企业档案数据全流程管理分析

摘 要：计算机信息技术的发展和应用，由不同信息系统产生的数据呈现出快速增长态势。作为企业档案工作者来说，要始终围绕企业的生产、经营、管理和科研工作，把握企业档案数据信息及特点，针对企业档案数据治理现状，突出抓好企业档案数据信息所承载着的档案知识挖掘，引入全流程管理理念，提升企业档案管理效率，用以服务企业技术革新、管理升级，推动档案工作自身提质增效。

关键词：档案数据;全流程管理;数据分析

概述

随着计算机信息技术的发展和应用，ERP、MES、PDM（PCM）以及OA办公系统在企业生产、经营和管理中广泛应用，由不同信息系统产生的数据呈现出快速增长态势。作为企业档案工作者来说，要始终围绕企业的生产、经营、管理和科研工作，注重挖掘企业档案数据信息所承载着的档案知识，用以服务企业技术革新、管理升级，推动档案工作自身提质增效。

1 企业档案数据信息及特点

1.1 企业档案数据信息

首先是电子文件。在信息技术背景下，企业生产、经营、管理，以及产品的设计、生产和制造等主要在各种数字设备及环境中生成。由此产生的大量数据信息又以数码形式存储于磁盘等各种介质载体中。这些生成的数据信息需要借助计算机、办公软件等数字设备实现解压、阅读和处理，并在通信网络（互联网、局域网）中实现电子文件的生成与传送。需要从这些电子文件中数据形成之初便要进行有效管理，以确保企业档案数据信息的精准性和完整性。其次是电子文件归档。以企业生产的产品为例，新产品的前期设计研发中使用到的三维设计技术、CAD设计软件技术等，由此产生了大量电子数据，这些新型产品立项、设计及定型生产环节产生的数据信息，以及产品零部件加工、改造过程中的数据信息，主要以电子文件及其相关属性元数据信息存储，这些数据在存储归档过程中，借助相应的软件系统实现在线自动数据信息采集归档。

1.2 企业档案数据信息特点。

1.2.1 信息化生成。信息技術时代，企业生产、经营、管理各项业务流程信息化成为发展趋势，由业务流程的信息化管理推动了档案内容信息化生成。

1.2.2 数字化内容。信息技术的发展，数字化已经成为引领经济社会发展的潮流和趋势，利用数字化技术推动设计制造业技术研制、方法革新。当前，飞机设计、船舶制造等行业和领域的研制无不采用数字化协同技术，如三维数字模型、CAD制图应用，已经成为企业产品设计制造的重要数据源。由此产生的大量数据信息推动了企业档案内容的数字化发展进程，需要做好新业态下企业档案数据管理。

1.2.3 痕迹可追溯。数字信息时代，企业的重要、核心产品设计及工艺是企业的竞争力所在。为有效防止核心技术泄露或商业秘密被侵犯，需要做好企业档案数据信息安全妥善保管。电子信息数据在计算机软件平台中具有可追溯性，使企业信息数据有迹可查。

1.2.4 服务知识化。信息技术在企业档案管理中的应用，不仅改变了档案的传统实体形态，也使得档案管理知识信息开发利用更加便捷。企业档案职能之一，便是做好实体档案管理向信息管理、知识管理转变，以保障数字时代“社会记忆”的完整性，以及提高优质的信息知识服务。

2 企业档案数据治理现状

2.1 档案数据集中度较弱

面对着激烈的市场竞争环境，企业重生产、轻档案管理的现象较为普遍。在信息技术条件下，企业产品升级速度更快、周期更短，由此在企业生产、研发、经营和管理过程中产生了大量具有保存价值的档案数据信息。但，现实中，企业往往缺乏行之有效的档案数据集中统一管理平台和管理机制，导致企业档案数据集中度差，档案数据集中管控能力弱，没有形成有效的聚合效应。

2.2 档案数据源质量不高

目前，企业档案数据主要来自各个部门在履行其部门职责过程中产生的、具有保存价值的档案数据信息，存在档案数据部门条块分割现象，档案数据源不规范、不完整，以及不齐全的现象较常见，冗余的低价值密度档案数据增添了后期档案管理成本。

