大数据背景下青岛高校留学生档案信息化管理研究

陈亮 李芳 周允旭

摘要：  针对青岛高校来华留学生档案管理工作存在的信息化管理问题，本文运用采集归纳方法，收集青岛高校来华留学生相关管理数据，归纳分析所存在的问题，并采用信息化实体联系模型（entityrelationship model，ER），对来华留学生档案全档案信息化管理进行系统建模。研究结果表明，该系统全面提高了工作效率和水平，提升对该类档案的全局采控能力，打破了系统间的壁垒，消除了信息孤岛，实现各类数据共享和联动，最大程度帮助工作人员缓解重复性机械工作的压力，降低人为因素导致工作失误的几率，实现来华留学工作大数据的统计、分析、提示和预警，精准反映部门工作整体运行状态。该研究对来华留学生档案信息系统建设具有一定的应用价值。

关键词：  大数据; 青岛高校; 档案管理; 信息化

中图分类号： G270.7  文献标识码： A

收稿日期： 20210331; 修回日期： 20210515

基金项目： 2020年度青岛市社科规划项目（QDSKL2001109）

作者简介：  陈亮（1981），山东淄博人，硕士，馆员，主要研究方向为档案管理和外事管理。

随着国家对外开放步伐的加大以及各高校国际化办学理念及水平的不断提升，来华留学生教育事业取得了长足发展，同时也促使高校留学生档案数量及该类档案管理工作量急剧增加。互联网的迅猛发展，推动着大数据时代的到来，而大数据时代对留学生档案管理工作的信息化水平提出了更高的要求。孔令炜等人[12]分析了大数据背景下档案工作的机遇、趋势与挑战，分析了档案工作从数字化到数据化，从信息共享到信息价值共享两大发展趋势，并提出通过大数据的分析应用，可以提升高校学生档案管理工作的实效性;王娟等人[35]分析了大数据背景下的档案管理、框架构建及应用思考;姜萍等人[610]对大数据背景下高校档案管理模式变革进行研究，提出大数据海量存储可以提升档案在存储、管理、利用等方面的功效，学校决策提供快捷方便的资讯服务;张冉妮等人[4]分析大数据时代高校学生档案管理面对的挑战和对策，李彦等人[11]提出了大数据背景下高校“大档案”管理体制的构建;杨洪云等人[12]对社交媒体背景下高校档案馆的公共服务进行研究;温明明[13]研究了高校档案数字化管理的路径。以上绝大多数是对国内高校学生档案管理方面的研究，也有许多研究者更关注高校留学生档案信息管理。杨寅庆等人[1416]分析了留学生档案管理工作的现状及完善与优化途径;黄廷义研究了做好留学生档案管理可以促进留学生教育发展[17];谢凤丽等人[1819]研究了新形势下的外国留学生档案管理模式。目前，对青岛地区高校外国学生档案管理研究的学术成果较少，且主要涉及该类档案管理的特点及具体的方法策略，而在大数据背景下，对青岛高校留学生档案信息化管理系统的研究目前尚属空白。因此，本文运用采集归纳法，对青岛高校留学生档案信息化管理系统进行研究，该研究推动了青岛高校留学生教育事业发展及高校整体国际化办学步伐的迈进，对更好地实施留学生档案管理具有重要意义。

1 青岛高校留学生档案管理数据统计分析

1.1 来华留学生档案管理问题分析

随着国家对外开放步伐的加大及各高校国际化办学理念及水平的不断提升，来华留学人数逐年增长。据教育部国际合作与交流司数据显示，2018年，共有来自196个国家和地区的492 185名外国留学人员，其分布在全国31个省（区、市）1 004所高等院校学习（因2019年教育部官方未具体公布数据，而2020年和2021年，受新冠疫情影响，留学人数骤减，因此这3年数据在此不做统计。）。来华学习学生的人数、生源国家地区数、就读国内高校数均达历史最高水平。

青岛高校是国内较早招收外国留学生，并开展留学生教育工作。在国家国际化办学战略指引下，来青留学生的规模及层次都得到了显著提升。2014—2018年，青岛高校留学生人数不断增加，青岛高校留学生人数占山东省留学生人数比例如图1所示。由图1可以看出，2017年，青岛高校共计招收留学生6 015名，占山东省留学生总量的30.8%;2018年，青岛高校共招收留学生5 225名，占山东省留学生总量的27.4%。

青岛高校来华留学生教育已成为山东省来华留学教育的重要组成部分，但随着来青高校留学生数量的增加，对高校留学生档案管理工作提出了更高要求。根据教育部国际合作与交流司统计，2014—2018年，青岛高校留学生招收发展情况如表1所示。由表1可以看出，青岛高校留学生招收發展情况参差不齐。

