浅析影响管理沟通的因素与对策

刘春雨 张佳鑫 杨静 宋浩楠 安冬

【摘  要】管理沟通贯穿着企业的四大职能，正在受到越来越多的企业重视。有效的沟通管理不仅能了解员工的需求，还能提高工作效率，为企业创造更多的价值和财富。影响管理沟通的主观和客观因素是多方面的，管理者应该根据这些因素，提高管理沟通的技能。论文探析了影响管理沟通的因素和有效的策略。

【Abstract】Management communication runs through the four major functions of enterprises， and is being paid more and more attention by enterprises. Effective communication management can not only  understand the needs of employees， but also improve work efficency and create more value and wealth for the enterprise. There are many subject and objective factors that affect management communication， manager should grasp these factors and improve their management communication skills. This paper analyzes the factors affecting management communication and effective strategies.

【关键词】管理沟通;影响因素;策略

【Keywords】management communication; influence factor; strategy

【中图分类号】F272.92                                             【文献标志码】A                                                 【文章编号】1673-1069（2021）08-0013-02

1 引言

管理沟通是企业管理经营中的重要一环，贯穿着企业的计划、组织、领导、控制。在信息流动的过程中会产生各种矛盾和阻碍因素，只有在部门之间、职员之间进行有效的沟通才能化解这些矛盾。一个优秀的管理者应该知道影响管理沟通的重要因素，并不断提高语言沟通的技能，把握员工关系管理的精髓，以此来解决工作中的现实问题。

2 管理沟通概述

2.1 管理沟通的意义

现代企业内外部环境的变化日益复杂，面临着全球化、信息化和知识化的挑战，内外部人员的矛盾不断增加，市场和企业自身难以把握，解决这些问题的关键之一是管理沟通。一方面，有效的管理沟通能够加强管理者和员工的联系，有利于双方传递信息，增强信任感，深化感情，进而让管理者更好地发挥管理职能，让员工更加积极地工作，营造良好的团队氛围与和谐的企业环境。另一方面，企业通过管理沟通可以加强和客户的联系，有利于资源的整合，及时了解客户需求，从而打造出更受客户欢迎的产品和服务[1]。

2.2 管理沟通的实现过程

从概念上讲，管理沟通是为了一个设定的目标，把信息思想和情感在特定个人或群体间传递并达成共同协议的过程。以企业内部的管理沟通为例，员工可以向管理者表达工作的进程和个人的近期表现，管理接收到员工的信息，并对员工的不足之处进行指导，对员工的优异表现予以表扬和鼓励[2]。同样，管理者也可以直接向员工发起沟通，既可以是个体交流也可以是群体会议的形式，向员工传递企业文化，不断引导员工，增强员工对企业的认同感和满意度。最终达到激发员工工作的积极性，提高工作效率的作用。

3 影响管理沟通的因素

3.1 主观因素

3.1.1 气质人格因素

从心理学的角度来看，气质是表现在心理活动的强度、速度、灵活性与指向性等方面的一种稳定的心理特征，大多由先天决定，可以分为胆汁质、多血质、粘液质和抑郁质四种。胆汁质的人性情直率热情，但脾气暴躁[3]。在管理沟通中，胆汁质和多血质的人他们乐于表达自己的想法，更容易沟通和交往，但是应该注意细节和耐心，沟通的同时要善于倾听。而粘液质和抑郁质的人往往偏向内敛，在沟通中更善于理解和倾听，应注意多表达自己。

3.1.2 心理因素

人的心态和情绪对管理者和员工之间的沟通有一定影响。积极的心态和情绪能够促进人的活动，在沟通中也会因此流露出愉悦之情，增强语言的感染力，使双方的谈话更加輕松，有利于提高沟通的效率。消极的心态和情绪往往会使人感到难受，抑制人的活动能力，可能会导致沟通的枯燥乏味，让人没有兴趣倾听，因此会降低管理沟通的效率。在管理沟通中，双方应保持积极的心态，克制不良情绪，营造愉悦氛围，促进良好沟通。

3.1.3 倾听者的接收程度

沟通的过程是双向的，一方通过语言表达传递信息，另一方通过倾听接收信息。倾听者对信息的接收程度在很大程度上影响着管理沟通的效果。管理者与员工沟通时，要随时注意员工的表情和神态变化，判断其是否在倾听，在员工没有认真听的情况下，应强调内容、加重语气，转换成员工更易理解和接受的语言表达方式。如果双方不能够达成一致，语言表达者单项输出，不会达到信息传递的作用。相反，如果倾听者的理解能力和接收处理信息的能力较强，能在一句话中接收到语言本身的信息并理解语言之外的意思，就会提高沟通的效率。

