数字背景下科技档案信息化建设与管理

摘 要：随着数字时代的到来，科技档案信息化管理面临着诸多的现实挑战，需要针对数字背景下科技档案信息化管理现实需要，采取切实可行的有效措施，做好档案信息化建设与管理。本文分析了数字背景下科技档案特点，以及开展科技档案信息化建设与管理的现实意义，并详细提出了数字化背景下科技档案信息化建设与管理对策措施，为做好新时代科技档案信息化提供进行了有益探索。

关键词：科技档案;数字;档案信息化;管理

概述

数字背景下科技档案信息化是科技档案信息时代的现实表现形式。数字背景下，科技档案信息化形成于特定数字设备或来源于特定数字应用背景之中。数字背景下科技档案信息化保存介质，也会随着信息技术的发展而发展。与传统纸质媒介科技档案信息化管理不同，数字背景下科技档案信息化管理存储介质以数字形式存储，形式多样。随着数字时代的到来，科技档案信息化管理面临着诸多的现实挑战，需要针对数字背景下科技档案信息化管理现实需要，采取切实可行的有效措施，做好档案信息化建设与管理。

1 数字背景下科技档案特点

数字背景下科技档案信息化，无论是形态、载体，还是建设管理等各个方面，都呈现出许多新特点。具体来说，主要表现为非人工直读性、依赖专用设备、信息易更改性、载体间分离性，以及信息共享性等。

1.1 非人工直读性

与传统的纸质档案可直读性相比，数字背景下建立起来的科技档案信息化建设与管理，需要采用数字式代码形式，将科技档案存储于专门载体介质，如光盘、云盘等，而且读取也需要借助计算机解码或者专门的设备将数字档案信息解码成“文字”“声音”“图表”等，成为可读信息记录。

1.2 依赖专用设备

数字时代科技档案信息化建设离不开计算机、扫描仪、数码相机，可读写软件等相关软硬件仪器设备，科技档案信息载体与相关仪器设备软件联系紧密。设备型号的选取、硬件设备的兼容，以及软件的规范程度等，都会成为数字背景下影响科技档案信息归档与管理的重要因素。

1.3 信息易更改性

数字背景下，数字信息是以特殊的数字编码形式记录于专门的设备载体上，科技档案信息内容与其形式表现出相对的独立性，也即，科技档案信息内容增加、删除或者修改更加简便、隐蔽。

1.4 载体间分离性

数字背景下科技档案与其管理载体存在可分离性，即，数字背景下科技档案信息内容能够在不同存储载体或介质同时存在或者相互交换，在此过程中信息内容不会发生变化，不影响科技档案。

1.5 信息具有共享

数字背景下，科技档案信息在互联网网络技术支持下，数字化科技档案信息建设与管理突破了传统的物理空间和时间限制，使得科技档案传播、交流、传阅、利用等更加便利、高效。且利用数字技术，实现了科技档案信息共享和集成，随时随地可借助专门渠道实现科技档案的查询和利用。

2 数字背景下科技档案信息化建设与管理意义

随着大数据、云计算，以及计算机信息网络技术的发展和应用，科技档案信息化建设与管理发挥出巨大现实优势。做好数字化背景下科技档案信息化建设与管理，能够显著提升档案应用效率、保障现实需要、提升服务水平。

2.1 提升科技档案建设与管理应用效率

数字背景下，信息技术的发展，及其在科技档案建设与管理中的现实应用，极大地提升了科技档案建设与管理效率，也为科技档案管理提供了便利条件，成为助推科技档案的有力手段。尤其是在大数据背景下，科技档案数据库的建立及应用，强大存储光盘、云盘的应用，都使得科技档案管理效率显著提升，实现了科技档案管理效能。

2.2 保障科技档案建设与管理现实需要

数字背景下，科技档案信息化建设与管理离不开专门的仪器设备，以及专业的软件、数字库等应用。计算机信息网络技术的发展，以及各种专门档案管理软件在科技档案管理中的实际应用，极大地保障了科技档案建设与管理的现实需要。为科技档案建设与管理提供了良好的技术支持和发展保障。