青岛高校留学的学历生人数逐年增长，这对硕博留学生的档案工作提出了更高的要求。除常规文档外，通常还包含学习计划、毕业论文计划、开题报告、中期考核记录、学位论文、论文答辩、学位申请书、答辩委员会会议记录、决议、表决票、论文原始资料及实验数据、发表学术论文、学位论文修改情况说明等一系列文档均应作为收整内容。同时还涵盖音频、视频、图片等多类型的数据，数据种类更加丰富，数据内容也更加复杂。

1.2 青岛高校来华留学学生档案管理存在的问题

通过调查发现，青岛高校来华留学生档案管理工作存在一定的共性，集中体现以下3个方面：

1） 来华留学生档案管理缺乏部门间统筹协调，缺乏明晰统筹的信息管理机制。高校档案通常由学校档案部门统一归口管理，集中保管，但在实际档案整理收集统筹过程中，协同化管理程度相对较低。在传统档案管理机制的制约下，各部门之间的档案信息资源通常处于相对独立的状态，难以实现有效整合和共享[1]。各留学生教育相关学院或职能部门等档案整理收集单位认为，档案管理工作的主体是校际档案管理部门，对于来华留学生档案工作的责任性认识不足，工作过程缺乏主动性，只是机械的按照学校档案管理部门要求收整文件资料。而具体来华留学生档案工作人员对于学校的整体档案工作流程缺乏宏观了解，工作协同与交接过程中往往出现问题，影响留学生档案的收整与管理。同时“依数建档”意识欠缺，制约档案信息资源收集、整理和应用[2]。

2） 来华留学生档案管理人员专业性以及信息化工作能力有待进一步加强。国家教育部门对高校外事档案管理工作作出了相应的规定：要求涉外档案材料实施统一管理，保证档案的完整性、安全性、准确性与系统性。实际操作中，很多地方高校或是因为缺乏财政保障，或是因为认识不到位，没能实现由专人负责，一般由学校国际交流管理部门的人员兼职负责。大多数档案管理工作人员信息化意识薄弱，没有专业的档案管理知识背景与专业技能[3]，导致在立卷归档过程中，成档不科学、不规范的问题时有发生，且在与学校档案管理部门专职人员的沟通及对接过程中很容易出现交流困难与误解，影响该类档案的收整与交接。另外，由于来华留学生档案的辨认、整理工作对于管理人员的外语能力有一定要求，学校档案管理部门的专职人员普遍外语能力缺失或不足，导致该类档案内容核整时失误频发，影响了档案收集的准确性。同时，在当今大数据时代背景下，留学生档案管理人员缺乏大数据方面的分析与管理知识，影响了档案工作的信息化建设进程。

3） 来华留学生档案信息管理方法简单，数字化程度低。档案信息化建设是当前档案工作的重点，直接影响档案利用服务工作。档案利用率低及档案信息开发程度不高是制约高校档案公共服务能力的主要因素。在当今大数据档案管理背景下，现阶段的档案工作已不再采用传统的人工劳动模式，但早期延续下来的高校档案信息管理模式仍未打破，没有形成有效的信息化格局，各种数字化涉外档案管理手段未被有效应用，或者即便保留电子化信息也是采用多采集系统并行，未形成联动统一的数字档案采集和管理体系。档案收集仍采取人工为主、纸质媒介为本的统计管理方法。一方面导致归档、立卷、上架、保管等工作费时费力，另一方面影响档案的查找利用效率和使用功能。

2 大数据背景下青岛高校留学生档案信息化管理对策

2.1 构建来华留学生档案管理理念和机制

对应来华留学生数据总量和类别的爆发性增长，与之对应的档案信息管理工作应形成“全档案”管理。优化大数据时代高校档案管理工作，一是要树立正确的大数据管理思维[7]和档案全面统筹宏观管理理念。在全校范围通过宣传造势，将“全档案”管理的理念贯彻于学校管理层及工作人员，形成全校联动积极参与的管理局面;二是学校应打破传统格局，建立以档案管理部门统筹全局，国际教育管理院部具体实施，各相关学院部门积极参与，职能部门考核反馈的留学生档案信息管理工作全校全面协调机制，将档案管理建设纳入学校及院部管理建设中。明确指定相关涉及院部、具体责任人及具体工作人员;三是要完善相关考核制度。当前，多数高校档案管理部门缺乏相应的监督反馈机制[8]。应责成学校档案管理部门修订留学生学生档案的信息化归档范围内容和时效要求，梳理留学生档案大数据收整利用指南并建立完善的考评机制。对于相关涉及院部开展档案信息管理工作检验与考核，通过机制建设确保该类档案收集的全口径与高效率。