2.3 档案数据管理效率低

目前，企业档案管理大多还停留在传统模式下，企业档案数据管理理念尚未真正建立，档案数据分类主要依靠手工著录，赋予其相应的管理编码，较低的档案数据管理效率、不畅的档案数据业务流程都在一定程度上限制了档案数据管理效率。

3 企业档案数据全流程管理

3.1 企业档案数据收集

企业档案数据收集，主要是指根据企业档案归档范围，利用各种档案管理系统，将企业设计、研发、生产、经营、管理过程中产生的有效数据信息进行收集、获取。为确保企业档案数据及时、完整收集，需要将企业档案管理系统与企业财务管理系统、设计及工艺文件管理系统、项目管理系统、合同/标准/试验管理系统、设计系统、办公OA系统、SAP/PDM/CAPP/质量系统等等，主要业务工作系统连接，建立畅通接口，确保档案数据便捷导入。重点要做好企业产品生产、经营销售、设备仪器、技术管理、计划统计、物资供应、劳动工资、财务管理、教育培训、科研及工程建设，以及党/政/工/团等方面的数据信息收集、整理，有针对性、有重点地做好数据信息收集。

3.2 企业档案数据存储

收集是企业档案数据管理的第一步，鉴于企业档案数据非结构性及保密性要求高的现实需要，将收集起来的企业档案数据进行安全、保密存储至关重要。企业档案数据存储介质、存储模式和存储能力直接反映了企业档案数据的加载效率、存储效率和检索效率。因此，应大力实施企业档案数据异地容灾备份，有效应对企业档案数据可能面临的黑客病毒攻击、误操作等“软”性难题，以及地震、火灾或硬件等“硬”性难题。此外，要根据企业档案数据常见格式，有针对性地进行整理保管。如，文本文档选用“DOC、PDF”格式;数据（库）文件选用“XLS”格式;图像文件选用“JEPG”格式;图形文件选用“DWG”格式;视音频文件选用“MPEG”格式，等等。

3.3 企业档案数据整理

大数据时代，企业档案数据呈现出结构化、非结构化和半结构化特点，如日志数据，企业视音频档案数据，此外，网络时代，存在着较强的显性化、隐性化的数据信息，导致企业档案数据与数据之间呈现着十分复杂的关联性。因此，做好档案数据存储后的整理工作，根据档案数据透露出的内在关联性，做好档案数据的整理、重组、交融、建构及创造等，有利于揭示企业档案知识单元的内在数据逻辑结构和系统性，为企业档案数据利用打下基础。

3.4 企业档案数据利用

企业档案数据利用涵盖挖掘与分享两个部分。前者，主要是基于企业档案数据蕴含的知识信息，通过大数据分析工具及开发环境，在企业档案数据信息之间建立有效联系。后者，则是基于企业档案数据收集系统、企业档案数据检验系统、企业档案数据鉴定系统和企业档案分类归档系统基础上，借助互联网、物联网、局域网等技术，搭建企业档案数据查询、利用、共享平台，实现企业档案数据资源共享，发挥企业档案数据最大利用价值。

3.5 企业档案数据管控

大数据技术的应用，使得企业档案数据呈现大幅增长态势，档案数据形态多样，价值密度较低，在收集、存储、利用基础上，要做好企业档案数据管控，要从档案数据的价值性、安全性、完整性、可用性等方面采取全面管控措施，建立涵盖企业档案数据管控目标、对象、流程、规范等若干内容的档案数据管控体系，重点是要处理好存储档案数据分类、分享、分析和销毁等环节，注重做好档案数据的管理和维护，确保档案数据质量可靠、安全。

此外，还要加强企业档案数据重要性的宣传普及，使企业全体员工高度重视信息时代企业档案数据的极端重要性;做好统筹规划和分布实施，立足企业档案数据管理现状，做好顶层规划设计，分短期、中期和长期，不同阶段做好企业档案数据管理;高度重视企业档案数据队伍建设，打造一支高素质、复合型人才队伍，熟练掌握档案数据整理、挖掘、分析和共享技能，推动信息时代企业档案数据转型发展。

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作者简介：陈琬（1982.06— ），大学毕业，成都飞机工业（集团）有限责任公司馆员，研究方向：企业档案数据治理。