2.3 提升科技档案建设与管理服务水平

随着经济建设与社会飞速发展，档案在社会管理中的价值和功能愈发受到重视。数字背景下，信息技术的应用有力提升了科技档案建设与管理的服务能力和水平，使档案利用者在浩瀚的档案数字信息中，利用先进的信息数字技术，突破传统档案查询检索时空限制，实现及时、便捷、精准地查询到所需的科技档案信息资源，为科研工作提供有力档案信息支持。

3 数字背景下科技档案信息化建设与管理措施

数字背景下，做好科技檔案建设与管理，要从科技档案收集、整理、归档、移交、保管和利用全生命周期，不断做好科技档案建设与管理，切实发挥科技档案应有的现实价值，助力经济社会发展现实需要。

3.1 基础：做好数字化科技档案收集归档

数字背景下，科技档案信息化前提和基础是做好文本文档、图形文件，以及视音频等不同文件格式科技档案资料的收集归档。具体来说，就是要针对不同文件格式的档案资料进行收集，结合数字档案存储载体、信息记录标准、压缩算法等，分别采取具体的措施进行收集归档，确保数字背景下科技档案资料内容信息的真实性、完整性和原始性。此外，还要根据不同载体格式的数字科技档案，进行分类、排序整理，并将散乱数字科技档案进行有序分类、标引和组合。此外，还要建立科技档案数据库，分类做好科技档案编号，从科技档案信息物理、逻辑结构、记录类型、载体格式等，做好收集归档，做好数字背景下科技档案信息化基础工作。

3.2 关键：做好数字化科技档案接收移交

数字背景下科技档案整理归档前，还需要履行相应的手续，满足科技档案数字化合格率100%。具体来说，就是要在接收移交环节做好科技档案载体检验、数字化文件检验，确保科技档案内容的真实性、完整性和有效性，必要时，还需要对科技档案资料辅助说明进行验证。

3.3 保障：做好数字化科技档案保管工作

数字化背景下科技档案保管是做好科技档案信息化的重要保障，也是确保数字化科技档案安全的重要内容之一。不仅要使科技档案满足纸质档案保管的基本要求，还要根据不同载体形态的数字科技档案采取具体相应的保管措施。例如，数字背景下科技档案管理存储介质，主要有磁带、硬盘、软盘、光盘等，不同形态的数字科技档案存储要求不同，其中，光盘尤其要做好防尘、防光、防火和防磁等，还要定期检查科技档案保存状况，利用电子签名、身份识别、信息加密、防计算机病毒，以及信息迁移等，确保数字背景下科技档案信息安全、完整。

3.4 利用：做好数字化科技档案作用发挥

科技档案的价值在于发挥其应有价值，要根据数字背景下科技档案信息化特点，以及科技档案利用形态、渠道、载体等变化，最大限度地发挥科技档案利用价值。可基于电子阅览室实现在线阅览，利用互联网渠道实现在线访问，基于电子信息载体实现科技档案信息复制。此外，还要做好数字化科技档案利用安全，利用访问权限设置、电子密钥、身份认证等先进技术，做好科技档案信息安全保障。

3.5 条件：做好数字化科技档案安全工作

数字化时代，科技档案信息化建设与管理尤其需要重视安全，既要注重档案信息存储安全，也要防止档案信息被非法访问、篡改等，进一步夯实科技档案信息化管理的基础工作。一方面，要夯实安全根基。通过数据备份、身份登录认证、电子密钥，以及安装杀毒软件等，筑牢科技档案信息化安全防火墙。另一方面，要提升安全意识。档案工作者要在思想上高度重视科技档案信息安全，把档案信息安全摆在突出重要位置，切实做好科技档案管理。

结语

综上，数字时代，做好科技档案信息化建设与管理是适应时代发展的现实需要，也是发挥科技档案自身价值的迫切需要。针对数字背景下科技档案的特点，需要从收集归档、接收移交、安全保管和高效利用等方面，切实做好科技档案建设与管理工作，为推动实现科技强国作出应有贡献。

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作者简介：庞潇宁（1986.12.5— ），在职研究生学历，广西壮族自治区城乡规划设计院馆员，研究方向：档案管理、项目管理。