基于自动化技术的企业智能办公自动化系统的研究

俞雯静，王国梁，臧家宁，林振天，池少宁

（1.国网安徽省电力有限公司，安徽 合肥 230022；2.国网安徽省电力有限公司信息通信分公司，安徽 合肥 230061；3.福建亿榕信息技术有限公司，福建 福州 350003）

0 引言

现如今，我国经济发展和科技创新水平正在日益提升，但受内外因素的限制，相比发达国家我国国民经济生产总值依旧存在较大差距，同样国内工业企业的现代水平发达国家也有一定差异。因此，在新时代背景下，随着企业革新步伐的加快，为了更好满足企业建设发展提出的要求，各行企业在明确自身发展观念的基础上，要将目光集中在自动化技术上，注重结合现有技术理念和业务内容构建系统且完善的智能办公自动化系统，以此有效应对工作创新期间的各项任务。

1 目前现代企业自动化技术发展趋势

在社会经济飞速发展中，我国对办公自动化理念的认识和研究也越发深入，虽然有部分过于复杂的技术理念依旧没有理清，但这并不能阻碍办公自动化技术理念的发展进程。由于这是人类创造出的全新概念，所以在行业企业创新发展中，人们的办公习惯和用品都在向着这一理念全面发展。OA系统作为这一阶段衍生出的全新产物，现已得到了各行企业的全面推广，并且随着现有技术理念的革新，为了满足更多企业业务发展需求，OA系统开始从以往简单的文件处理转变为基于互联网平台和知识管理平台更深入的发展，这也是标志着我国智能办公自动化系统开始从工作流向着更高层次的决策智能系统过渡[1]。

从技术角度分析，OA系统所包含技术的未来发展方向主要分为三点：第一，Lotus Domino/Notes，其作为我国当前发展办公自动化的重要标准平台，其中集成了数据库、动态信息以及邮件系统等多项功能的基础平台；第二，以微软平台为依据的OA系统，但因为在实践发展中微软产品的分工较为仔细，所以研发人员的能力和素质要求极高，最终需要基于OA系统集成需求研制出大量符合微软标准的工具和软件；第三，B/S结构作为浏览器和Web服务器的基础依据，观察当前国内技术水平可知，依旧有很多技术难题没有被解决，这也是现如今这一技术的自动化系统没有被大量应用的主要原因，但相信随着我国科技技术水平的不断提升，未来一定可以在这一领域取得优异成绩。

从企业应用角度分析，将OA系统运用到企业智能办公中，既能成为企业业务实施和革新发展的重要帮手，又能随着技术集成和协同发展，在企业管理中发挥积极作用。需要注意的是，随着企业革新步伐的加快，为了科学操控企业智能办公自动化系统，企业要加大专业人才培养力度，注重结合实践业务需求进行项目优化工作，只有这样才能确保所选系统在实践发展中发挥自身价值[2]。

2 基于自动化技术的企业OA自动化办公系统

2.1 概述

从本质上讲，OA自动化办公系统就是基于企业日常办公需求，在网络平台为各部门员工和管理人员提供沟通交流的有效平台。OA自动化办公系统的规范性和智能化不仅能保障企业日常办公业务可以有序进行，而且可以减少成本支出，提升实践工作效率。本文所研究的OA自动化办公系统，是以NET 4.0平台为依据提出的，其中包含MVC架构和B/S结构，在实践工作中既有效集成了部门、员工以及企业公告等管理工作，又根据实践业务需求设计了更多新型功能，如数据库、后台运营等，具体构成如下图1所示。对各行企业发展而言，办公管理是日常运维监管关注的焦点，由于不同类型企业的管理规模存在较大差异，且内部包含部门和员工数量较多，所以在企业业务飞速发展中，异地办公成了发展的必然趋势[3]。

图1 OA办公自动化系统构成图

传统意义上的企业办公管理大都是利用纸质的方式来传递信息，这样在增加企业办公资源成本的同时，还存在储备难、易丢失、审核周期长等问题。尤其是在大数据时代下，虽然企业自动化技术应用范围得到了拓展，所构建的智能办公自动化系统在实践工作中展现出了积极作用，但因为整体办公管理的工作步骤较为复杂，所以最终效率并没有达到预期效果，且无法实现异地办公或移动办公的要求。这样在企业业务和员工数量持续上升的条件下，若继续沿用传统纸质管理模式，必然会加重实践工作难度，严重的还会威胁企业日常管理质量。

2.2 系统功能

要想科学处理企业办公难题，必须要有效结合现代化信息技术与管理技术，并利用网络平台和数据库系统，帮助企业优化异地办公系统和数据共享技术，同时要在明确业务逻辑，简便办公步骤的基础上，提出系统化的网络办公体系，促使员工在不离开工位的条件下就能处理好日常业务。在这一过程中，企业既节省了人力资源又控制成本消耗，从可持续发展角度来看，有助于企业在提升实践工作效率的同时，获取更多经济价值。因此，在新时代背景下，各行企业现已增加针对内部办公系统的投资，如华为基于员工考勤设计了“考勤管理系统”；联想基于日常管理设计了“日常管理系统”等。结合如下图2所示的系统分层情况，了解现阶段企业所运用的自动化技术，分析其所构建智能办公自动化系统的基础内容，具体分为以下几点：

