浅谈事业单位财务会计档案如何融入档案管理体系

摘 要：在现代化体系发展下，单位档案工作正逐步向多元化方向发展。而财务会计档案管理作为单位档案工作的一部分内容，往往因部分单位领导思想观念、人员编制体制、职工个人素质等方面因素影响，存在一些问题。财务会计档案管理工作如何走向规范化、现代化，纳入单位整体档案管理体系中，是一门需要研究的新课题。

关键词：事业单位;会计档案管理;问题;解决

事业单位作为政府重要的机构组成，其档案资源非常丰富，但由于历史原因和传统习惯，档案工作多数是以单一公文通知的形式记录单位历史信息的维护，忽視现实业务内容的补充和更新。财务会计档案方面，目前机关事业财务会计岗位专职人员少、会计核算工作任务繁杂、没有独立财务档案管理经费，再加上对会计档案工作的重要性认识不足、重视不够，造成一些财务档案数据的散失、霉变等。

1 事业单位财务会计档案的组成

财务会计档案管理工作是单位对各时期形成的会计账簿、会计凭证和财务报告等能记录和分析单位财务活动的重要资料进行归类整理，是单位档案管理中一项重要工作内容。财务会计档案管理划分为会计核算、收费管理及财务资料等多个内容，其中：“会计核算”分为凭证、账簿、报表、合同、物资管理和预算;“收费管理”分为收费报表、收费资料、租赁合同等;“财务资料”分为各部门下达的财务指导性业务文件。

2 目前各单位财务会计档案管理方面存在矛盾

各单位目前多数仅仅重视财务会计档案中最重要的组成内容——“会计核算”内容而涉及单位人员工资财务、财政部门批文、财务软件培训软件资料、现代化会计数据等档案资料往往未能及时归档，重视程度不够。

缺乏专业财务会计档案人员，无法在财务凭证取得当时进行系统的保管归类。多数财务文件没有明确的文秘人员管理，多数应归档的财务文件被多人保管，零散地堆放存放在单位财务室内，易被随意翻动。有时因财务人员调整，有的经手人员甚至将一些资料据为己有。在工作调动、岗位调整、离退休时有些财务档案不说明不移交不归档，甚至一并带走，造成文件档案归档工作的困难。

单位档案管理机构未单独设立财务会计档案管理机构，档案管理人员有时也没有专业会计人员，当遇到财务大检查时，档案管理人员不是专业人员，不了解财务业务;而会计人员调用单位财务会计档案时还需要办理借用手续，影响工作效率。对保管到期确无现用价值的财务会计档案，往往因档案管理机构人员不固定又不愿意承担责任，不去组织鉴定和销毁工作;会计人员又不是单位档案管理机构人员，无法负责牵头组织，造成存放的财务会计档案越来越多。

随着现代化技术的提升，好多事业单位都推行财务会计资料电子化工作，因缺少熟悉会计知识的计算机技术维护人才，单位财务部门又不专设电子会计档案管理岗位，形成的电子档案只能由其负责记账的会计兼任，对涉及知识内容多的工作，会计人员因不具备相关的计算机技术专业知识，往往还停滞在手工检索汇总阶段，极大地影响到单位电算化会计档案的发展进度，更不利于电子档案的保管。

目前好多事业单位因办公场所限制，对于财务会计档案的存放并没有设立专门库房，财务会计档案资料有时随意摆放在财务室内，存放无序的现象时有发生;用时不方便查找;财务室只是一般办公场所，不具备专门的档案管理库房，无法达到档案管理中要求的防丢、防坏、防乱、防水、防燃等相关技术规定。

3 如何解决财务会计档案管理中的问题

财务会计档案保管工作要做到防丢、防坏、防乱、防水、防燃。防丢，就是让财务会计档案不因在检查提供、单位合并移交的过程中失丢或办公场所未安装防盗设施被窃。防坏，就是让财务会计档案在归集过程中不缺项不缺角，附件齐备、完好无损，对已经破损的会计档案及时修整。防乱，就是财务会计档案的保管专人专门负责，不因工作调动人员、调整会计人员分散，归档工作条理清晰。防水、防燃，就是财务会计档案存放应选用能防水防火铁皮柜存放，专门库房要配备消防设备，同时场所内禁止存放引起火灾的携带易燃物。

