浅谈粮食和物资储备系统电子档案管理现状及改进措施

文/张丹丹

（作者单位：国家粮食和物资储备局办公室）

近年来，国家政务信息化进程不断加快，各机关政务信息化成效显著。电子档案作为档案信息化的重要组成部分，是管档治档能力的首要体现，是机关办公效率的重要影响因素，因而电子档案管理也被推上了快车道。

笔者通过对粮食和物资储备系统各机关、单位电子档案管理现状进行调查研究，综合分析电子档案管理方面存在的问题，结合问题对症下药，提出解决措施及建议。

粮食和物资储备系统电子档案管理情况

随着无纸化办公的大力推进，各单位线上办文进度显著加快。但有的线上办文，因客观原因被中断，使得公文由线上转为线下继续运转，导致线上流程不能形成闭合链条，无法形成完整的电子文件，最终也就不能形成电子档案。

此外，粮食和物资储备系统利用办公内网工作而产生的电子邮件，政府网站中的网页信息、公务邮箱以及政务微博、微信客户端等产生的电子文件尚未进行规范整理、归档。

1.电子档案来源少。一是有的单位电子公文流程不完整，不能形成闭合口，受其完整性影响，不能形成电子档案；二是电子档案种类较少，收集不齐全，目前多数单位室存电子档案只有部分会议活动产生的录音、录像、照片等音像档案；三是公务邮箱产生的邮件、政府网站的网页信息、微博、微信等社交媒体产生的电子文件未进行归档。

2.电子档案整理有待规范。各单位能够参照档案主管部门制定的电子档案管理制度中的相关要求进行简单整理、归档，但各单位还没有制定专门的电子档案管理制度，对电子档案的“收、管、存、用”尚未提出具体要求，致使电子文件存储格式不一，严重影响电子档案管理水平。

3.电子档案保存环境有待改善。一是电子档案存储设备不达标。有的单位原有光盘柜老旧，安全性能减弱；有的单位没有光盘柜等音像档案装具，仅使用五节保密柜进行保存。二是电子档案未进行异地异质备份。如发生突发事件危及电子档案安全，电子档案极有可能被完全损坏，极大威胁电子档案安全。三是档案库房管理水平待提高。因办公用房紧张等因素，各类档案只能存放在同一库房内，无法进行分类管理；另外，库房内温湿度测量等配套设施设备不健全，无法掌握电子档案保存的适宜温湿度，不利于电子档案的安全保管。

4.电子档案管理系统建设进程需加快推进。目前只有国家局等少数单位建设了电子档案管理系统，运行情况较好，但电子档案管理系统只具备纸质档案数字化数据的管理功能，尚未畅通电子公文归档渠道，与电子公文系统的有效衔接还需进一步加强。

加强粮食和物资储备系统电子档案管理的几点措施

1.制定电子档案管理制度，确保收集齐全完整、整理规范有序。按照《电子文件管理暂行办法》《电子文件归档与电子档案管理规范》等文件要求，结合自身工作实际，制定电子档案分类方案，确保各类电子档案应交尽交、应收尽收；制定电子档案管理制度，对电子档案的收集、整理、保管、利用提出具体要求，切实保障电子档案的真实性、可靠性、完整性和可用性。

2.改善电子档案保管环境，确保存储安全可靠。按照《机关档案管理规定》（国家档案局令第13 号）要求，配备符合要求的光盘柜、监控设备、防火防盗设备、温湿度测量设备等设备，有条件的单位还可以配备电子档案独立用房，切实改善电子档案存储环境；做好电子档案异地异质备份，确保电子档案安全。

3.完善电子档案管理系统功能，确保利用高效便捷。一是已建设电子档案管理系统的单位，应继续完善电子档案管理系统的各项功能，便利电子文件归档，便于线上利用电子档案；同时应持续做好纸质档案数字化数据的挂接，确保电子档案管理系统运行流畅，数据更新及时，做到电子档案管理系统利用的高效便捷。二是未建设电子档案系统的单位，应争取一切资源，加快建设进度，确保电子公文及时归档；同时还需加快纸质档案数字化进程以及相关数据挂接到电子档案管理系统的进度。

4.加快电子公文全流程办理进程，确保电子公文归档无缝衔接。应继续加快推动办公自动化进程，各单位文档部门应结合工作实际，建立健全电子公文管理制度，提出保障措施，切实加快电子公文归档。

5.加强人才队伍建设，确保电子档案管理水平稳步提升。国家局方面，建立完备的“专职+兼职”档案工作体系，配备具有较高理论知识水平和较强实践能力的工作人员负责档案工作，通过参加国家档案局组织的电子档案管理培训、档案协作组的业务交流等形式，不断提高档案人员业务素养。垂直管理局方面，应建立“专职+兼职”档案工作体系，对基层处负有档案监督、指导和检查职责的单位还应建立“专职+专职”的档案工作体系，按照垂直管理机构档案管理体制，积极参加地方档案局和国家局组织的档案业务培训，多渠道学习交流，切实提升粮食和物资储备系统电子档案管理水平。