3.1.4 管理者的表达能力

管理者在管理沟通中担任主要角色，其表达能力是双方能否进行良好沟通的关键。管理者语言表达准确、通俗、得体，员工就更容易接受其意见和想法，从而促进各种管理措施和政策的落实[4]。反之，如果企业管理者表达生硬，在沟通中以自我为中心，管理者与员工的沟通效果通常是无效的，不能发挥管理的职能。由此可见，在企业实际的沟通过程中，企业管理者应注意合理沟通，运用恰当的表达方式，提高沟通效率。

3.2 客观因素

3.2.1 沟通环境

沟通的场所有很多，不同的沟通环境会带给沟通双方不一样的感受。正式沟通一般会在办公室或者会议室，给人一种正式和严肃的感觉。非正式沟通的地点可以是任何地方，比如：茶水间、食堂中、走廊上或者电梯里，这些非正式场所会让沟通双方在谈话中感到轻松。不同的沟通环境会影响沟通双方的心境，从而影响管理沟通的效果，管理者需要针对不同的沟通事务和对象选择合适的环境与场所。

3.2.2 沟通设备

良好的设备是保障沟通的前提。在进行远程的线上沟通时，电子通讯设备质量的好坏和网络稳定的情况都会影响沟通效果。对于远程工作的人员来说，如果没有良好的通讯设备，在沟通中就会出现视频不清晰、卡顿、音量忽高忽低等复杂情况，导致信息传递不通畅。在线下会议的沟通中，有时也会用到话筒音响和多媒体设备，工作人员需要提前准备并保障设备的正常使用。

3.3 其他因素

在企业的管理沟通中，除了分明的主观和客观因素外，还有一些无明显界限的因素。不同的文化背景、民族信仰、等级关系等其他因素对管理沟通既存在主观影响又存在客观影响。比如在实际的管理沟通中，员工在一定程度上会受到等级观念的影响，不敢表达内心真实的想法，不利于信息的的交流与良好沟通的构建。管理者应该以包容和平等的态度与员工交流，语言要有亲和力，让员工感到真诚，增强员工的信赖程度。

4 管理沟通的策略

4.1 有效倾听

倾听是避免冲突和解决问题的重要手段。在管理沟通中，管理者应该注意沟通的双向性，不仅要向员工传达信息，还要接收员工的信息[5]。当员工在表达自己的看法时，管理者应该集中注意力，认真倾听并作出相应的反馈，让员工感到被理解和被尊重。管理者在倾听的过程中可以获取信息，通过对信息的处理和分析，更加准确的了解员工的表现和捕捉员工情绪变化，找到让员工更容易理解和接受的表达进行后续沟通。

4.2 采用不同态度和方式

管理者在沟通时要因人而异，对不同类型的员工采取不同的态度和沟通方式。管理者在和性格内向敏感的员工沟通时，应该多予以鼓励，少批评，语气委婉，和外向直爽的员工沟通时应该开门见山，直接说明沟通的目的和内容。同时也要因事而异，对不同的事务要采取不同的沟通方式。在分配比较重要保密的工作任务时，可以采用电子邮件的方式沟通，向员工公告或需要讨论的征集集体意见的信息可以采用电子公告牌完成，紧急的需要表达清楚的信息可以用电话的方式沟通。管理者应该在沟通中依据不同情况选择最合适的态度和方式。

4.3 提高沟通技能

管理者需要提高管理沟通的意识，掌握相关技巧和方法。在实际沟通中应该多鼓励和表扬员工，以委婉的形式对其进行劝说和指导，增强员工的自信心[6]。在与客户沟通时，要保持亲切感，予以视线的接触、适时的反馈和适当的赞美。企业可以通过对管理者和員工专门的培训来提高沟通技能。采取相应措施，以素质拓展等团建活动为管理者与员工之间、员工与员工之间创造更多的交流机会，在无形中锻炼管理者和员工的沟通能力。

4.4 运用非语言沟通

研究发现，当语言信息声调和肢体动作不一致时，相信语言信息和声调的人分别有7%和38%，却有55%的人相信肢体动作所传达的信息，这表明肢体动作对沟通的效果具有更大的影响。个人可通过站立的姿势、眼神接触、下巴高度、个人外表、空间距离、语调音量和面部表情等多个渠道传递大量信息，完成非语言沟通。在管理沟通中，管理者应该注意着装、表情管理，恰当运用肢体动作等非语言沟通，提升语言沟通的效果，加强感染力。

【参考文献】

【1】王连江.现代企业的管理沟通[J].中国经贸，2013，1（16）：46.

【2】孟凤.浅谈企业人力资源管理沟通[J].现代国企研究，2018，1（8）：17.

【3】汤兴荷.基于气质类型差异的管理沟通策略研究[J].科技世界，2017，1（30）：1.

【4】邢海霞.企业管理者人际沟通能力结构分析[J].现代交际，2019，1（23）：251-253.

【5】陈丹霞.《菜根谭》中哲学伦理与单位人际沟通之道[J].领导科学，2019，1（3）：75-77.

【6】王春.对企业管理者沟通定律及其创新应用分析[J].中国市场，2018，1（30）：180-181.