浅析办公室在医院标准化管理中的作用

【摘要】 医院办公室是医院的重要管理部门，按照工作职能划分，主要包括行政职能、协调服务职能、参谋职能和对外交流职能。若要发挥医院办公室在医院管理中的作用，就要加强人员综合素质培养，同时还要有与岗位相匹配的专业素质和良好的沟通能力。

【关键词】 医院办公室;职能;管理;综合素质

【DOI编码】 10.3969/j.issn.1674-4977.2021.04.032

Analysis on the Role of the Office in Hospital

tandardization Management

MA Xiao-yan

（Tianjin Anding Hospital，Tianjin 300202，China）

Abstract： The hospital office is an important management department of the hospital. It is divided according to work functions，including administrative functions，coordination service functions，staff functions，and external communication functions. To give full play to the role of the hospital office in hospital management，it is necessary to strengthen the training of the overall quality of the staff，and at the same time have the professional quality and good communication skills that match the position.

Key words： hospital office;function;management;comprehensive quality

医院办公室是医院的重要管理部門，联系内外、群众来访等均由医院办公室负责。[1]医院办公室对外是医院交流的重要窗口，对内则承担着综合协调职能，是医院领导的重要助手和参谋。

1 医院办公室工作职能

1.1 行政职能

医院办公室作为行政科室，其工作范围面向的是全院各科室，日常的行政工作包括院长办公会、行政交班会、院周会、行政查房等院级会议的会前准备、会议记录、会后督办等工作;上级行政文件的收文、登记、批转、承办、督办、管理等工作;草拟、审核、印发医院行政性文件;撰写医院规章制度、发展规划、工作报告、领导讲话等;落实工作信息的收集、整理和反馈工作;医院档案的收集整理、借阅保管等工作;医院公章、法人章的管理和使用工作;行政值班、院务公开、普法、突发事件的处理等工作。

1.2 协调服务职能

医院内的行政工作繁多冗杂，需要多个部门协调合作共同完成。[2]医院办公室在医院各项任务的执行中起着重要的桥梁作用[3]，其综合协调服务职能对促进医院和谐，保证医院高效率运行发挥着重要作用。医院办公室要做好信息收集和反馈等工作，促使“上情下达”与“下情上达”整合到一起，进而为医院各部门领导、基层工作人员等构建良好的沟通平台。[4]一方面可以保证工作的专业性，提高工作效率;另一方面院领导将任务发布给医院办公室，医院办公室根据领导指示对任务进行科学规划，发布给相关科室，在科室遇到困难时给予适当的帮助和支持，保证任务按时按质按量完成。

1.3 参谋职能

医院办公室作为和领导接触最密切的部门，一方面了解领导的工作思路和任务目标，另一方作为文件处理部门，对医院政策文件了解最深入，再加上医院办公室在综合协调过程中和其他行政科室、临床科室交流较密切，对医院基层了解较为全面深入。这使得医院办公室可以发挥院领导参谋作用，即可以在任务开始前在全院做较为全面细致的调研，制定切实可行的实施方案，又可以在方案实施过程中随时做好督导，保证任务目标实现。

1.4 对外交流职能

医院办公室是医院对外交流的重要窗口。接受上级单位督察及和外单位的沟通、合作等都需要医院办公室负责接待或协助科室接待;医院大型会议也需要通过医院办公室协同相关科室做好会前准备、会场布置、会议服务、会后总结等会务工作;院长办公室还负责信访接待工作，及时处理信访事件，化解纠纷，维护医院形象，保障医院平稳运行;其他事项包括职工因公因私出国、对外相关证明等都通过医院办公室办理。

2 医院办公室在医院标准化管理中存在的问题

2.1 工作繁杂，突发状况多

医院办公室工作内容繁杂，不仅需要处理日常的行政事务，及时完成院领导交办的各项任务，协调科室、做好全院服务工作，更需要随时做好处理突发事件的准备，大到接待上级领导督导、外宾来访、信访投诉，小到职工需求、电话咨询等都需要医院办公室处理。所以对工作人员整体素质要求高，工作人员不仅需要掌握院内最新动态，用专业知识及时解答问题，还需要有足够的耐心和良好的服务态度，保证事件处理到位，尽量不留隐患。