一是积极争取单位领导对财务会计档案管理工作的重视。会计档案资料明确记载着单位经济业务各方面的内容，对单位事业发展、项目工作进度、年度绩效考核等都能提供重要的参考数据，特别是近年来财政部门对会计基础工作的考核量化，被列为年度单位考评评分项目之一，分值多达30分以上，甚至有的还有相关的加分项目，得分依据就是单位的各种会计档案资料。财务人员要积极争取单位负责人对财务会计档案管理工作的支持，加大对财务会计档案管理工作中人力、财力、物力和技术支持投入，保证财务会计档案管理工作顺利开展、按期完成，充分发挥重要作用。

二是加强财务会计档案管理人员的现代化技术能力。财务会计档案管理处于不断加强、逐渐完善更新的阶段，这就要求会计档案人员掌握现代化技术工具的能力随之提升。建设一支高素质的财务会计档案干部人才队伍，目前是各单位开展财务会计档案管理电算化的重要基础条件之一。从根本上要解决现有财务人才队伍只负责会计核算、人员队伍组成单一的现状，在每年的财务会计人员的继续教育培训中，加强对档案管理业务知识培训，分重点、分项目和根据单位实际档案业务归档需要，以加强财务会计档案管理人员的会计电算化技术应用培训为主导，提高掌握和运用信息手段的技能，让其了解财务会计电算化档案管理的内容，更好地满足财务会计档案管理现代化技术要求。

三是健全制度财务会计档案管理，正确处理会计档案的保密与利用的关系。财务会计档案材料内容涉及单位重要事项，是需要保密的，但也有些是可以公开的，比如单位部门预决算批复、单位“三公”经费支出等等内容，这就要求财务人员认真学习《档案法》、《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第79号）的有关规定，并充分考虑单位财务会计档案管理的实际情况，从思想上高度重视，在制定财务会计档案管理相关规定时，要多与财政、审计、纪检监察部门汇报沟通，确保财务会计档案管理制度的合规性。在财务工作中涉及会计档案资料的内容、归档、查询等工作中要严格遵守相关规定，提高财务会计档案管理的质量。

四是财务会计档案管理要技术化、正规化，推行目标管理责任制。在实际工作中，财务会计档案管理工作要做到规范化，需逐步建立形成单位负责人主管、财务科室负责人分管、具体会计档案人员负责的机制，财务会计档案管理纳入单位会计负责人任职内目标考核内容之一。重视财务会计档案管理，不断改进档案管理方法，财务文件、会计资料在单位档案管理系统中要及时归类，分类存放，提高会计档案管理的利用效率，为单位财务工作的可持续发展提供保证。

五是新形势下随着事业单位改革的推进，积极做好单位财务会计档案移交工作。财务会计档案移交是事业改革按期完成的内容之一，尤其是合并的单位因涉及多个单位，其移交的会计资料涉及凭证、账本、资产清查等多项内容，还需进行财务审计。组织专业的财务会计档案管理人员对会计档案资料进行清点核对，及时编制会计档案资料移交明细单，列明应当移交的会计档案项目名称、凭证号数、装订册数、归档年度、顺序编号等内容，对未形成年度的会计资料也要及时装订，电子记账的会计档案电子数据包括及其读取平台也要一并移交。在资料移交过程中，还要注意区分单位合并后原各单位是否仍存续，会计档案具体应由谁保管的问题，按财政部《会计档案管理办法》的相关规定执行，防止发生档案保管主体责任不明确而无法顺利移交的问题。

总之，单位财务会计档案管理工作必须要有责任心、懂会计知识又懂档案管理的专业管理人员担任，对入账的会计凭证附件审核都能做到手续齐全、内容清楚，对归档的财务文件都能做到按序装订及时封册，对需拷备的电子会计数据都能做到专门保存，从会计档案收集开始的源头一直保证相关资料的完整与安全，这是财务会计档案保管工作的基本任务，也是财务会计档案保管工作的重要目的，也是单位一项非常重要的会计基础工作。要有始有终，每时每刻，确保财务会计档案资料安全存放保管，为单位整体档案工作提供财务数据基础。

参考文献：

[1]财政部，国家档案局第79号令.会计档案管理办法[Z].2016.1.1.

[2]行政事业单位财务会计档案管理实务[M].中国经济出版社.

[3]薛秀娥，陈春华.规范会计档案管理之我见[J].经济师，2010（7）.

[4]郭泽光.财务管理[M].市场经济出版社，2004.

作者簡介：李玫，大学学历，枣庄市残疾人综合康复中心馆员，研究方向：财务管理学和档案管理学。