物联网技术在高校实物档案管理中的应用研究

摘 要：作为世界信息技术发展的新进展，物联网技术的运用能为档案管理开辟新的广阔空间。本文以华南理工大学实物档案管理为例，从多个方面设想物联网技术运用于实物档案管理所带来的全新变化，明确物联网技术给档案馆所带来的应用前景，也为智慧档案馆建设与发展提供参考。

关键词：物联网;实物档案;RFID技术

物联网技术是通过运用RFID技术、智能感应技术、卫星定位技术以及激光扫描技术等实现物品和互联网之间的无缝连接，通过物品和信息之间的有效交流，实现人对物品的跟踪定位和高效管理。物联网是信息技术与现代管理理念的有机融合，使其运用于档案管理中，将会为档案管理开辟更为广阔的空间。具体讲，物联网技术是通过射频识别及激光扫描器等信息传感设备，通过相应的协议将物品与互联网进行连接并且进行信息交换，实现对实物的智能化管理。信息科技的不断发展使物联网技术应用领域不断扩展，目前应用最广泛的RFID技术，其原理是当电子标签进入磁场后，接收解读器发出的射频信号，凭借感应电流所获得的能量发送出存储在芯片中的产品信息（无源标签或被动标签），或者由标签主动发送某一频率的信号（Active Tag，有源标签或主动标签），解读器读取信息并解码后，送至中央信息系统进行有关数据处理，实现管理目的。

物联网技术将电子标签与物品联系在一起形成网络体系，在这一网络中，管理者可以通过相应的技术来识别物体从而有效地实现信息的交流与智能化处理，达到管理实物，包括管理档案的目的。

1 华南理工大学实物档案管理现状

实物档案是高校档案的重要组成部分。高校实物档案涵盖面广泛，作为纸质档案的一种凭据与补充，具有形象、真实、直观、载体多样等特点，且能生动体现学校发展的历史轨迹与教育特色，有着不可替代的作用与地位。

华南理工大学档案馆目前收集保管的实物档案共计1318件，分布在档案馆实物库房和档案馆管理的校史馆、博物馆内，涵盖范围主要包括证书、锦旗、牌匾、奖杯、题词、书画、模型、公务活动中获赠的纪念品等。实物来源多为校友和教职工捐赠或档案部门及管理人员征集。此外，因存放实物地方面积不足和保管环境限制的影响，80余件具有重要历史价值的实物仍然存放于校内其他单位。

目前华南理工大学实物档案管理面临一些问题。

1.1 重视不够

因高校档案实体分类体系中没有实物档案的类目，实物档案没有理论上的指导，日常的收集、整理等环节未得到足够的重视。

1.2 分散保管

部分实物档案仍然散存在个人或部门、学院中，虽然具有较高的历史和文化价值，但因体积较大，或数量太多，载体形状不规则，档案部门没有足够的空间集中存放和管理，实物档案的价值无法得到有效保护和体现。

1.3 管理方式陈旧

实物档案管理技术方法仍是传统的人工管理模式。随着科技的发展以及高校对文化内核需求日益提升，实物档案管理工作要求越来越精细化，档案种类及内容的日益增多，使传统的人工管理模式越来越难以适应现代化管理工作的需要。

2 物联网技术在华南理工大学实物档案管理中的应用设想

物联网环境下的高校实物档案管理工作中，每件实物档案都对应专用的RFID电子标签，RFID电子标签的芯片中包含有实物档案的来源、内容摘要、借用信息、归还记录等相关信息，通过读取器能够对RFID电子标签中的信息进行读取操作，并将读取到的信息存储到数据库当中，以供档案管理人员进行操作，进而实现对实物档案的智能化管理。这给华南理工大学档案馆“一馆三校区”现状下人手不足、场地紧缺、工作效率受限等困境提供了解决方案，尤其是针对未来档案馆文博事业的发展开拓了新的思路。

2.1 物联网应用于实物档案信息整理与盘点

目前华南理工大学档案馆实物档案入库仍然采用人工编制档号，将信息录入数据库，从而对相关的档案进行识别与日常管理的方式。这种传统模式完全依赖于人工，档案管理员日常清点及整理工作量大，容易造成實物磨损。此外，因文博事业需要，许多实物档案需存放于五山校区、大学城校区、国际校区的不同场所，以发挥其档案文化价值，如校史馆、博物馆、专题展览等等，这些场所地点相距较远，人工管理极为不便。