2.2 着力提升大数据档案信息管理技能技巧

加强相关工作人员档案管理基本知识技能培训。针对来华留学生档案收整主要采用外语作为基础语言的特殊语言要求，对档案收整工作人员的语言要求较高，应加强相应的培训提升。可通过校内外籍教师授课集中培训、资助国内或赴境外访学等方式，持续性强化相关人员语言能力。同时，要求相关人员应对档案业务工作具备专业知识和专业技能。

对来华留学生档案涉外工作人员进行如下基本素质培养：

1） 采取定向培训和集中研讨方式，提升档案工作人员的政治理论、法律法规和职业道德等基本素养。

2） 鉴于来华留学生对个人隐私的关注与保护，而档案收整工作不可避免的涉及到每个学生具体情况，学校应强化来华留学生档案收整过程中管理人员的工作主动性及保密意识。对涉及该类留学生档案收整工作的专职及兼职人员，加强宣传教育与引导，严格学校档案管理有关规章制度，强化涉外工作纪律性要求。

3） 档案工作人员应提高自身工作积极性及项目学生的参与主动性。联合各留学生学习项目管理，教学人员应对学生开展积极引导和督促，确保学生能按时有效地参与，并按照学校要求提交相关档案文件资料，确保该类档案及时收集整理。

大数据时代背景下，对于国际学生档案收整工作，多数高校主要采取任用国际学生管理学院，或部门工作人员兼职管理的方式。这些管理人员缺乏信息化、数字化档案收整的基本知识和专业技能，一定程度上影响了该类档案的具体采集和整理过程中的完整性与时效性。学校还可以通过集中组织专家授课、校外专题学习、个人自学實践等多种方式强化该类工作人员的大数据档案管理理念和基本技能。培训重点可聚焦于学习大数据的相关概念、发展趋势、应用案例以及影响;培养大数据以及互联网的思维体系;了解大数据在档案管理领域的应用;学习档案数字化编研与编撰的专业知识;掌握留学生档案数据采集程序及平台的使用和操作技巧等。逐步实现以学习促管理，以学习促建设的实际效果。

2.3 加强来华留学生档案管理的信息化建设

多数高校留学生管理部门对于学生申请、证照管理、住宿安排、签证申请、学籍学历管理已分别实现电子化管理，开发应用了一些信息系统，提高了信息采集效率。但在目前学生层面各类数据极度膨胀的情况下，数据信息化进程仍未系统化体系化，各系统缺乏互通、互联、互动，电子档案存在不全面不完整的情况。高校应充分利用现有运行中的各类管理系统保存相关资料，提取国际学生全口径信息资料。同时，可根据各院校实际情况，整合学生申请管理、学生数据系统、学历学籍注册、住宿信息采集、出入境申报等多个信息采集系统，开发符合校情的校级国际学生信息一体化采集及共享应用系统，实现国际学生档案采集存档的网络化与信息化，实现学生申请学习、申领证件、登记住宿、申请签证、申请毕结业的过程即是档案的采集收整过程，采集与收档同步进行，收档与应用同步进行。提高信息收集与处理效率，提升信息利用程度，同时还可以探讨引入指纹、声像识别等先进技术，升级数据采集软硬件设备，积极推进来华留学生档案管理信息化基础建设。

3 来华留学生档案信息化管理系统建模

在高校档案信息化建设方面，部分高校已经完成传统载体档案的数字化，但较少有高校实现全程数字化管理。对应大数据发展趋势的信息化建设要求，可依据高校自身的实际情况，对相应业务管理平台进行创建。对于留学生档案管理，高校应构建数字化档案管理流程，开发设计来华留学生管理服务系统，并将留学生档案管理与留学生管理服务系统建设相结合，将留学生档案管理嵌入留学生管理服务系统中，实现档案收整的数字化与信息化升级，实现办理留学生事项的过程即是档案提交与核验收整的过程，实现档案线上收整最大化，优化办事流程，提升档案收整的便利性、时效性和完整性。

3.1 来华留学生全档案信息化管理系统建模

本文采用信息化实体联系模型（entityrelationship model，ER），对来华留学生全档案信息化管理进行系统建模。实体联系模型由P.P.Chen于1976年首先提出，是以直观图示化方式描述实体（集）及其之间联系的语义模型，通常由矩形框、菱形框、椭圆形框以及直线4个基本成分组成，用以有效描述数据库概念模型。由于实体联系模型接近于人的思维，容易理解，且提供不受任何DBMS约束的面向用户的表达方法，使用简单的图形符号表达对问题域的理解，因而在系统设计中被广泛用作软件设计数据建模的工具方法。来华留学生全档案信息化管理系统建模，要求仔细分析用户组织信息管理需求中涉及的各个客体条块基础上，对于ER图进行设计，并在确定实体集及联系集后用图示加以表现。

