干金额。包干制金额的计算相当复杂，存在多种不同情况。当行程小于7天时，不能包干住宿费。当行程不完整时，不能包干住宿费，且需要扣除相应天数的伙食补贴和交通补贴。当参加会议和培训时，需要扣除含餐天数的伙食补贴以及会议和培训期间的交通补贴。当自驾出差时，需要扣除自驾期间的交通补贴。当差旅天数超过15天时，交通补贴需要减半。以上不同情况，均需要根据实际票据来整理出差人的行程轨迹，区分不同种情况，再核算出正确的包干金额。当最终核算金额与经办人报销提交金额不一致时，还需要告知经办人相关政策规定和报销金额差异原因，为财务报销工作增加了工作量，从而在一定程度上减缓了财务报销速度，拉长了办结时间。

四、高校差旅费管理发展方向

（一）完善制度体系，精简报销流程

由于高校不断出台有关差旅费管理的政策制度和报销规定，师生在获取信息时，很有可能会因为时间差而出现信息不对称的现象。目前学校的制度体系建设较为分散，未能形成全面统一的差旅费管理规章制度，使得师生不能够迅速掌握关于差旅费报销的全部规定。只有加强政策的统一规范，构建完整的政策体系，设立专门的差旅费模块的政策指引，促进差旅费报销管理的相关政策规章的内容整合，才能有效减少信息不对称，帮助师生快速掌握差旅费报销相关知识，减少报销过程中不必要的多跑路。并且在制度体系的实际运行中，要重视师生反馈，抓住差旅费报销过程中存在的难点及繁点，及时完善政策体系，强化制度建设，精简报销流程，从而推进差旅费报销“放管服”的持续动态建设。

（二）推进线上审批，明确权限归属

差旅费报销时会涉及各类事项的审批，其审批权限归属也相应不同。优化审批流程管理，将审批事项进行整合，在线上设计差旅费报销审批申请渠道，采取线上审批的方式进行，并且在审批流程中设计项目卡号输入框，根据项目类型区分不同种情况，再对审批事项进行模块划分，每一种模块都对其审批权属做出提示，帮助申请人将审批申请流转至具有相应的审批权限的审批人，这样审批人就可以直接在线上进行批准回复。线上审批流程的优化，不仅能够使审批权属划分一目了然，节约师生往返跑的时间，还能减少虚假审批签字的现象发生，对于促进差旅费报销审批的规范化管理有十分重要的意义。

（三）健全培训机制，加强专业水平

差旅费报销时根据项目的种类会有不同的出行和住宿标准，包干制在差旅费报销中的运用也有着多种条件限制。财务经办人需要熟练掌握各项财政法规和具体报销规定，才能保障差旅费报销的顺利完成。财务部门需要健全宣传和培训机制，拓宽宣传渠道，加强与全校师生的沟通和联系，通过邮件、微信平台、微信工作群和学习平台等多种形式转发最新政策法规，展示各项报销流程等。还要不定期开展业务培训，丰富培训的形式内容，通过线上学习平台、线下宣讲、问答等方式，面向全校财务经办人，走进学院，走进机关，加强专业知识培训，提升财务报销能力，从而将科研和教学人员从烦琐的报销工作中解放出来，保障学校教学、行政和科研事业的蓬勃发展。

（四）促进信息化建设，提升财务效率

差旅费包干制下补贴金额和不同地点住宿费的核算工作量是非常巨大的，加强信息化建设，提升网上预约系统的智能化水平，根据不同语句指令完成符合实际情况的金额自动化计算，能极大地减少财务人员的审核和沟通时间，提升财务工作效率。此外，大力推广完善校企合作，实现差旅网上预订和学校财务报销的统一结合，出差人不再需要先行垫付资金，通过校企合作平台直接完成出行和住宿的预订，再由学校和商家进行后台的统一结算。校企合作的推广运用，使出差人不再需要整理烦琐的票据，能从根本上解决差旅费的报销繁问题，能够从实处深化“放管服”改革，从而为全校师生提供愈加优质的服务。

（五）强化审计监督，优化财务管理

差旅费报销包干制的应用，是简政放权的一种体现，但是“放”的同时还要重“管”。加强内控监督管理，是放管结合的重要举措。一是加强差旅费报销的事前审批监管，严格把控差旅活动的真实性，防止借用差旅名目虚构事实，确保经费开支的审慎性、有效性。二是加强差旅费报销过程中的审核监管，财务审核人员要逐笔逐项核对出差人的城市间交通费、住宿费、市内交通费等票据，审核是否符合规定出差时间、是否超出相应出行方式标准和住宿费标准、是否合理适用于包干制、并核算包干制下正确金额，确保差旅活动符合政策规定，杜绝虚假开票和虚拿补贴的现象。三是加强差旅费报销的事后审计监督，定期不定期地开展内部稽核和外部审计，对违规报销差旅费的人员严肃处理，责令退回相应款项，加大惩处力度，增强责任追究机制，公开出具“负面清单”，规范差旅费报销的各项行为。

结语

差旅费报销管理是高校财务管理中的一项重要的经常性工作，在“放管服”政策的指引下，T大学相应出台了系列报销政策，以优化简化差旅费的报销流程和手续，其对于提高经费的使用效益、杜绝违规开支具有十分重要的意义。高校差旅费的报销管理依然在发展建设中，高校应该在“放管服”政策的持续指引下，结合实际情况，完善差旅费报销制度体系建设、精简报销流程，优化审批流程管理、健全宣传和培训机制、加强信息化建设、强化审计监督，从而促进高校财务事业健康可持续发展，为学校“双一流”建设和世界一流大学建设打下坚实的基础。