论事业单位档案管理的创新策略

朱晓燕

摘要：事业单位作为一个服务单位，应当承担更多的社会责任，因此保证事业单位的稳定发展十分重要。事业单位的档案管理工作直接影响着其发展，因此事业单位必须认识到档案管理工作的重要性，认识到当前工作存在的问题和难点，并结合实际制定有效地解决办法，保证档案管理的规范化发展，充分发挥档案管理工作在事业单位发展中的积极作用。

关键词：事业单位;档案管理;措施分析

1事业单位档案管理存在的问题

1.1制度长期不完善且内容流于形式

事业单位的档案管理制度，大多数照搬了上级机构的政策和内容，但在运行时缺乏本单位的实际情况参考，导致部分管理制度发生混乱，缺乏统一的优化机制。长期地不重视和制度的不完善，导致事业单位档案管理工作与实际工作产生了错位和脱节，档案的留存与机构运行之间没有形成应有的闭环，一些管理制度执行不力，影响了事业单位的整体发展。

1.2传统档案电子化比例低

随着新媒体技术的广泛应用，各级档案管理部门已经开始大力推定档案的信息化管理，新技术的应用十分普遍。档案管理的信息化建设是新时期档案工作的重要转型节点，既要将新的档案实现原件与电子存储相结合的方式，还要将原有的纸质档案逐步转化为电子档案。

1.3缺乏高层次档案管理专业人才

人才是事业单位各项专业工作开展的基础，事业单位的档案管理工作也需要高层次的人才，实现管理工作的不断升级。但实际上，事业单位档案管理工作从业人员，大多数缺乏档案专业的学习和系统化培训，而是从其他岗位转型而来，在缺乏专业知识的前提下，完全不具备档案管理的基本常识和手段，系统化的管理也成为无稽之谈。专业程度不够的档案管理人员，只能承担资料的收集和装订，无法挖掘出一份档案资料背后的历史价值和重要意义。档案管理工作虽然也有一部分水平高的专业人才，但他们往往身兼数职，无法实现档案管理的转移性和系统化。

2档案管理工作优化需遵守的原则

2.1差异化与统一化兼顾原则

优化事业单位的档案管理工作，要兼顾管理制度的差异化和统一化。具体来说，在制定基层事业单位的档案管理制度时，一方面要考虑国家和上级部门的档案管理法律法规及相关制度，作为核心的依据，这是档案管理制度的统一化要求;另一方面则需要考虑本单位的实际情况，将行业特点、单位特点与既有法规相结合，制定出适用单位内部运行的档案管理制度，这是档案管理制度的差异化要求。

2.2制度与执行并重原则

档案管理工作使事业单位内部的各个部门都密切关联，对非专业人士来说具有一定的行業障碍，因此在制定中要考虑执行阶段的可行性。在执行过程中，专业管理人员要及时与各部门的档案专管员进行沟通，履行对档案收集、管理和维护的基本职责，并加强人员培训，不断改善和优化管理制度。

2.3档案管理人员权责统一原则

档案管理人员是事业单位档案管理工作的主要执行者，是事业单位档案管理工作的重要组成部分。档案管理人员对工作的认知、重视程度以及工作的积极性将直接影响档案管理的最终质量。

3事业单位档案管理创新策略的建议

3.1创新管理思路，借鉴现代管理理念

事业单位管理与企业管理存在本质的不同，主要表现在工作内容和效果评价层面，但在管理制度上存在较多的共通之处。事业单位档案管理制度存在一定的落后，从根本上来说在于管理理念的落后，主要领导干部的思维不进步，整个单位的管理水平便难以提高，无法跟上时代的新变化。因此，事业单位档案管理工作的升级优化，需要自上而下地创新管理思路，通过借鉴现代企业管理制度的一些理念，有机地融入档案管理工作中，树立现代化的档案管理机制，提高运行质量。

3.2创新制度管理，加强法规落实和制度考核

在制度的层面，电子档案的推行还缺乏足够的制度依托，单位内部的一些文件、制度等资料，在保存一部分原始资料的基础上，更多的是以电子档案的形式保存和归类。此外，如何保障电子档案的安全性和真实性，也是事业单位档案管理制度面临的重要挑战，解决这些问题并严格执行，需要加强督导和考核，确保档案工作不出现漏洞。

3.3创新管理手段，数字档案实现普遍化

档案管理的优化还要考虑具体的执行层面，通过采用现代化的管理设备和信息技术，提高档案资料的归集、查阅和管理水平。事业单位要加强内部信息化建设，建立重要档案及时申报备案、普通档案定时备案、历史档案积极挖掘的基本工作手段，促进档案管理工作的不断完善，充实事业单位档案资料的丰富程度。实际工作中必然会出现多种偏差，一些资料的处理情况不尽如人意，甚至出现大量资料重复备案、个别资料难以查阅的情况。因此，将数字档案管理水平提升到战略层面，成为纸质档案同等重要的水平，具有重要意义。

3.4创新人才培育机制，加强档案管理专业培训

要实现事业单位档案管理工作的有效优化，就不能忽视对档案管理人员的培训。事业单位要加强对档案管理专业人才的培养，通过开展定期或者不定期的培训，来提高他们的档案管理技能和专业性，使其能够熟练掌握和运用传统与现代两种档案管理方式。与此同时，还要注重档案管理人员素质的提升，可以尝试员工轮岗制，即为员工提供外出培训的机会，提高工作人员档案管理知识和技能，使其明确自身职责，以此促进档案管理工作科学、顺利地开展。

3.5创新档案管理信息化系统的管理体制

确保事业单位档案管理信息化建设工作的正常进行，离不开软硬件设备的大力支持。事业单位应当在充分结合档案管理实际状况的基础上，对单位所要用到的软硬件基础设施做好相应的配置与更新工作，以便减少对信息化建设带来的不利影响。在最近几年里，随着档案管理信息化建设的日益完善，事业单位逐渐将目光放在了档案管理的风险上面，并采取有效措施加大档案信息安全管理的力度，尽可能减少发生技术性的失误而造成成本的过度浪费。

4结论

综上所述，档案管理工作应该以信息化转型为导向，结合制度建设、人才储备、理念创新等优化策略，综合运营信息技术和现代企业管理理念，结合档案工作的特殊性和事业单位工作的普遍性，紧密结合社会经济发展和单位发展的实际需求，打破传统思维和管理手段，形成科学、完善、可持续的新时期档案管理制度。

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