档案管理从信息管理到数据管理的转型机制与全新策略

摘 要：档案管理是维护组织工作质量、效率、安全的重要保障。当前国内档案管理已经基本完成从信息管理到数据管理的范式转型，对其转型机制进行研究，可帮助我们更好地理解档案数据管理的逻辑和优势。本文主要对档案管理人信息管理到数据管理的转型机制与策略进行研究。

关键词：档案管理;信息;数字

科研机构档案管理十分重要，它既可以保护科研信息资源安全，又可以提升科研工作的效率。在当今大数据时代，档案管理已经迈入数据管理阶段。如果想充分发挥数据管理的优势，需要对数据管理的本质，以及数据管理与信息管理的差异性、为什么要塑造数据管理这一新模式等一系列问题进行分析。只有这样，才能正确理解档案数据管理的结构与优势，找出档案数据管理全新策略建构的最优解决方案。

1 档案管理从信息管理向数据管理转型的必要性和必然性

1.1 大数据开启了转型的时代背景

大数据指的是信息体量更多，潜在价值更高的信息资产。大数据时代的来临，本质上是因为互联网以及计算机技术持续发展，即各类技术的发展和功能上的互通融合，使得人们应用计算机等技术的门槛降低，应用人数快速增加，互联网空间内的数据量快速增加，使得时代需要找到一种决策力更强、洞察力更优、流程优化力更好的新的数据处理模式。该处理模式就是大数据技术的处理模式。因此，可以说大数据技术的出现，转变了整个时代、整个社会处理数据的方式。而档案管理本质上就属于对数据进行管理的一项工作。那么应用新时代的新技术，对既有的档案管理工作进行转型升级，由信息管理向数据管理转型十分必要。

1.2 档案形态转化具有不可逆性

可以明确的是，数据处理技术的发展是受到现实条件的“推动”，而互联网中的信息量只增不减更是不容忽视的现实问题。即使是在档案管理领域，在面对条项更多、数据量更多的新档案形态时，也只能进行技术优化升级，去维护日常工作的质量。换言之，档案管理进行技术升级，并不仅仅是为了提升工作质量和工作效率，更是因为如果不与大数据技术进行“合作”，档案管理工作就会与时代脱节，不但工作效率会降低，档案管理服务无法满足于机构组织日常的工作需要，档案管理的安全性也会大打折扣。因此，档案管理的形态转化使得档案管理转型产生了明显的不可逆性，朝向数据管理转型成为必然。

1.3 档案管理有效性需要延长

从专业的角度讲，档案管理属于管理性、服务性和政治性工作，它本身并不生产物质财富，但对于维护机构组织的核心财富及价值具有不容忽视的作用。在技术受限的过去，档案管理存在很大的局限性，有效性较差。而有效性与组织的运行效率，以及核心竞争力都具有必然的联系。这使得很多部门和单位都致力于提升档案管理的有效性，期望通过技术升级令数据资源的生命周期更长。而大数据时代的来临，很明显为档案管理的技术升级提供了思路。档案管理似乎可以凭借大数据技术实现生态性的升级。物联网、智慧工程等技术都可以保障档案数据长期可用，更可以拓宽档案数据应用的广度，进一步挖掘和利用档案数据的价值。

2 檔案管理从信息管理到数据管理的转型机制

2.1 构建更加生态化的管理模态

生态化管理可以理解为“共同化”管理，是一种力求将资源长期化、循环式应用的管理理念。我们需要明确的是，信息和数据的区别就在于，信息是一种出于某种目的已经被处理后的数据，而数据指的是对客观事件进行记录的符号。即信息的应用范围会受到“目的”的影响，但数据并不会。在档案信息化管理的阶段中，档案信息几乎只能服务于比较固定的工作目的，应用效率不高。但如果依靠大数据技术实现对档案的数据管理转型，那么档案信息的应用范围就会充分拓展。不同的部门可以实现对档案数据的“共生演化”应用，令档案数据的潜能充分发挥。组织内部也可以随之构建自动化的办公流程，档案数据管理的质量也可以得到跨越性升级。因此，档案管理向数据管理转型的第一步，就是要构建生态化的管理模态。