图2 自动化系统的分层构成

第一，用户管理。这一模块功能主要交给超级管理员进行应用管理，通常情况下需要掌握管理人员、总经理以及部门经理三者登录系统的用户名和密码等信息，并可以根据实践业务需求进行调整、修改以及查阅等；第二，部门管理。这一模块功能主要交给系统管理人员进行应用管理，其中涉及到部门名称、经理等信息的删除、修改或添加等功能；第三，员工管理。这一模块功能也要交给系统管理人员进行应用管理，其中包含部门制定员工的姓名、性别以及所属部门、负责人、电话等信息的删除、修改以及查询等功能；第四，公告管理。这一模块功能同样也要交给系统管理人员进行应用管理，其中涉及到企业公告的标题、内容以及发布时间等信息的查阅、修改等功能；第五，入职管理。这一模块功能主要提供给总经理、部门经理以及员工三方，一般情况下是由员工提出入职申请，而部门经理进行审核，最终交给总经理审批。在这一过程中，员工需要在规定条件下进行信息修改、查阅或删除；第六，离职管理。这一模块功能主要交给总经理、部门经理和员工三方，实际用途主要用来处理员工的离职申请，也是要由部门经理和总经理进行审查和批复，而员工可以在规定条件下进行查阅、修改以及删除等功能；第七，奖惩管理。这一模块功能也是由总经理、部门经理以及员工三方进行应用管理，首先员工要先提出与部门或公司有关的奖惩，而后分别将它们交给部门经理和总经理进行审批，而员工可以根据业务变化进行调整、删除或查询，最终在审批结束后可以将相关内容直接传递给各部门员工；第八，权限管理。这一模块功能会用来定义系统各个用户的功能，管控不同区域的访问权限。管理人员可以运用部门管理模块来管控内部信息，安排部门经理，也可以由此管控员工信息。一般来讲，员工提出入职申请以后，要交给公司的管理层和领导层分别审查；而离职和奖惩申请同样如此，且最终需要交给公司老总进行最终审查和批阅。另外，企业数据库的权限管理也非常关键，因为其中包含大量机密文件，所以管理人员要按照企业层次有针对性的设计进入后台的权限，以此保障企业智能办公系统可以发挥真正作用[4]。

2.3 优势

OA办公自动化系统作为面向企业日常业务管理的全新系统，也是员工和管理人员最常应用的先进技术理念。观察其在企业创新发展中发挥的作用可知，不管是应用内容的深度还是广度都发生了全新变化。OA办公自动化系统更为注重在实践发展中为员工办公提供便捷，并提升实践工作效率，以此促使企业内部工作可以协调进行。同时，也能帮助管理人员和领导者快速且直观的了解最新的企业动态。

3 基于自动化技术构建企业智能办公自动化系统的现实意义

3.1 进一步提升信息的共享性和及时性

基于自动化技术的智能办公系统具备集成技术与发布信息的运行功能，因此企业管理人员可以通过这一平台对内外分别发布有价值的信息数据，确保社会和员工都能及时掌握企业发展方向。与传统单调稳固的管理模式相比，智能办公自动化系统的工作效率不仅快，而且能保障质量，同时各部门员工也可以通过这一平台来共享和传播所需业务信息，彼此之间针对某项业务的沟通也变得非常便捷。

3.2 持续强化业务流程的自动化

企业智能办公自动化系统不管是对内还是对外的档案、文件管理等工作，都是利用电子的方式进行传递、签发以及发布、管理等，既减少了资源消耗，又提升了实践办公效率。在这一过程中，员工不需要消耗大量时间来等待申请、签发等，只需要利用网络平台将有关文件交给管理层或领导层，同样在审批过后也可以由此传递给其他部门的同事，这样不仅能减少实践工作中的复杂环节，而且可以降低员工的工作压力。

3.3 实现真正意义上的无纸化办公

企业在基于自动化技术研制智能办公系统的同时，还加强了知识管理力度，并由此实现真正意义上的无纸化办公，这样既能保护环境又能节省成本。以当前市场常见的“企管宝”为例，其作为企业实现一体化管理的职能平台，根据现有企业业务需求分别设计了订单管理、客户管理以及邮件服务等系统，彼此之间相互独立，又无缝集成。在实践工作中，这一系统的安全性和管理水平远远高于其他系统运行情况。

4 结语

综上所述，在自动化技术日益革新中，面对企业建设发展提出的全新要求，构建智能办公自动化系统是未来各行企业关注的焦点。结合上文分析可知，OA自动化系统作为当前市场最常见的自动化企业管理系统，虽然在现有基础上得到了企业的认可和应用，但在经济全球化发展趋势下，企业必须要从国际发展角度入手，根据自身革新方向，不断优化现有系统构成与技术应用，只有这样才能进一步提升企业的自动化管理水平。