信息化时代下企业档案管理工作优化路径研究

【关键词】信息化;企业档案管理;优化路径

【中图分类号】G27 【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2021）07-0172-03

1 企业档案管理现状及存在的问题

1.1 档案运营管理模式和制度建设滞后

当前，企业档案信息的采集大都处于手动处理层级，由员工识别信息并进行分类，再手动输入信息，完成归类管理工作 [1]。这就需要员工对各类档案信息添加可识别标记，但是企业员工的流动性较大，刚来接手工作的员工不熟悉也弄不明白相关标记，不可避免地会引发延长信息检索时间甚至丢失信息的问题。2015年，习总书记提出“创新是引领发展的第一动力”，全国各行业以创新为动力，致力于技术创新和转型升级发展。但是在此过程中，很多企业忽略了现代管理体系和运行机制的配套建设与完善，在信息实施保证制度方面不够重视，使得日渐繁杂的档案管理工作的开展更加困难。首先，由于信息化手段不足，导致相近领域出现近似数据，造成这些数据归档过程中被覆盖存储等错误。近年来，为了应对日益庞大的档案数据整理和存储工作，档案管理员的工作压力越来越大 [2]。其次，无纸化档案转换过程中仍存在多种类型或结构性问题，例如将大数据管理技术直接集成到传统管理模式中，不进行相应的自主适应性更改，会导致相似数据覆盖、归类不科学、权限设置不合理、信息失真等问题。

1.2 机构设置不合理

企业的归档工作是否科学、合理，既不是依赖于办公设备的先进与否，也不依赖于档案人员的数量，而是取决于档案管理部门是否能够真正发挥监督职能，对企业各类档案进行全面、及时、准确地管理和分析，以满足企业运营和发展的需求。然而现实中，大多数企业档案工作没有实现统一的领导、统一的管理和统一的标准 [3]。大多数企业档案管理工作未包括在企业的工作计划或领导和员工的责任制中，很少有专门的档案管理机构，也没有档案评估权限和执行档案管理应具备的功能，因此很难引入档案管理系统。例如，某些企业将人事和会计文件放置在档案管理仓库中，但相应的档案材料又分别由各执行部门负责，仅将尚未创建的旧产品档案移交档案管理员进行存储，这样的档案组织绝不是一个全面的档案管理组织，不能有效地执行各种档案任务。

1.3 档案管理人员水平较差

企业要顺利完成转型升级，人力资源的优化与管理是必不可少的环节 [4]。与企业档案管理信息化相适应的优秀技术人才，是构建现代企业档案管理系统的关键。然而，传统档案信息管理，仅仅是实现原始纸质文档的数字化，造成档案人员的信息水平差，甚至一些高新企业也缺乏专业的档案管理人员，现有的档案管理人员不了解档案管理软件，他们依旧采用传统老旧的方法处理工作，制约了企业档案管理信息化发展。要想在较短时间内提高档案管理人员的素质和技能，使其达到较高的计算机水平并掌握信息化技术，企业必须花费大量的时间与经费对员工进行系统的培训，这无疑又增加了企业的负担。

1.4 缺乏建立档案管理信息化的意识

作为一个经济组织，企业将利润最大化作为所有业务活动的终极追求。这也导致部分企业领导者对档案管理工作产生偏见，认为档案管理不像生产、销售或技术研发一样可以直接产生经济效益 [5]，因此他们很少花费精力关注档案管理工作，更不会对档案管理进行投资。可以预见，随着企业的转型升级，后续必然出现存档设备过时、档案管理人员短缺等问题，然后又会衍生出档案管理工作人员工作积极性不高，影响档案管理工作效率的问题。此外，除了企业领导层缺乏对档案管理的重视及创新观念，企业档案管理人员意识不强也是制约档案管理信息化水平提升的关键因素之一。一方面，档案管理人员对档案管理工作的重要性认识不足，认为档案管理就是对信息进行采集和整理，岗位可有可无，工作积极性不高。另一方面，一部分档案管理人员的信息素养较低，缺乏对档案管理信息化的认知，认为档案管理就是对纸质资料的整理归档，既不熟悉现代信息技术，更缺乏对档案大数据支持企业经营管理重要性的认知。由于领导层和档案管理人员缺乏对档案管理信息化的认知，因此进一步放缓了企业档案管理信息化发展的进程。