2.2 约束好数据管理权责

在完成对管理模态的优化后，需要进一步对管理逻辑进行转型。以往的档案信息化管理，技术高度停留在塑造“电子档案”的范围内，在可用性上存在较大的上升空间。其弊端在于，基本只是将实体化的档案，以电子版的形式录入到计算机中。但优势在于其权责范围比较集中，调取档案和存入档案的流程都与传统的纸质档案管理方式无异。这很大程度稳定了档案管理的安全性。而档案数据管理机制的建构，明显增设了更多的档案应用端口和渠道，交互条件的复杂化，令档案数据治理的难度增加。因此，档案管理数据化转型的第二个步骤，就是要约束好数据管理的权责，保证管理逻辑的充分实现和档案数据的安全。

2.3 塑造本职+技术的全新人员结构

数据管理相对于信息管理，其技术的复杂性有了质的飞跃。要妥善利用大数据技术优势，不但需要了解大数据技术，还需做好数据系统的管理、定期减少数据冗余、优化更新数据共享的安全效率体系。这意味着档案管理转型后的新形态，需要实现更加频繁的技术维护与升级。例如，数据服务、性能监督、数据库重构与安全控制等。档案管理部门工作人员不但要完成既有的工作任务，还需要培养出与大数据相关的专业技术人员，也就是数据库管理员（DBA）去完成相应的工作。不仅如此，档案管理部门还应优化人才结构和工作氛围，使档案管理专业人员与数据库管理员的工作协调顺畅、和谐共进。

3 档案数据管理模式的建构策略

3.1 健全档案数据管理体系

可以根据具体的档案管理工作需要，设置一套档案数据管理体系。该体系需要包括两个层面的内容，一是生态化管理模态的工作标准。内容需要标好档案管理团队协作机制具有哪些组成者，这些成员要怎样进行团队协作。以及档案信息怎样创设、补充、应用和调取。应将每一个与档案应用相关的步骤都规划在内，保证所有相关工作人员的行为都能得到良好的控制，每一个工作任务都能找到对应的政策规制去约束行为。二是档案数据管理的权责划分。应对档案管理部门的工作人员设立一套权责划分与奖惩机制，明确标定每个人负责的范围和尺度，权力范围可以重合但责任范围不可重合。奖惩机制需要具有明确的程度规定，切勿出现模糊标准的现象，以免降低管理体系的公信力。

3.2 优化数据管理技术支持

大数据技术本身并未完全成型，正处在不断优化提升的过程中。对此，档案管理方面也应该不断优化技术扶持的方式和力度，应该咨询被服务者对于档案管理新形式的印象，在用户反馈中明确档案数据服务的弱项，并根据用户需求去优化技术体系，帮助工作人员更好地挖掘档案资源的潜在应用价值。例如，针对档案管理可视化功能缺失的问题，可以积极利用大数据可视化技术，令巨量数据用更立体化的方式呈现，有效帮助工作人员认知趋势、理解程度，进而提升整个部门的工作质效。

3.3 培养专业的档案数据管理人员

为保障档案数据管理工作的质量，需要对人员结构进行调整，对功能岗位加以扩充。但需要明确的是，一般管理岗位对数据应用进行操作的难度并不高，在依赖数据处理系统的情况下，即使是不太熟悉大数据技术的工作人员也能够妥善完成任务。因此，应该聘请专门的数据库管理员，而不是要求档案管理者同时完成多项工作。各部门和单位应先明确自身档案数据管理的技术需要，依据具体需要的内容去设立岗位工作要求和能力要求，并以此为依据进行人才招聘，进行上岗培训，保证每一位数据库管理员都具有真才实学，是大数据专业相关的“熟手”。还要对档案数据管理人员的新技能进行操练，不熟悉互联网和计算机的成员，需要尽快学习相关的操作知識和技能，务必妥善利用好大数据系统。也要对工作人员的数据素养和网络安全意识进行培训，从而塑造全能的档案管理人才结构，从技术、本职工作等多个维度充分保障档案数据管理转型的质效。

档案管理迈入数据管理的领域，既为组织提供了工作核心竞争力升级的可能性，也对组织档案管理工作提出了新的挑战。在新时代，档案管理的数据化转型已经不可逆。希望档案管理部门和机构积极利用现有的资源，强化对管理人员、技术支持和管理体系的优化建设，构建更加生态化的管理模态、规划和约束好数据管理权责，更好地完善技术维护和升级体系，稳健地完成档案管理从信息到数据管理的转型，使档案管理工作的质量和效率实现跨越性升级。

参考文献：

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作者简介：封玮，西安航天精密机电研究所，馆员。