企业电子文件归档和电子档案管理的分析

张丽

【关键词】电子档案;归档;管理;利用

【中图分类号】G276;F272 【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2021）07-0174-03

1 电子文件归档

随着文件越来越多，传统纸质档案管理弊端逐渐显现，纸质档案管理不仅占用空间大，文件种类繁杂，还不利于查找，容易丢失、损坏。随着科技的进步，电子档案应运而生。电子文件的有效整理、归档可以提高电子档案的利用率。电子归档是指将人们生产的具有保存和借鉴价值并且系统已经存录的文件向权限部门提交的过程。根据这些年总结的实际经验来看，电子文件归档必须做好归档接口和“四性”检测，这是电子文件归档时重点检测工作。

1.1 归档接口

归档接口作为业务系统和档案系统的接口，主要目的是保证电子档案在归档时具备真实性、完整性、安全性及可用性。常规的归档接口不能满足电子档案信息管理要求，因为常规的接口不能检测数据是否正常，因此，在归档接口中应该加入“四性”检测[1]。以中间库为例，电子档案的归档系统将数据传送到中间库时接口应该立即采集中间库的数据，并对中间库数据进行真实性、完整性、安全性和可用性检测，及时反馈检测结果，进行回写，最后按系统要求将归档文件存储于中间库，对于信息采集失败的数据也要直接反馈，重新归档。

1.2 “四性”检测

在进行电子文件归档时，为了保证后续对电子档案的有效管理和利用，一定要对“四性”进行检测。“四性”是指电子文件档案的安全性、完整性、真实性及可用性。

1.2.1 真实性检测

电子文件档案归档时首先要进行真实性检测，真实性检测包含固化信息检测、数字摘要检测、元数据检测、电子属性检测、信息包检测[2]。一般情况下，固化信息检测和数字摘要检测采用MD5算法检测数据是否有效;元数据检测主要检测数据的类型与长度、格式等是否符合规定要求。电子文件中所记录的档案真实性也是检查的要点，重点是检查元数据和归档文件数据是否有关联;还有电子档案所记录的存储位置是否与实际的元数据存储位置一致;电子属性检测就是元数据中所记录的属性信息是否和电子档案中记录的属性信息一致;信息包检测就是用XML封装与MD5算法来检测对比电子文件和原始记录中的文件名称、大小、数字摘要值是否一致。

1.2.2 完整性检测

电子文件档案归档时要进行完整性检测，完整性检测包含数据总量检测、元数据完整性检测、电子文件内容完整性检测及电子文件归档信息完整性检测。其中，数据总量检测指归档文件中数据的数量和大小是否完整无遗漏;元数据完整性检测就是检测电子归档文件中的数目编号是否编写齐全;电子文件内容完整性检测就是检测文件中的内容是否真实、完整;电子文件归档信息完整性检测就是由系统来检测归档信息中的文件数据、数量、大小与人工检测的结果是否一致。

1.2.3 可用性检测

电子文件档案归档时还需要进行可用性检测，可用性检测包含元数据可用性检测、目录可用性检测、内容可用性检测、信息包可用性检测、电子档案软硬件环境检测。元数据可用性检测、目录可用性检测是指对于电子档案中的数据存放信息能够正常解析、读取;内容可用性检测是指归档文件中的文件是否可以正常打开应用;信息包可用性检测主要是检测归档文件中是否有加密、压缩、不符合要求的文件格式;电子档案软硬件环境检测就是检测归档文件中的软硬件环境是否符合要求。

1.2.4 安全性检测

电子文件档案归档时最重要的是进行安全性检测，安全是电子档案的第一条防线。电子档案安全性检测包含信息包安全检测、归档载体安全性检测及归档过程安全性检测。信息包安全檢测主要是检测档案是否感染病毒;归档载体安全检测主要是检测是否有非归档文档及读写的速度、外观、质量;归档过程安全性检测顾名思义就是检测电子档案在归档过程中是否安全。

2 电子档案管理

随着科技的进步，电子档案的种类、数量急剧增加，因此对于日常电子档案的有效管理将成为档案管理工作的难点。电子档案管理就是对需要归档的原始文件进行保管，而电子文件的保管是长期的。根据实际情况及现在的环境电子档案管理一定要按照要求做好数据的有效、安全存储，保证“四性”检测等保管重点。

2.1 档案存储

不同的电子档案所需要的存储方式不同，根据电子档案的特性，电子档案保管要注意选择合适的存储方式，保障电子档案的安全。当然，合适的存储方式有助于保障电子档案的“四性”要求。现阶段，不同时期、不同作用对于电子档案的存储要求也不同。例如：经常调用的文件需要经常交换储存、在线收集，因此常用文件需要使用在线存储的方式[3]。而一些不经常被调取且原文件有备份的文件，需要采用离线存储的方式。电子档案的存储不单指一份档案，还包含原始数据、配置数据、日常收集实验数据，包括电子档案管理的系统都要一并存储。在进行电子档案存储时，应该将原始电子档案中的文件、表格数据转换为PDF，音频转换为MP3，视频转换为MP4的方式来进行有效的长期保存，实在不能转换格式的，应该扫描成以JPEG、PEG等图片文件格式进行有效存储。当然，以上格式转换必须在不改变原数据文件的情况下进行，必须保证数据的真实性。在文件存储过程中，要实现“三库分离”。所谓“三库”指的是长期保存库、管理库、利用库。长期保存库主要保存一些需要长期封存的电子档案，将这些档案进行封装包，因此长期保存库是独立于电子档案管理系统的。管理库主要是服务档案管理者，服务于档案管理者对于档案的检测、鉴定、审计、统计、检索、销毁等业务工作。利用库就是利用档案的属性，对于需要具有共享属性、开放性属性的档案进行多元利用。