2 企业档案管理提升路径

2.1 提升档案管理人员自身素质和专业化水平，培养并强化档案管理人员信息化意识

现代企业信息化建设的关键在于缓解人才缺乏的问题，企业档案管理信息化建设要从源头，即加强技术人才队伍建设着手解决 [6]。具体可从以下几个方面进行改进：一是增强企业管理层和档案管理人员的信息化意识。企业管理层要充分认识到档案管理信息化人才是档案管理信息化建设的基石，因此企业要引进一批计算机水平高、熟悉档案信息技术的专业人才。要培养档案管理人员的信息化意识，只有具备了较好的意识，档案管理人员才会自觉地参与信息化档案管理工作。二是在档案人员招聘时，要充分考虑人员后续的岗位适应性及软件系统应用等问题，要根据档案管理信息化的具體要求招聘合适的人员。为了建设一支与企业转型升级相适应的现代档案管理信息化人才队伍，有必要为此类人力资源提供优良的条件。三是加强岗位培训。企业可以根据自身需求和信息化技术更新发展状况，定期举办信息化技术应用培训班，平时也可以发送各种档案管理信息化技术和理论、案例资料等，督促档案管理人员学习和借鉴，提高他们的业务素质。不断提高档案管理人员操作电子文档和计算机的能力，提升管理人员学习的积极性，鼓励他们积极参加企业举办的信息教育培训，增强自身对档案安全保护意识，并不断提高专业知识水平和工作效率。除此之外，为激发员工的工作积极性和创新性，企业需要制定相应的激励措施。

2.2 加强制度建设，优化档案管理部门结构

一个完整的档案管理信息系统中，相关制度建设必不可少，包括管理制度、监控制度及安全制度。管理制度和监控制度：为了保证系统的正常运行，管理员可以采用特定的监督方法，制定针对档案管理利益相关者的奖惩制度，并明确区分奖惩对象和标准。一方面，为保证档案管理信息系统的平稳运行，必须对有违规行为的员工做出警告或处罚;另一方面，要加强对员工的监督，保证他们按时完成任务，并激发其工作热情。安全管理制度：明确安全责任，规范安全措施。例如，档案室需要配套各种类型的安全设施，并规定由专人负责，确保无意外事件发生。此外，企业要结合自身特点，制定并执行更具针对性的制度，例如文件注册和查询，并按计划升级文件存储系统，提高档案的安全性和稳定性。同时，注意数据的安全性，通过加密等技术管理敏感数据，并确保存储文件的密钥由多名人员同时保管和共同开启，防止竞争对手使用不正当手段操纵档案管理人员违规操作，或利用黑客攻击服务器并检索数据，为企业带来不可弥补的损失。

各项制度的推行效果取决于人，因此在使用信息技术替代传统档案管理处理重复性和简单任务并进行模式创新的基础上，要建立专门的档案管理部门，对企业档案管理人员实施“人性化+关爱化”的制度，即确保员工的付出与收入成正比，提高员工的获得感和归属感。要做到这一点，就必须建立并完善档案管理员的业务技能测试制度，达到正面鼓励档案管理员学习岗位知识的目的 [7]。

2.3 整合档案信息资源，优化档案管理模式

档案管理工作的责任与目的是为企业的生产经营提供服务，以满足生产经营过程中对信息的需求，这也是对其工作有效性确认的尺度。现在各企业的管理模式大部分分为以下两种：集中管理模式和分散管理模式，这两种模式很难满足企业生产经营过程中对各方面数据的需求。因此，企业需要从一体化管理的系统模式入手，对档案管理系统进行深入改革，建立档案管理中心，将档案资料、档案背景资料及档案本身等各方面信息综合为一体，满足企业生产经营过程中对各方面信息的需求 [8]。