1） 对来华留学生管理业务进行“切块”与“分条”，准确归纳设计管理系统的功能模块分类。所谓的“切块”，就是整体业务的“大类”划分。假如留学生档案的全部工作是“整体留学生档案管理业务”，可切块为留学生招生档案、留学生教务档案、留学生毕（结）业档案、留学生综合档案等大类。所谓的“分条”，就是每一“大类”下的具体业务细分。将“留学生招生档案”为一大类，可以细分为项目管理档案、报名管理档案、审批管理档案、录取管理档案等多个“单条”的具体收整操作，每个单条的具体操作对应一个分支收整流程。“分条”完成后即可明确留学生档案管理所包括的全部收整与管理流程环节。

2） 在分块分条基础上，确定并设置系统可执行某“一条”具体留学生档案管理流程涉及的分管理环节节点，归纳留学生档案某“一条”特定的收整管理流程，从收整开始到结束的一个完整闭环，共涉及多少个业务节点以及相应产生的档案管理目标。例如：“留学生招生”大块下的“报名管理”“分条”涉及的业务节点可分为开始节点，即发布项目报名通知;参与项目学生报名节点，即提交报名申请表、成绩单、基本个人资料信息表等;项目审批节点，即学校留学生拟入学所在院系、导师、学校来华留学主管部门组织笔试面试、完成审批流程表;项目审批通过节点，即经审批通过形成的录取确认文件。来华留学生档案信息管理系统ER模型如图2所示。

3） 设计管理系统各操作流程环节顺序控制。将涉及档案文件的各个环节逐一列出“文件清单”，通过来华留学生管理服务系统的运行操作及文档提交，实现留学生档案的同步提取。应基于判断逻辑关系设计管理系统，明确所有环节先后执行顺序。同时，需判断并通过系统清晰描述每一环节操作需满足的前提与基础条件，明确实现前提基础条件需要提交的文档种类。设定完成上一环节规定文档的提交是进行下一环节流程的条件，通过管理过程控制，确保档案收整的完整性。

4） 系統开发流程应遵循“多勿缺”的原则。在流程“可执行”及业务能够完成的前提下，编制流程环节时应考虑周全，不可遗漏任何环节，避免档案收整缺失出现。通过虚拟操作过程，模拟发起某个流程，按照各个设计环节逐步操作，检验流程执行与文档收整的完整性。系统开发示例：留学生招生（块），招生管理（条）所涉及的节点闭环及对应的档案收整内容，来华留学生档案信息管理系统开发示例如图3所示。

3.2 来华留学生档案信息化管理系统预期效果分析

1） 规范来华留学事务数据管理，全面提高工作效率和水平，提升对该类档案全局采控能力。

2） 来华留学生档案管理信息系统全面融入来华留学生管理系统，实现各类数据共享和联动。

3） 更好地解决人工操作难点，填补安全漏洞，进一步确保信息完整和安全性。

4） 最大程度帮助工作人员缓解重复性机械工作的压力，降低人为因素导致工作失误的几率。

5） 实现来华留学工作大数据统计、分析、提示和预警，精准反映部门工作整体运行状态，为决策提供数据参考和依据。

4 结束语

高校留学生档案管理工作是推动教育面向世界面向未来发展的重要组成部分。由于大数据背景下的传统管理模式已不再适合当前高校来华留学生档案管理工作，因此加强档案信息化管理建设已成为青岛各高校教育国际化及开放办学的内在要求。本文对青岛区域高校留学生档案管理，尤其是信息化管理建设提出建议，对于档案信息化管理新系统建模提出初步设想。后期以提升该类档案收整及开发利用效率为导向，积极开展档案管理信息化建设，开发适合高校校情的完整留学生档案信息管理系统，是未来重点并亟待解决的问题和研究方向，有待于不断推进和落实，更进一步推动高校国际化办学理念。

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Archives Management of International Students in Qingdao Universities under the Background of Big Data

CHEN Lianga ， LI Fangb， ZHOU Yunxua

（a. International Office; b. College of International Education，

Qingdao University， Qingdao 266071， China）

Abstract：  In view of the information management problems existing in the archives management of international students in Universities of Qingdao， this paper uses the method of collection and induction to collect the relevant management data， summarizes and analyzes the existing problems. This paper makes a system modeling for the information management of international students′ Archives in China by using the entityrelationship（ER） model. The results show that this system comprehensively improves the work efficiency and level， improves the overall acquisition and control ability of this kind of archives， breaks the barriers between systems， eliminates the information island， realizes all kinds of data sharing and linkage， helps the staff to alleviate the pressure of repetitive mechanical work to the greatest extent， and reduces the probability of work errors caused by human factors. Meanwhile， it could realize the statistics， analysis， prompt and early warning of big data of studying in China， and accurately reflect the overall operation status of the relevant administration department. This research has a certain application value for the construction of the archive information system of international students in China.

Key words： big data; universities of qingdao; archives management; informationization