2.2 工作难度大，任务重

医院办公室的工作内容和工作性质决定了工作难度，人员各有分工，但同时也要了解科室其他人员的工作，需要的时候随时可以处理问题。办公室工作人员需要从传统的单一型人才类型朝着复合型人才转变，让自身能力多元化[5]，所以人员的培养周期较长，且需要不断补充新工作进展，全面了解科室工作。这需要促进员工之间的相互沟通，从而有效促进各工作环节之间的协调运作。[6]在遇到大型会议或者临时督导、外宾接待等工作时需要全员上阵，从准备到结束，科室成员随时沟通，各环节全面排查，及时处理突发事件，保障各环节顺利开展。

综合协调各科室是医院办公室工作中难度较大的工作，协调过程中不仅需要了解其他科室的基本工作范围，还需要较强的协调沟通能力，遇到问题灵活应变，针对科室不同情况采用合适的方式沟通，适当时候要提出切实可行的建议，为科室服务。同时要把各科室的工作开展情况做好总结工作，向领导汇报，为领导出谋划策，促进任务顺利完成。这些都建立在办公室人员对医院充分了解的基础上，同时还需要工作人员具有专业管理知识，冷静理智头脑，既能协调沟通，又能出谋划策。

3 建议

3.1 加强人员配备，提高工作人员综合素质

医院办公室对工作人员的综合素质要求较高，提高科室工作人员的综合素质首先要加强办公室人力资源建设，在日常工作中发挥老员工的传帮带作用，带动新员工适应高强度的工作，加强人员处理突发事件的能力;其次，重视科室人员的专业性和创新性培养，定期院外学习交流，取长补短，提高人员的管理能力，通过对人才的培养与精细化管理提高人才工作能力与综合素质[7];最后，加强办公室人员的职业道德培养，医院办公室作为医院的核心部门，每天接触很多机密事件，办公室人员要有良好的职业道德，遵守规章制度，保守秘密，恪尽职守，全心全意为医院服务，要培养良好的心理素质，面对挫折能够冷静分析，寻找问题突破口，解决问题;面对高强度的工作能够自我调节，保持良好的心态，不在工作中掺杂个人情绪。

3.2 加強和其他科室的沟通

良好的沟通协调能力不是一蹴而就的，一方面需要办公室工作人员自身不断加强沟通能力的培养，最重要的是要体现在日常工作中，办公室工作人员要不断积累经验，深入其他科室，了解科室具体工作，遇到困难可以随时调整策略，保证任务目标的实现;另一方面要强化服务意识，医院办公室人员均要严格遵循以人为本的基本服务理念[8]，化被动为主动，积极探索医院发展路径，为领导建言献策;协助科室完善规章制度，促进科室工作有序化，提高工作效率;提升主动排查意识，把工作重心从事后处理转变到事前排查化解上来，提升医院形象，促进医院发展。

【参考文献】

[1]    石科.浅谈医院办公室工作在医院管理中的作用[J].办公室业务，2019（2）：18+48.

[2]    刘敏娜.PDCA循环法应用于医院办公室管理中的价值评价[J].办公室业务，2020（14）：16+18.

[3]    陈育涵.探讨医院办公室工作在医院管理中的作用[J].中国卫生产业，2020（12）：36-37+40.

[4]    徐育飞.医院办公室工作在医院管理中的作用探究[J].管理观察，2019（4）：180-181.

[5]    刘敏.浅谈医院办公室工作特点与文秘人员素质[J].现代经济信息，2019（16）：90.

[6]    陈伟新，郑万里.新医改背景下的医院办公室管理探索[J].中国卫生产业，2018（32）：39-40.

[7]    魏莉敏.探讨精细化管理对医院行政办公室服务效能的影响[J].办公室业务，2019（15）：190.

[8]    王熙.探析加强医院办公室管理工作的有效策略[J].办公室业务，2020（14）：15+24.

【作者简介】

马晓燕（1991-），女，硕士，研究方向为卫生事业管理。