为了利用大数据技术创新档案管理模式，企业的档案管理部门除了要坚持对具体问题进行具体分析的原则，还需要对自身进行现代化改革，以管理的高效率为目的对档案管理的模式进行创新，此外企业需要建立完备的专业管理体系，在完整、准确地录入档案的前提下，需要配备专业人员进行专业数据监督，同时建立追责制度，以便在发生问题的第一时间找到负责人，从源头上第一时间解决问题。通过一系列制度的完善，确保高效率的管理，同时降低数据泄露风险。

2.4 融合知识管理，把握档案管理发展方向

满足企业在各生产经营活动过程中对各类信息的需求，是档案管理工作开展的目标，因此档案管理工作必须通过大数据等现代技术对档案信息资料进行整合、归类及开发，使其持续地向企业提供有效服务。从知识管理方面入手，能够有效地加强档案管理工作人员的知识服务意识和价值创造意识，以及对知识信息的理解，从而加强对有效档案的再挖掘工作。

在日新月异的创新时代，企业档案管理工作需要不断地进行深化改革，以企业发展和档案管理工作的深度融合作为风向标，让档案信息的管理工作延伸企业生产经营的各个方面。所以，企业管理部门需要加大力度开展信息收集工作，并多渠道地进行充分且有效率的信息收集，同时做好归类整理和再挖掘，筛除无效零散的档案信息，确保遴选出的档案信息具有有效性和规律性。相关的档案管理部门要通过科学有效的方法，对信息进行多方面的整合、挖掘、再排列，以保持各类信息的有效性和有序性。同时，企业档案管理工作者也需要确保信息的安全性与完整性，以免造成档案的流失或泄露。此外，要提升自身的服务意识，熟悉档案馆藏中的各类信息，利用自身工作经验预判用户的使用行为，站在用户的角度思考，将封闭的各类信息转化为开放便捷的有序信息，为企业提供迅速而有效的服务，最大限度地满足企业生产经营活动对档案管理的需求 [9]。

3 结语

信息化是提升企业档案管理效率必不可少的工具，也是现代档案管理发展的主方向。在大数据时代背景下，信息化手段的使用能丰富有效信息的广度和企业档案管理的深度 [10]。然而，档案管理信息化建设并不是一蹴而就的，而是需要根据信息化的不断发展，持续保持更新的一项长久性工作。档案工作管理者要树立创新意识，努力克服档案管理向信息化转型过程遇到的困难，及时了解社会、时代发展的前沿、趋势及企业发展的最新需求，使档案信息化管理工作能够保持理论结合实践、时代结合创新的发展势态，使信息资源能够更好地服务企业和社会。

参 考 文 献

[1]靳利敏.如何做好企业档案管理工作[N].科学导报，2020-12-29（B03）.

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[3]陆博瑶.现代企业制度下企业档案管理研究[J].河北企业，2020（12）：38-39.

[4]王景玲.大数据背景下企业档案管理策略研究[J].办公室业务，2020（22）：139-140.

[5]胡召义.关于档案信息化建设与管理的几点思考[J].文化产业，2020（32）：142-143.

[6]刘海波，王丽珩，阮师漫.大数据背景下档案管理工作中的创新与研究[J].中阿科技论坛（中英文），2020（10）：

70-72.

[7]赵凯卉，吴宏方.企业档案数字化建设研究[J].中国市场，2020（30）：196，198.

[8]贺莉.大数据信息化环境下企业档案工作面临的挑战及对策[J].陕西档案，2020（5）：46-47.

[9]詹艳辉.探析新时期加强企业档案管理工作的有效途径[J].企业科技与发展，2021（4）：240-242.

[10]龚丽萍.基于大数据时代的企业档案管理研究[J].企业改革与管理，2020（16）：48-49.