实物档案管理运用物联网技术，可实现对实物的远距离、无接触、大批量识别及全面精细管理。它通过RFID电子标签，将每一件档案都进行编码并形成唯一的标志码，因此档案在入库的过程中能够自动生成相应的信息与入库清单，节约时间并减少人工管理可能存在的误差。另外，实物档案形成相应电子标签，里面包含档案的内容、存放地点等全面信息，可以更方便地跟踪档案，了解所在位置以及档案状态，实物档案管理可不受地域及空间限制，既提升了管理效率，又能更好地实现档案的文化价值。

2.2 物联网应用于实物档案环境管理

实物档案载体的材质是多样化的，如木材、金石、陶瓷、纸绢、塑料等，无论是哪种材质，对温湿度、光照、空气等环境都有着不同的严格要求。物联网技术应用于实物档案保管场所，可以更好地实现设备运行与实物档案保管都需要保持的温湿度最佳状态。即在实物档案保管场所安装温湿度传感器，实时记录温湿度，将数据传输给自动调节中央系统或有管理人员，以便自动调节或远程操作控制温湿度。在实物保管场所安装光照传感器，对档案所处环境不同位置的光照情况予以实时监测，一旦某个位置光照时间超标或有其他异常情况，不利于实物档案保存，便可及时提醒档案管理人员，从而采取措施避免档案受到强光照射，甚至损毁;在实物保管场所安装空气检测传感器，检测粉尘、硫化物和氮化物等酸性有害气体，并与空气净化器、通风设备等仪器联动，以便自动改善空气质量。

2.3 物联网应用于实物档案消防管理

无论是那种类型的档案，其存放场所都最忌烟火。因此档案库房一般都会安装烟感器时刻探测火警情况。受经费限制，华南理工大学档案库房的消防管理均依赖人工，即定期监测库房温湿度、消防及防盗状况，以便人工运用设备调节环境及防火防盗。这种传统的人工模式不但耗费时间，效率低下，且在预警和应对突发事件方面存在滞后性。

物联网技术的运用，档案库房的烟感器与RFID门禁系统进行联动。火警触发时，智能终端能及时提醒危险区域人员撤离，待感应设施确定人员安全撤离后，相关危险区域可自动封锁并及时开启消防灭火设施，保证档案安全。

2.4 物联网应用于实物档案防盗与监控

华南理工大学档案馆对档案的防盗管理包括安装防盗门、防盗网、防盗报警、视频监控等。库房管理人员在离开库房后，启动安保系统，以防止其他人员接近安保区域的档案。这类安保系统在长期使用后，防盗报警系统经常因为老化等原因接触不灵，不能准确及时报警。

物联网技术在安保方面，可以RFID技术为核心构建安全门，实物档案经过安全门时，其表面的RFID标签被自动化识别，一旦实物档案信息不正确或出入库不合规时，会启发报警，同时关闭通道。另外，安全门还能将出入库房的人员进出进行显示与统计，以便管理人员监控安全门的开启与关闭。

2.5 物联网应用于实物档案利用服务与信息挖掘

物联网技术可与云计算、大数据、虚拟现实等技术融合，完善智慧档案馆的构建与发展，从而使物联网技术极大地拓展档案资源的收集范围、覆盖面和资源类型，且信息抓取更快更方便，提高档案利用效率及服务质量。此外，作为档案的重要组成部分，实物档案所蘊含的历史文化价值不可低估，物联网技术将档案工作人员从大量重复繁琐的工作中解脱出来，从而将精力转向档案文化信息的深入挖掘。加入云计算、大数据分析等现代技术的物联网对海量档案数据处理更快更便捷，结合虚拟现实技术，可将实物档案背后的故事更生动形象地展示和讲述，发挥更大的利用价值。

本文以华南理工大学档案馆为例，阐述实物档案管理在引入物联网技术之后的发展优势。基于物联网的实物档案管理不仅能够有效解决高校在实物档案管理工作中存在的不足，而且在推动高校档案信息化建设和文博事业发展上有着极大的促进作用，提升工作效率与管理水平，为智慧档案馆建设和发展创造更有利的条件。

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作者简介：郑茜（1981—），华南理工大学档案馆馆员。