2.2 “四性”检测

电子档案在长期保存中需要进行定期或不定期检测，这就需要制定一系列方案。日常的电子档案检测主要是对电子档案的封装、原数据、存储路径、存储方式、各项指标等进行定期或不定期检测[4]。电子档案的检测时效受存储环境的影响，例如，系统是否进行更新、数据是否迁移、格式是否转换等因素都会影响电子档案的检测时效。在系统未更新、数据未发生迁移、格式没有转化、不影响电子档案元数据和其他数据内容的情况下，只对电子档案的固化信息部门进行检测。反之，在系统发生更改、数据发生转移或格式发生转化的情况下，就会影响电子档案的元数据和其他数据内容，这种情况需要进行全面的检测。全面检测内容较多，如长期保存封装包、元数据、原内容等都需要进行系统的检测。

电子档案在存储过程中，一旦涉及借用、迁移、格式的转换、备份、出库等，都应该有详细的记录并且存放于电子档案的长期保存库中，存储中这些数据还应该补充到电子档案的原始数据中。

3 电子档案利用

不管是电子档案还是档案信息管理，其服务宗旨都是为了使资源得到有效利用，充分发挥价值，为人们生活、企业发展、社会进步贡献力量。随着社会的进步与发展，我们已经迈入数字化时代，电子档案的数量在日益增加，并且还会源源不断地增添电子数据，同时，人们对于电子档案的利用需求越带越大。因此，档案管理不能限于传统的档案存放、档案调取、档案借阅等形式，要紧跟时代潮流，树立新思维，合理运用现在庞大且成熟的信息技术和资源，挖掘利用有价值的档案，为社会发展添砖加瓦，使档案管理部门更好地服务企业、社会、国家的发展。

3.1 运用大数据，助力业务拓展

随着社会的不断进步与发展，大数据在很多行业都受到广泛关注。与此同时，档案部门拥有庞大的数据资源，可以利用大数据对这些档案进行挖掘、分析，挑选出有价值的方案。同时，为了保证数据的准确率和利用率，档案管理部门可以和信息技术部门合作，形成档案信息管理数据池，从中进行档案数据整合。国内一知名公司的档案管理与档案分析利用工作走在时代前沿，该公司将档案部门与信息技术部门整合，以客户档案作为数据池，通过现代科技及大数据分析，对客户形成完美的生命周期图，以流程图的方式对客户进行画像，并且对客户进行全方位、多方面的评级，然后将客户信息送至企业业务前端，助力前端开发和维护客户，形成一个完善的流程。另外，该公司通过大数据分析，将客户所需推送到客户面前，从各个方面分析客户，为客户带来利益，增加客户黏性。因此，该公司的档案管理工作发挥了最大作用，助力企业的发展与进步。

3.2 利用人工智能，协助风险管控

随着大数据的发展及科技的进步，我们已经实现了人脸识别技术。人脸识别是基于对人类面部的一种生物识别技术，可用于对人员身份的确认，也可实现信息智能预警，还可以辅助企业和国家进行合规把控。随着时代的发展，我们将一个人的面部特征、照片或者身份信息等作为素材存入索引库，然后将这些信息在素材索引库与其他片段、画面进行处理，还可以与素材索引库中的声音等资料进行比对，找到含有该面部特征或者画面的信息，便可在众多信息中找到特定的人物信息。国内一些大型企业采集了公司内部员工及客户的人脸信息，一方面，可以通过这些信息在数据库进行匹配对比，用于企业内部开展的專题或编研等工作;另一方面，可以通过特定的信息比对客户身份，有效地对一些事务进行把控，减少企业风险。

3.3 应用自然语义分析，实现智能检索

我们在系统中进行查询时，经常会出现因为题名不规范或者表达意思有误而出现检索失效的情况，但是通过电子档案管理进行自然语义分析可以提高检索的准确率和查全率，提高用户体验。通过最新研发的检索技术，现在可以实现对3种以上数据源进行数据抓取，再通过自然语义索引，形成有分类的索引目录，最后将索引库建立完成以便在索引时使用。同时，还可以建立同义词库，实现自主索引。例如，检索金融行业融资方面的内容时，输入“融资”“融券”“两融”等任意一个关键词，我们都可以检索到与融资有关的信息，保证检索的准确率和查全率。

4 结语

综上所述，根据时代发展需求，加强电子档案的归档和管理是社会的诉求，同时，完善电子档案管理也有助于推动时代发展，但是根据我国电子档案管理现状，我们在电子档案归档和管理方面依然有很多不足之处，需要我们继续发掘。因此，不论是对企业、单位还是国家，我们都应该树立起现代管理思维，积极推动电子档案管理事业继续发展，并通过电子档案管理的发展反哺社会，使社会能够更好地进步。

参 考 文 献

[1]李从卫，傅艳华.企业电子文件归档和电子档案管理问题及对策研究[J].机电兵船档案，2020（1）：73-75.

[2]陈小冬.企业电子文件归档与电子档案管理工作探究[J].信息周刊，2020（3）：204.

[3]张强.企业电子文件归档与电子档案管理工作探究[J].兰台内外，2019（29）：23-24.

[4]张彦.建设项目电子文件归档和电子档案管理系统构建路径研究[J].西北电建，2019（4）：15-16.